LECCION: SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES
1-VALIDACIONES
La función de la validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un documento.
El sistema realiza la verificación y en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpla con la validación establecida.
2- SUSTITUCIONES
La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo.
3- CARACTERISTICAS
Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validación /sustitución:
Se debe decidir a qué área de aplicación se aplicará la validación / sustitución.
El área de aplicación es donde se utiliza la validación, la sustitución (en qué módulo). Las áreas de aplicación que utilizan validaciones y sustituciones son:
-FI Gestión financiera
-Co Contabilidad de costos
-AM Contabilidad de activos fijos,
-GL Libros especiales,
-CS Consolidación (sólo validaciones)
-PS Sistema de proyectos,
-RE Bienes inmuebles,
-PC Contabilidad de centros de beneficio (sólo sustituciones)
Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución.
Se debe seleccionar el evento correcto para la validación / sustitución.
Los eventos son lugares especificos de una aplicación que define la ubicación exacta donde se lleva a cabo una validación / sustitución. Se proporcionan tres evnetos para FI:
1-Cabecera de documento
Con este evento podemos validar los datos de cabecera de un documento.
Ejemplo: que la fecha de documento no sea mayor a la fecha de contabilización.
2-Posicion de documento
Con el evento de posición podemos validar los datos de una posición. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de acreedor, que se complete un determinado campo con valores especificos. Para armar la validación en un evento de posición de documento, podemos utilizar datos de cabecera.
Ejemplo si la clase de documento es KG y el tipo de cuenta es de acreedor, entonces el campo Refernecia Factura debe tener un valor.
3- Documento Completo
En el evento de documento completo se tienen en cuenta todas las posiciones de un docuemtno para realizar la validación. En este evento sólo se pueden utilizar aquellos campos numéricos con los que se puede ejecutar principalmente cálculos matemáticos.
Por ejemplo se pueden utilizar los siguientes operadores para indicar para validaciones y sustituciones de evento 3 :
TOT () Total del documento
MED ( ) Media del documento
MAX ( ) Valor máximo de todas las lineas del documenot
MIN ( ) Valor mínimo de todas las lineas del documento
GRUPO Compara un grupo de totales con otro
Un ejemplo de validación de documento completo sería validar que la suma de un determinado grupo de cuentas no sea menor a otro grupo de cuentas.
-Se debe definir la validación/sustitución.
Para definir validaciones y sustituciones se deben crear pasos que contiene condiciones, Verificación y Mensaje. Este punto lo desarrollaremos mas adelante.
-Se debe asignar la validación / sustitución a una unidad organizativa apropiada (p. ej : sociedad FI para Gestión Financiera, Sociedad CO para Controlling)
Una validación/Sustitución puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo.
-Por último activar la validación/Sustitución
La validación/sustitución debe estar activada para el evento correcto
Existen los siguientes grados de activación para la combinación de la unidad organizativa evento sustitución (o validación):
-0 Inactivo
-1Activo para ventana de diálogo y segundo plano
-2 Activo excepto para batch input
4-CONFIGURACIÓN
Transacción OB28 Validaciones
Transacción OBBH Sustituciones
IMG>Gestión financiera Nuevo>Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera nuevo>Herramientas>Validación/Sustitución>Validación en documentos contables.
Una validación cuenta con pasos o etapas. Cada paso que creemos es una nueva validación. Un paso comprende:
-Condición
Por medio de la condición se establece cuándo se iniciara una validación. Si la condición se cumple, entonces se pasa a la Verificación. Por ejemplo:
Si la clase de documento se encuentra dentro del SET ZFACTURAS_DEUDOR y la clase de cuenta es igual a D. el sistema realizará la validación.
-Verificación
Establece que es lo que el sistema debe verificar. Si la verificación es satisfactoria se puede continuar con la operación. Si la verificación no se cumple, entonces el sistema mostrará un mensaje de error.
-Mensaje
Al configurar una validación se pueden crear mensajes especificos para que el usuario entienda que es lo que debe corregir, de modo que la validación le permita seguir registrando el documento.
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En el caso de una sustitución es muy similar y se cuenta con los siguientes pasos o etapas:
-Condición
Por medio de la condición se establece cuándo se iniciára la sustiitución de un campo. Si la condición se cumple, entonces se sustituye el campo que se define en el próximo paso ( Campo a sustituir).
-Campo a sustituir
Se especifica cual es el campo que se deberá sustituir y de qué manera se hará , es decir , cómo se obtendrá el valor con el cual se sustituirá el campo.
5- EDITOR DE FORMULAS
El editor de fórmula proporciona una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias lógicas y aritméticas.
Dependiendo del contexto y de los requisitos, existen diferentes pulsadores disponibles con los que se puede indicar sentencias lógicas para las fórmulas.
El sistema sólo permite que se indiquen sentencias correctas, de manera que no aparezcan errores cuando se utilicen las reglas.
Una gran ventaja que tienen los operadores es que no es necesario conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas disponibles.
INFO: El operador TRUE significa que es válido siempre. Es decir, si creamos una condición que tenga el operador TRUE la validación se realizará SIEMPRE.
Al final de la lección encontraras un video que muestra como configurar una validación con los operadores lógicos.
AUDIO: Las validaciones pueden ser diversas voy a enumerar algunas a modo de ejemplo para que puedan sabe en que casos utilizarlas, una validación muy utilizada es la que en determinadas transacciones no se utilizan ciertas cuentas, supongamos que en las transacciones de pagos manuales, no pueden utilizarse cuentas de resultados, otra validación muy utilizada es que se complete de manera obligatoria un dato, por ej si estamos en la transacción F-40 y la clase de documento es ZZ entonces se tiene que completar el banco propio en las posiciones manuales de banco, este tipo de validaciones es muy común cuando no lo podemos resolver por status campo, que la cuenta es la misma solo que en determinadas operaciones debe llevar un dato obligatorio, entonces en las condiciones decimos cual es la clase de documentos que tiene que tener, cual es la transacción en la cual tenemos que estar para que se pueda cumplir la validación y que ese dato sea solicitado como obligatorio, otra validación muy utilizada es validar los usuarios autorizantes, ya que para desbloquear una factura en FI simplemente hay que entrar a la transacción FB02 esta transacción la pueden tener muchos usuarios pero si solo queremos limitar a que el campo bloqueen o lo modifiquen determinadas personas se puede hacer una tabla Z donde se ingresen los usuarios autorizantes y el sistema valide que los usuarios que quieran modificar el bloqueo esten en la tabla Z , estos son algunos ejemplos de validaciones muy utilizadas pero generalmente las validaciones son muy especificas de las empresas y dependen de puntos de control que se quieren incluir en determinadas registraciones.
6-MENSAJES
Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome una determinada acción. Para lo cual hay que crear los mensajes. Los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje.
Desde la transacción en la cual estamos definiendo una validación podemos acceder a a crear un nuevo mensaje. Pero si fuera necesario, podemos acceder a la transacción SE91 a crear los mensajes.
Debemos seleccionar la clase de mensaje en el cual crearemos el mensaje, en el ejemplo de la imagen se creara en la clase Z1, presionamos el ícono Modificar y escribimos el nuevo mensaje.
Elegimos un número de mensaje para identificar el mensaje a crear y completamos el texto del mensaje.
Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el simbolo &. Luego se le asignará un campo a la variable y al momento de mostrar el mensaje al usuario, el mensaje mostrará el valor de dicha variable.
Por ejemplo, en el mensaje 024, la variable corresponde a la clase de documento. Si el usuario se encuentra registrando un movimiento con la clase de documento DR, el mensaje mostrará el siguiente error:
Para la clase de doc DR completar el campo Asignación.
El tipo de mensaje determina cuales son las consecuencias de que la validación no haya sido exitosa. Los posibles valores de un tipo de mensaje son los siguientes:
x A Cancela la transacción: se vuelve a la pantalla SAP Easy Access.
! E Error: el sistema muestra el mensaje, se soluciona el error y se puede continuar.
! W Advertencia: a pesar del mensaje de la validación se puede continuar con la operación.
I Información: el sistema muestra el mensaje y se puede continuar con la operación.
7- SET DE DATOS
Los sets de datos son muy útiles para utilizar en las validaciones o sustituciones. Nos permiten generar ungrupo con múltiples valores, Por ejemplo en lugar de escribir, Si la Clase de Documento es DA o DR o DG, creamos un set e ingresamos los valores que correspondan.
La otra gran ventaja de un set de datos es que al ser una transacción de usuario se puede mantener en cada mandante. En cambio, si en la validación escribieramos cada una de las clases de documento involucradas, ante un cambio o modificación se debe realizar en el ambiente de desarrollo y luego transportarlo.
Teniendo un set de datos, simplemente se agregan o se borran nuevas entradas con gran facilidad.
Los sets de datos se deben identificar con una clave libre. Es recomendable que la clave comience con Z (definido por el usuario) de manera de encontrarlo rápidamente ante una búsqueda ya que existen una gran cantidad de sets creados de manera estándar por SAP.
Para crear un set hay que seleccionar la tabla y el campo para el cual queremos crear el set de datos. Por ejemplo para crear un set de clases de documentos, el campo se encuentra en la tabla BKPF (Datos de cabecera de FI) y el campo que identifica a las clases de documento es BLART.
También podemos identificar al set con un texto descriptivo. Una vez que hayamos creado el set podremos ingresarle los valores que correspondan. Los valores se pueden ingresar por rango o como lista individual.
El ultimo paso es grabar.
AUDIO: Hay que tener muchisimo cuidado con el tema de los sets de datos, hemos dicho que no es necesario transportarlos ya que se crean en cada mandante por medio de transacciones de usuarios, en realidad los set se pueden exportar de un mandante e importar de otro mandante, como los usuarios mantienen los sets en los sistemas de producción si los llegarámos a incluir en una orden de transporte pisariamos toda la información de los sets del sistema de producción, cuando hacemos una validación o sustitución y la incluimos en una orden de transporte el sistema nos pregunta si también queremos incluir los set de datos, nunca hay que incluir los set en una orden de transporte porque los set de datos no solo se crean para validaciones y sustituciones sino que hay muchos programas que los utilizan, si los incluimos podriamos pisar todos los datos que tienen los set en producción.
Se pueden acceder a los sets desde varios lugares de SAP Easy Access o desde el menú customizing. Independientemente de la ruta desde donde se acceda las transacciones son siempre las mismas.
GS01 CREAR SET DE DATOS
GS02 MODIFICAR SET DE DATOS
GS03 VISUALIZAR SET DE DATOS
8-VIDEO DEMOSTRATIVO
Aprendimos :
-Que son las validaciones y sustituciones
-Cómo se configuran validaciones y sustituciones
-Cómo funcionan al momento de transaccionar en SAP
- Qué son los et de dato y su utilización
TABLAS IMPORTANTES
GB92 es la tabla que contiene las validaciones cradas en el sistema
GB93 es la tabla que contiene las sustituciones creadas en el sistema
VWTYGB01 es tabla con vista de actualización que permite incluir / excluir campos para la sustitución.