UNIDAD 3 LAS PARAMETRIZACIONES DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES
LECCION 9 SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES
Herramientas
1. VALIDACIONES
Permite verificar valores antes de contabilizar un docto. > si no cumple > mensaje de advertencia o error > Error NO permite contabilizar. > solucionar
2. SUSTITUCIONES
Reemplaza el valor de un determinado campo
3. CARACTERISTICAS
Medidas para ejecutar una Validación / Sustitución
1) Indicar a qué área de aplicación (módulo) aplicará la validación / sustitución: *cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución
- ü CO
- üFI
- ü AM contabilidad Act Fijos
- ü SL libros especiales
- ü CS consolidación (validación)
- ü PS sistema de proyectos
- ü RE Bienes inmuebles
- ü PC contabilidad de centros de beneficio (sustitución)
2) Seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución
Evento: lugares específicos de una aplicación que define la ubicación exacta en la que se realizará la validación / sustitución
En el caso de FI se proporcionan 3 eventos:
- Cabecera docto: Valida datos de cabecera. Ejemplo: la fecha de docto no sea mayor que la fecha de contabilización
- Posición docto: Valida datos de una posición > se puede usar datos de cabecera para armar esta validación de posición. Ejemplo, si la clase de docto = KG (abono acreedor), entonces el campo Ref Factura debe tener un valor (valor de la factura)
- Docto completo: se toman en cuenta todas las posiciones de doctos para la validación. Principalmente para cálculos matemáticos. Los operadores para indicar validaciones y sustituciones son:
TOT ( ) Total del docto
MED ( ) Media del docto
MAX ( ) Valor máximo de todas las líneas del docto
MIN ( ) Valor mínimo de todas las líneas del docto
GRUPO Compara un gpo de totales con otro
3) Definir la validación/sustitución
Desarrollar condiciones, verificaciones y mensaje.
4) Asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa apropiada. *Una validación/sustitución> valida para varias sociedades
5) Activar la validación/sustitución
0 = Inactivo
1 = Activo para ventana de diálogo y segundo plano
2 = Activo excepto para batch input
4. CONFIGURACIÓN
TRANSACCION OB28 Validaciones
TRANSACCION OBBH Sustituciones
IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO > HERRAMIENTAS > VALIDACION7SUSTITUCION > VALIDACION EN DOCUMENTOS CONTABLES
VALIDACIÓN
Una Validación > tiene pasos/etapas Cada paso = es una validación nueva
Pasos/etapas:
- CONDICIÓN: cómo y cuándo
- VERIFICACION: lo que el sistema debe verificar
- MENSAJE DE ERROR
SUSTITUCIÓN
Una susutitución > tiene pasos/etapas
Pasos/etapas:
- CONDICIÓN: cómo y cuándo
- CAMPO A SUSTITUIR: especifica el campo que se va a sustituir y de qué manera
5. EDITOR DE FORMULAS
Proporciona una interfaz para indicar sentencias lógicas y aritméticas. Sólo permite sentencias correctas. Contiene operadores lógicos para crear las fórmulas
*NOTA: Operador TRUE (botón) significa que es válido SIEMPRE
*NOTA AUDIO: Ejemplo, en determinadas transacciones no se usan determinadas cuentas, ejemplo: en transacciones manuales no se pueder usar ctas de resultados; completar de manera obligatoria un dato de pendiendo de la clase de documento (a veces el error no se puede corregir desde el status campo y es porque tiene una válidación); otra válidación es validar los usuarios autorizantes, ejemplo, sólo autorizar a un usuario para que pueda cancelar alguna contabilización por la FB02; ETC
6. MENSAJES
Se crean bajo una clase de mensaje (utiliza para representar diferentes formularios de mensajes en el sistema SAP. Ejemplos de clases de mensajes en la gestión comercial son las confirmaciones de pedido, las listas de carga y las facturas.)
TRANSACCIÓN SE91 Crear mensaje - Se puede crear también desde la misma transacción donde se crea la validación.
Al crear un mensaje se puede se pueden crear variables > símbolo & > cumpla con ambas caracteristicas
7. EL SET DE DATOS
Permite generar un grupo con múltiples valores, Ejemplo en lugar de escribir: Si la clase de Documento es DA ó DR ó DG..., en lugar de eso se crea el set que contiene los valores correspondientes
El set es aplicable a nivel mandante, si se escriben uno por uno y se requiere hacer un cambio, se tendrá que crear en Dev y por una orden de transporte pasar a Productivo.
Set de datos se identifica con una clave o descripción > debe comenzar con Z para facilitar la búsqueda y se diferencie de los set estándar.
* AUDIO IMPORTANTE: SET DE DATOS se cran en cada mandante por medio de las transacciones de los usuarios (por ello se dice que no es necesario transportarlos). En realidad, los Set se pueden exportar de un mandante e importar a otro mandante. Los usuarios mantienen los Sets en los sistemas de producción si los llegaramos a incluir en una orden de transporte, se ESTROPEARIA TODA LA INFORMACION DE LOS SET DEL SISTEMA DE PRODUCCION.
Cuando hacemos una validación/sustitución y la incluimos en una orden de transporte el sistema pregunta si queremos incluir los set de datos > NUNCA SE DEBEN INCUIR LOS SETS EN UNA ORDEN DE TRANSPORTE por que los sets de datos no sólo se crean para validaciones/sustituciones sino que HAY MUCHOS PROGRMAS QUE LOS UTILIZAN > si se incluyen se dañan todos los datos de producción > cae sistema. :(
TRANSACCIONES
GS01 Crear Set de datos
GS02 Modificar Set de datos
GS03 Visualizar Set de datos