✒️SAP FI / Sustituciones y validaciones Por Cesar Tapias Gomez
SAP FI Sustituciones y validaciones
VALIDACIONES Y SUSTITUCIONES
1. VALIDACIONES
Permiten verificar determinados valores antes de la registración de un documento. En caso de que no se cumplan, se emite un mensaje, puede ser una advertencia o error. Si es error no se puede grabar el documento hasta que no se cumpla la validación.
2. SUSTITUCIONES
Reemplazan el valor de un determinado campo
3. CARACTERISTICAS
Se debe decidir a que área de aplicación se aplicará la validación/sustitución
El área de aplicación sería el módulo en el cual se utilizan las validaciones/sustituciones son en los módulos:
Ø FI: Gestión Financiera
Ø CO: Contabilidad de costes
Ø AM: Contabilidad de Activos Fijos
Ø GL: libros especiales
Ø CS: Consolidación (sólo validaciones)
Ø PS: proyectos
Ø RE: Bienes inmuebles
Ø PC: contabilidad de centros de beneficio (solo sustituciones)
Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución.
Se debe seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución
Un evento es un lugar específico de una aplicación, que define la ubicación exacta donde se lleva a cabo la validación/sustitución. Para FI hay tres eventos:
Ø Cabecera de documento: por ejemplo que la fecha de documento no sea mayor a la fecha de contabilización
Ø Posición de documento: por ejemplo, si es una cuenta de acreedor, determinado campo debe tener un valor especifico.
Ø Documento completo: se tienen en cuenta todas las posiciones del documento para realizar la validación
Se debe Definir la validación/sustitución
Para definirlas, se deben crear pasos que contienen Condiciones, Verificación y Mensajes
Asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa.
Ej: En FI para una sociedad FI, en CO una sociedad CO). Una validación o sustitución puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo
Activar la validación /sustitución en un evento correcto
Existen los siguientes grados de activación para la combinación de la unidad organizativa evento sustitución
Ø 0: Inactivo
Ø 1: Activo para ventana de dialogo y segundo plano (BI)
Ø 2: Activo excepto para batch input.
4. CONFIGURACIÓN
TRANSACCIÓN OB28: Validaciones
TRANSACCIÓN OBBH: Sustituciones
SPRO => IMG => Gestión Financiera(nuevo) => Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo) => Herramientas => Validación/sustitución => Validación de documentos contables
Una Validación cuenta con pasos o etapas. Un paso comprende:
Ø Condición: determina cuando se iniciará la validación. Si se cumple, se pasa a la verificación. Ejemplo: si la clase de documento está en el set X, y la clase de cuenta es D, entonces se realiza la validación.
Ø Verificación: determina que es lo que se quiere verificar. Si la verificación es satisfactoria, se podrá continuar con la operación. Si no, el sistema dará un mensaje de error.
Ø Mensaje: se puede configurar mensajes específicos para que el usuario entienda lo que se debe corregir
En el caso de sustituciones, los pasos o etapas son:
Ø Condición
Se establece cuando se iniciará la sustitución de un campo
Ø Campo a sustituir
Se establece cual campo se va a sustituir y de qué forma, es decir, cómo se obtendrá el valor con el cual se va a sustituir el campo
5. EDITOR DE FÓRMULAS
Proporciona una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias lógicas y aritméticas.
Los operadores no necesitan conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas disponibles
6. MENSAJES
Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje para que el usuario tome una acción, los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje.
Podemos crear los mensajes cuando estamos definiendo una validación o desde la SE91
Se debe seleccionar la clase de mensaje donde se creará el mensaje.
Los mensajes se deben identificar con un número de mensaje.
Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el símbolo &. A esa variable se le asigna un campo y al momento de mostrar el mensaje, este mostrará el valor de dicha variable
Tipos de mensaje
Ø A: cancela la transacción y vuelve a la pantalla de SAP easy access
Ø E: Error no permite avanzar hasta que se solucione el error
Ø W: Advertencia. A pesar del mensaje, permite continuar
Ø I: Información
7. SET DE DATOS
Son útiles a la hora de utilizar validaciones y sustituciones. Permite generar un grupo con múltiples valores. En vez de escribir si la clase de documento es DR, o DG, o KR, creamos un set de datos con todos estos valores.
El set de datos al ser una transacción de usuario, se puede mantener en cada mandante. En cambio si en la validación escribiéramos cada una de las clases de documento involucradas, ante un cambio o modificación se debería hacer en desarrollo y trasportarlo luego
Se identifican con una clave libre, se recomienda que si se crea uno, comience con la letra Z para diferenciarlo de los sets que ya vienen creados por defecto.
Se puede acceder a los sets desde SAP Easy Access o desde el menú del customizing.
Ø GS01: Crear set de datos
Ø GS02: Modificar
Ø GS03: Visualizar
Se debe seleccionar la tabla y el campo en el cual queremos crear el set de datos
Una vez creado el set se le pueden ingresar valores. Pueden ingresarse por rango o como lista individual.
TIP: se crean en cada mandante, no es necesario transportarlos. Los usuarios mantienen los sets en PRD, si los incluimos en una OT pisaríamos todos los sets de PRD. Cuando hacemos una validación o sustitución y se incluye en una OT el sistema nos pregunta si queremos incluir los sets de datos. NO SE DEBEN INCLUIR
Tablas importantes
GB92: Validaciones
GB93: Sustituciones
VWTYGB01: permite incluir/excluir campos para la sustitución (ingresar con SM30)
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Sobre el autor
Publicación académica de Cesar Aicardo Tapias Gomez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Master
Cesar Aicardo Tapias Gomez
Profesión: Ingeniero Informatico - Colombia - Legajo: VV46B
✒️Autor de: 115 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniero informático con 20 años de experiencia de los cuales 9 años de estos como analista de pruebas en ambientes qa de los modulos fi, hcm y crm.
Certificación Académica de Cesar Tapias
