✒️SAP FI / Los datos maestros por actividad y sociedad Por María Pronotti

Unidad 2. Lección 6. Datos Maestros por actividad y sociedad.

1) Status Campo en datos maestros de acreedores y deudores.

El grupo de cuentas es la ppal configuración que determina el status de campo de un maestro de deudor o acreedor. Por lo tanto, todos los datos maestros pertenecientes a un mismo grupo de cuentas tienen el mismo layout de pantalla.

Sin embargo, debemos saber que la estructura de pantallas para datos maestros de deudores-acreedores puede varias por otras configuraciones que veremos a continuación:

2) Control específico de la transacción:

SAP nos da la posibilidad de crear un status campo dependiendo de la actividad de datos maestros. Llamamos actividad a Crear, Modificar, o Visualizar.

Esta opción es muy útil si se desea por ejemplo, que determinados campos no puedan modificarse luego de la creación del dato maestro, entonces si la transacción es de modificación los campos que no deben modificarse deben tener el status de Visualización.

Transacción SPRO - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad de deudores y acreedores - Cuentas de Acreedor - Datos Maestros - Preparar creación de datos maestros de acreedores - Definir formato de pantalla por actividad.

Las actividades se encuentran divididas por las distintas transacciones que permiten acceder a un dato maestro, por lo tanto, para cada actividad tenemos las siguientes opciones:

• Contabilidad: se refiere a las transacciones FK01 - FK02 - FK03 por medio de las cuales se accede a los datos Generales y de Sociedad. (Para el caso de deudores las transacciones son FD01 - FD02 - FD03).
• Compras: se refiere a las transacciones MK01 - MK02 - MK03 en las cuales se acceden a los datos Generales y de Organización de Compras. (Para acceder a los datos de deudores y organización de ventas las transacciones son VD01-VD02-VD03).
• Central: se refiere a las transacciones XK01- XK02 - XK03 que permiten el tratamiento de todos los segmentos de un dato maestro, Generales, Sociedad y Organización de Compras. Para deudores, las transacciones para crear datos en todos los segmentos son XD01- XD02- XD03).

De acuerdo al tipo de actividad que seleccionemos se habilitarán los campos que podemos modificar. Por ejemplo, en las de contabilidad se habilitan los segmentos General y Sociedad, en cambio en compras se habilitan los segmentos General y Datos de Compra.

El segmento general esta presente en todas las actividades, por lo tanto, un mismo campo puede estar como disponible en una transacción, por ejemplo, en FK02 y puede estar oculto ingresando por la transacción MK02.

3) Control esppecífico de Sociedad.

De la misma forma que hemos visto el status campo dependiente de transacción, también, podemos crear un status campo dependiente de sociedad. Esto significa que el segmento sociedad podrá tener un layout de pantalla diferente dependiendo de cuál sea la sociedad en la que se de alta un dato maestro.

Por ejemplo, una sociedad puede tener como dato obligatorio el grupo de tesorería y otra sociedad podría tener el mismo campo como oculto u opcional.

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El valor asterisco en el campo Sociedad significa que es váalido para todas las sociedades.

Es muy común que cuando no podemos visualizar un dato, en el maestro de deudores o acreedores, vayamos a la configuración del grupo de cuentas y ahí encontremos que el campo está disponible. Es muy normal que nos olvidemos de esta configuración que puede ser la causante de que no podamos modificar o visualizar un dato porque al tratar de hacerlo, en realidad, estamos en la actividad de modificar o visualizar, y no en la actividad de creación. Por eso tenemos que tener en cuenta, el tipo de status campo que vamos a ir a buscar. En este caso sería por actividad. Y también debemos tener en cuenta que si es la parte de Sociedades, tendríamos que revisar el status campo por sociedad.

4) Jerarquía de prioridades.

Se pueden llegar a tener diferentes status campo entre status del grupo de cuentas, el status del campo específico de transacción y el status del campo específico de sociedad. Para poder determinar cuál es el status campo que se aplicará al momento de administrar un dato maestro, se utiliza una regla de prioridades que posee el siguiente orden:

1. Oculto
2. Visualizar
3. Obligatorio
4. Opcional

SAP compara las diferentes configuraciones sobre status campo y determinaa cual posee mayor prioridad. El status campo Oculto tiene mayor prioridad que el status campo Obligatorio, esto quiere decir que si en una configuración un campo esta como Oculto y en otra configuración está como Obligatorio, predomina Oculto y por lo tanto dicho campo no se mostrará en el dato maestro.

Si no se desea utilizar el control específico de transacción o sociedad, se deben configurar todos los campos como Opcionales ya que es el status con menor prioridad, de esta manera, siempre prevalecerá el status campo específico del grupo de cuentas.

5) Definición y asignación de Rangos de Números

El Grupo de Cuentas también determina de qué manera se numerará el Acreedor/Deudor. Las numeraciones pueden ser internas (la determina el sistema) o externa (la determina el usuario). Si es externa puede ser alfanumérica.

El primer paso es difinir los rangos de numeración que se utilizarán.

Transacción XKN1 para acreedores.

Transacción XDN1 para deudores.

Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad de deudores y Acreedores - Cuentas de Acreedor - Datos Maestros - Preparar creación de datos maestros de acreedores - Crear rangos números para cuentas acreedor.

Para crear un rango de números debemos definir el rango, completar los números desde, hasta y marcar, en caso de que corresponda, si es de numeración externa.

Los rangos de números no pueden solaparse. El sistema arrojará un error en caso de que un mismo número pertenezca a más de un rango.

Luego de haber creado los rangos de números, el último paso es asignar a cada grupo de cuenta un rango.

Transacción SPRO - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad de deudores y Acreedores - Cuentas de Acreedor - Datos Maestros - Preparar creación de datos maestros de acreedores - Asignar rangos de números a grupos de cuentas.

Varios Grupos de Cuenta pueden tener el mismo rango.

6) Impacto de las configuraciones de los datos maestros de deudores y acreedores.

Crear un dato maestro de deudores-acreedores de manera centralizada, mplica dar de alta un segmento que no pertenece al área de FI.

Crear un acreedor de forma descentralizada: Lo daremos de alta en una organización de Compra. Para esto debemos ingresar al menú:

Logística - Gestión de Materiales - Compras - Datos Maestros - Proveedor - Compras - MK01 . Crear (Crear un acreedor en la organización de Compras)

Cada acreedor debe ser creado bajo una organización de compras. Las organizaciones de Compras, son parte de la estructura organizativa de MM y representa a sectores o áreas de responsabilidad para comprar ciertos insumos o materiales. Vamos a elegir entonces una Organización de Compras y también debemos elegir un Grupo de Cuentas. El Grupo de cuentas tiene la misma funcionalidad que venimos mencionando para cuando los creamos a los acreedores desde finanzas. Recordemos que el Grupo de Cuentas determina el Status Campo que tendrá el proveedor y de numeración con la cual se generará este dato maestro.

Esta transacción comprende los datos generales y los datos de organización de compras por lo tanto lo primero que debemos completar son los Datos Generales. Le damos Pantalla Siguiente. Y completamos los datos Impositivos. Información fiscal. Le damos Pantalla Siguiente.

Y luego ingresamos a los datos propios de la Organización de Compras. Debemos completar la moneda en la cual se realizará el pedido, la condición de pagos, y otros datos que son específicos del módulo de MM.

Otra solapa es la de los interlocutores comerciales. También debemos completar aquí antes de finalizar.

Luego de grabar, el sistema muestra que se creo el acreedor xxx en la organización de compras jjj.

Continuando con la creación descentralizada, ahora vamos a dar de alta en la sociedad 5000 en acreedor que se creo en la organización de compras jjj.

Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Datos maestros - FK01 - Crear.

Completamos con el código del Acreedor y la Sociedad.
En realidad el acreedor ya existe en SAP solo falta ampliarlo para que pueda ser utilizado en la Sociedad FI. No es necesario que pongamos también el grupo de cuentas. Si en el sistema ya trae el último que hayamos utilizado, no se tomará en cuenta para este acreedor porque ya tiene asignado un grupo de cuentas, que fue el que se utilizó en el alta inicial.

Cuando ingresamos, directamente el sistema nos lleva a los datos de sociedad donde deberemos completar la cuenta asociada y otros campos que sean relevantes. Como el Grupo de Tesorería. Pantalla Siguiente. Y llegamos a la ultima pantalla y Grabar.

Un mensaje nos informa que el acreedor 0000306 se ha creado en la sociedad 5000.

Para visualizar los datos generales de este acreedor: Menú Acreedor - Visualizar.

Y vemos que estan igual que como la ingresamos en la organizacion de compras.

Ahora vamos a crear un acreedor pero de manera centralizada (en una única transacción vamos a crear los tres segmentos: Sociedades, Organización de Compras y Generales).

Menu: Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Datos maestros - Actualiz. central -

XK01 - Crear

En esta transacción debemos competar la Sociedad en la cual vamos a dar de alta al acreedor, la Organización de Compras y el Grupo de Cuentas.

Además podemos unsa un acreedor modelo para simplificar la carga de datos.

Como los datos generales son propios de cada acreedor no se compian del acreedor modelo. Por lo tanto deberemos ingresarlos.

Luego la identificación Fiscal.

La solpa pagos sirve para cargar los datos para realizarle el pago al acreedor. Si no tenemos los datos podemos continuar.

Cuando llegamos a los datos de Sociedad, aquí se copian los datos del acreedor modelo, como la Cuenta Asociada y el Grupo de tesorería.

Luego pasamos a los datos de Organización de Compras. Si necesitamos modificar algunos de los datos que vienen propuestos del acreedor modelo, podemos hacerlo.

Le damos Guardar. Aca el mensaje nos dice que se creo el acreedor 307 en la sociedad 5000 y en la organización de compras dfj1

Ahora pasaremos al Customizing, para realizar la configuración del grupo de status campo por actividad.

Ponemos el comando /nspro y enter.

Clic en IMG referencia SAP

Gestión Financiera (nuevo) - Contabilidad de deudores y acreedores - Cuentas de acreedor - Datos maestros - Preparar creación de datos maestros de acreedores.

Vamos a acceder a la opción Definir formato de pantalla por actividad (acreedores)

Aquí nos encontraremos con una configuración diferente para cada una de las actividades.

Tipo de actividad:

Crear acreedor (contabilidad)

Modif. acreedor (contabilidad)

Visual. acreed (contabilidad)

Crear acreedor (compras)

Modif. acreedor (compras)

Visual. acreed (compras)

Crear acreedor (central)

Modif. acreedor (central)

Visual. acreed (central)

Elegimos a la actividad: Modif. Acreedor (contab)

Y vamos a hacer doble clic en Datos generales.

Seleccionamos el subgrupo Control

Y colocaremos el Número de identificación fiscal como un dato obligatorio.

Guardamos los cambios y los guardamos en una orden de transporte.

Ahora vamos a Modif acreedor (compras)

Datos generales - Control

Y aca ponemos los numeros de identificación fiscal como Visual.

Salimos

Para verificar los cambios. Vamos a la transacción MK02

Seleccionamos el acreedor y visualizamos la solapa control

Podemos ver que los numeros de identificación fiscal, estan en gris.

Ingresar a la transacción FK02

Ingresamos el Acreedor, y la Sociedad 5000

Y vamos a la solapa Control. Y ahi vemos que los numeros de identificación fiscal, son campos obligatorios y están disponibles.

Conclusión: Ingresando al mismo acreedor pero por distintas transacciones podemos establecer un status campo diferente. Muchas veces los datos fiscales son actualizados por el área contable y no por el área de compras.

De esta manera el área de compras podría realizar modificaciones a ciertos campos y tener restringidos otros campos.

XD99: Modificación Masiva de Deudores:

XK99: Modificación Masiva de Acreedores:

El procedimiento para la modificación masiva, tanto para deudores como para acreedores, es el mismo. lo único que cambia entre una transacción y la otra son las tablas en la cual se almacenan los campos que vamos a modificar.

Pasaremos a la solapa Campos, y buscamos el campo Clave de Clasificación.

Este campo habitualmente se utiliza para rellenar de manera automática el campo asignación de un documento. Por ejemplo, en ese campo, clave de clasificación, podemos elegir por ejemplo la fecha, entonces cada vez que generemos un documento, con un dato maestro que tiene en su campo Clave de Clasificación, fecha, el campo Asignación se completará con la fecha del documento. Le damos Ejecutar. Colocar los registros a modificar. El rango de Clientes y como elegimos un campo que pertenece al área de Sociedad debemos la Sociedad en la cual vamos a realizar estas modificaciones.

Nos muestra cuales va a modificar.

Y debemos poner cual es el valor nuevo, para reemplazarlo masivamente.

Luego de realizar las modificaciones, grabamos los cambios. Y el sistema nos muestra un log informando las modificaciones que pudieron grabarse y aquellas que dieron algún tipo de error.

Si vamos a la visualización de un cliente, vamos a ver si se hizo el cambio

FD03

Ingresamos a uno de los clientes que hemos modificado, y podemos ver que el campo clave de clasificacion ha cambiado.