UNIDAD 2 - TEMA 6 - DATOS MAESTROS POR ACTIVIDAD Y SOCIEDAD.
1.- STATUS CAMPO EN DATOS MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES.
El Grupo de cuentas determina el status campo de un dato maestro deudor o acreedor, todos los datos maestros que pertenezcan a un mismo grupo de cuentas tienen el mismo layout de pantalla. La estructura de pantallas para datos maestros de deudores/acreedores puede variar por otras configuraciones.
2.- CONTROL ESPECÍFICO DE LA TRANSACCIÓN.
El status campo se puede crear dependiendo de la actividad de datos maestros.
Actividad es crear, modificar o visualizar.
Esta opción es útil si se desea que determinados campos no se puedan modificar después de crear el dato maestro. Así, si la transacción es de modificación, los campos que no deben ser modificados tendrán el status de visualización.
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera(Nuevo) - Contabilidad de deudores y acreedores - Cuentas de Acreedor - Datos Maestros - Preparar creación de datos maestros de acreedores - Definir formato de pantalla por actividad.
Las actividades están divididas por las transacciones que permiten acceder a un dato maestro. Así, para cada actividad se tienen las siguientes opciones:
- Contabilidad: se refiere a las transacciones FK01, FK02 y FK03 con las que se accede a los datos Generales y de sociedad de acreedores. Para deudores, las transacciones son FD01, FD02 y FD03.
- Compras: transacciones MK01, MK02 y MK03 con las que se accede a datos generales y de organización de compras de acreedores. Para deudores, VD01, VD02 y VD03
- Central: transacciones XK01, XK02 y Xk03 con las que se accede a los segmentos Generales, Sociedad y organización de compras de acreedor. Para deudores son XD01, XD02 y XD03.
De acuerdo al tipo de actividad que se selecciona se habilitan los campos que se pueden modificar. El segmento general se encuentra disponible en todas las actividades, por lo que un mismo campo puede estar disponible en una transacción y puede estar oculto en otra.
3.- CONTROL ESPECÍFICO DE SOCIEDAD.
Es posible también crear status campo dependiendo de la sociedad. Esto significa que el segmento sociedad puede tener un layout de pantalla diferente dependiendo de la sociedad en la que se crea un dato maestro.
Así, una sociedad puede tener como campo obligatorio el grupo de tesorería y otra tenerlo como campo oculto u opcional.
Transacción SPRO: IMG - Gestion Financiera (Nuevo) - Contabilidad de deudores y Acreedores - Cuentas de Acreedor - Datos Maestros - Preparar creacion de datos maestros de acreedores - Definir formato de pantalla por sociedad
Pantalla: Modificar vista Campos acreedores en función de sociedad
Si en la configuración hay un * en el campo sociedad significa que es válido para todas las sociedades.
Cuando no es posible visualizar un dato en el maestro de deudores o acreedores y uno se dirige a la configuración del grupo de cuentas y se encuentra que el campo está disponible, normalmente nos olvidamos de esta configuración que puede ser la causante de que no se pueda modificar o visualizar un dato, porque al tratar de hacerlo realmente estamos en la actividad de modificar o visualizar y no en la actividad de creación- Se debe tener en cuenta el tipo de status campo que se va a buscar, en este caso sería por actividad, también se debe tener en cuenta que si es la parte de sociedades, se debe revisar el status campo por sociedad.
4.- JERARQUÍA DE PRIORIDADES
Existen diferentes status campo: el status campo grupo de cuentas, el status campo específico de la transacción y el status campo específico de sociedad. Existen unas prioridades que se aplican al momento de administrar un dato maestro, el orden es el siguiente:
- Oculto
- Visualizar
- Obligatorio
- Opcional
Si no se quiere utilizar el control específico de transacción o sociedad, se deben configurar todos los campos como opcionales ya que este es el de menor prioridad y así prevalece el status campo del grupo de cuentas.
Por ej. el status campo oculto predomina sobre el de obligatorio, de modo que si en una configuración un campo está como oculto y en otra como obligatorio, entonces dicho campo no se mostrará en el campo maestro.
5.- DEFINICIÓN Y ASIGNACIÓN DE RANGOS DE NÚMEROS
Las numeraciones pueden ser internas si la determina el sistema o externas si la define el usuario. Si es externa puede ser alfanumérica.
Primero se deben definir los rangos de número que se van a utilizar
Transacción XKN1 para Acreedores
Transacción XDN1 para Deudores
IMG - Gestión Financiera(Nuevo) - Contabilidad de deudores y acreedores - Cuentas de Acreedor - Datos Maestros - Preparar creación de datos maestros de acreedores - Crear rangos números para cuentas de acreedor.
Pantalla: rangos de números acreedor
Para crear un rango de números se debe definir el rango, completar los números desde, hasta y marcar, en caso de ser necesario si es numeración externa.
Los rangos de números no pueden solaparse. El sistema emite mensaje de error cuando un mismo número pertenece a más de un rango.
Pantalla: Actualizar intervalos de rangos de números
Por último, una vez asignados los rangos de números, se asigna a cada grupo de cuenta un rango.
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera(Nuevo) - Contabilidad de Deudores y Acreedores - Cuentas de Acreedor - Datos Maestros - Prepara Creación de datos maestros de acreedores - Asignar rangos de números a grupos de cuentas.
Varios grupos de cuenta pueden tener el mismo rango.
6.- VÍDEO DEMOSTRATIVO
- Crear un dato maestro de acreedor de forma descentralizada: primero se crea por la transacción MK01 el acreedor en la organización de compras que forma parte de la estructura organizativa del módulo MM. Una vez creado por éste se ingresa por la transacción FK01 para crearlo en la sociedad, el sistema solicita datos de sociedad, cuenta asociada. Los datos generales del acreedor se pueden observar desde Menú/Acreedor/Visualizar y son los mismos que se ingresaron por la transacción MK01.
- Creación del dato maestro de acreedor de forma centralizada: con la transacción XK01 se crean los tres segmentos. En la transacción XK01, en la pantalla de creación se completan sociedad, organización de compras y grupo de cuentas. Se puede emplear acreedor modelo, los datos generales no se copian puesto que son propios de cada acreedor. Después el sistema solicita datos de organización de compras que son copiados del acreedor modelo pero pueden ser modificados.
- Grupo Status Campo por Actividad:
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Aparecen las actividades crear, modificar o visualizar y cada una de estas aparece para:
- contabilidad: transacciones FK
- compras: transacciones MK
- central: transacciones XK.
Es posible acceder al mismo acreedor por diferentes transacciones y el status campo puede ser diferente. Generalmente los datos fiscales son actualizados por el área financiera y no por el área de compras.
- Modificación masiva de datos maestros
- XD99: modificación masiva datos maestros deudores.
- XK99: modificación masiva datos maestros acreedores.
En la solapa campos se identifica el campo a modificar, se elige rango de clientes y sociedad, se ingresa el nuevo valor luego Menu/Tratar/Realizar modificaciones, se graba, el sistema muestra log en el que muestra lo que se pudo grabar y también si alguno de los datos no puedo ser modificado.