UNIDAD 2 LA PARAMETRIZACIÓN DE DATOS MAESTROS
LECCION 6 LOS DATOS MAESTROS POR ACTIVIDAD Y SOCIEDAD
1. STATUS CAMPO EN DATOS MAESTROS DE ACREEDORES Y DEUDORES
Ya se abordó el tema de configuración de Grupos de cuentas para deudores y acreedores.
El Grupo de Cuenta es la principal configuración que determina el status campo de un maestro de deudor o acreedor..
Por tanto, los datos maestros pertenecientes a un mismo grupo de cuentas poseen el mismo layout de pantalla. Sin embargo, la estructura de pantallas para datos maestros de D y K puede variar por otras configuraciones que se abordarán a continuación.
2. EL CONTROL ESPECIFICO DE LA TRANSACCION.
SAP da la posibilidad de crear un status campo dependiendo de la actividad de datos maestros. Llamaremos actividad a Crear, Modificar o Visualizar.
Opción útil para que determinados campos no puedan modificarse luego de ya haber creado el dato maestro, entonces si se ingresa por transacción de modificación, estos campos tendrán status de Visualización.
TRANSACCION SPRO > IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES > CUENTAS DE ACREEDOR > DATOS MAESTROS > PREPARACION CREACION DE DATOS MAESTROS DE ACREEDORES > DEFINIR FORMATO DE PANTALLA POR ACTIVIDAD
Las actividades se encuentran divididas por transacciones diferentes que acceden a un dato maestro específico:
- Contabilidad: Transacciones acreedores:FK01 / FK02 / FK03 Transacciones de deudores FD01 / FD02 / FD03 > se accede al Status Campo del Segmento Datos Generales y de Segmento Sociedad
- Compras: Transacciones Organización de Compras MK01 / MK02 / MK03 ; Organización de Ventas VD01 / VD02 / VD03 > accede al Status Campo del Segmento Datos Generales y Segmento Compras
- Central: Transacciones XK01 / XK02 / XK03 permite el tratamiento de los Status Campo de todos los segmentos de un dato maestro: General, Sociedad y Compras; Transacciones XD01 / XD02 / XD03 permite el tratamiento de los Status Campo de todos los segmentos de un dato maestro: General, Sociedad y Ventas.
De acuerdo con el tipo de actividad que seleccionemos, se habilitan los campos que podemos modificar del Status Campo de D/K.
3. EL CONTROL ESPECIFICO DE SOCIEDAD
Lo anterior también aplica para crear un status campo dependiente de sociedad.
TRANSACCION SPRO > IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES > CUENTAS DE ACREEDOR > DATOS MAESTROS > PREPARACION CREACION DE DATOS MAESTROS DE ACREEDORES > DEFINIR FORMATO DE PANTALLA POR SOCIEDAD
El asterisco * en el campo Sociedad significa que es válido para todas las sociedades.
*NOTA AUDIO: Es común que cuando no se puede visualizar un dato en el maestro de deudores o acreedores, debemos ir da la configuración del grupo de cuentas y allí se encuentra el campo. Muchas veces esto se olvida y no podemos visualizar o modificar un dato porque al tratar de hacerlo estamos en la actividad incorrecta. Es importante tener en cuenta el tipo de status campo que se desea tratar: si el status campo es de creación, modificación o visualización.
4. LA JERARQUIA DE PRIORIDADES
Se pueden llegar a tener diferentes status campo: entre Status campo Grupo de cuentas, Status Campo específico de la transacción, Status campo de Sociedad. Para determinar cuál es el status campo que se aplicará al administrar un dato maestro, se utiliza la regla de la jerarquía de prioridades:
- Oculto
- Visualizar
- Obligatorio
- Opcional
SAP compara las configuraciones de los status campo y determina cual posee mayor prioridad. El Status campo Oculto tiene mayor prioridad que todos. Entonces, si en una configuración un campo está Oculto y en otra configuración está Obligatorio, predomina el Oculto y por lo tanto el campo NO se mostrará en el dato maestro.
5. LA DEFINICION Y ASIGNACION DE RANGOS DE NUMEROS
Las numeraciones pueden ser internas (determinadas por el sistema) o externas (por el usuario y es alfanumérica. Debe marcarse la palomita en la misma transacción)
TRANSACCIONES XKN1 acreedores XDN1 deudores
-Para crear un rango de número, > deben Definir los rangos de numeración a utilizar, en caso de usar numeración externa marcarlo como tal.
TRANSACCION XKN1 / SPRO > IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > CONTABILIDAD DE DEUDORES Y ACREEDORES > CUENTAS DE ACREEDOR > DATOS MAESTROS > PREPARACION CREACION DE DATOS MAESTROS DE ACREEDORES > ASIGNAR RANGOS DE NUMEROS A GRUPO DE CUENTAS
Varios Grupos de cuenta pueden tener el mismo rango
VIDEO
Creación de D y K de manera centralizada y descentralizada.
Descentralizada
Se va a dar de alta un acreedor de manera descentralizada desde el área de compras – Ingresar por la carpeta de Logística – Gestión de Materiales – Compras – Datos maestros – Proveedor – Compras – MK01 Crear Permite crear un acreedor desde el módulo de Compras
*Cada acreedor debe ser creado bajo una organización de compras, las cuales son parte de la estructura organizativa de MM y representan a sectores o áreas de responsabilidad para comprar insumos.
-Se elige una Organización de compras y un Grupo de Cuentas.
-Se ingresan los datos generales propios del acreedor: Nombre, dirección, identificación fiscal.
-Se ingresan los datos propios de la organización de compras: Moneda, condición de pago.
-Se ingresan los datos de los Interlocutores
-Grabar y se ha creado el acreedor en la organización de compras
Se regresa a la parte de Finanzas a la Transacción FK01 Crear el acreedor en la sociedad que lo queremos dar de alta.
-Se elige el acreedor, la sociedad, el grupo de cuentas no es necesario ingresarlo porque el acreedor que vamos a dar de alta en la sociedad ya tiene definido el Grupo de Cuenta.
-Se dan de alta los datos de Sociedad: cuenta asociada, grupo de tesorería
-Grabar y se ha creado el acreedor en la sociedad
Centralizada: implica dar de alta un segmento que no pertenece al área de FI (se verá de manera superficial porque corresponde a otro módulo) Se crea un acreedor y con la misma transacción se dan de alta los 3 segmentos: Datos generales, Datos de Sociedad y los Datos de Organización de Compras
Se ingresa a la Transacción XK01 Crear un acreedor de manera centralizada
-Se elige la sociedad, la organización de compras y grupo de cuentas. Es opcional usar un acreedor modelo.
-Se ingresan los datos generales del acreedor (no se copian del modelo porque son únicos)
-Se modifican los datos de sociedad si es necesario ya que sí se copian del acreedor modelo
- Se modifican los datos de Organización de Compras si es necesario ya que sí se copian del acreedor modelo
-Grabar se crea el acreedor en la sociedad
REVISAR LA CONFIGURACIÓN DEL GRUPO DE STATUS CAMPO POR ACTIVIDAD
SPRO > DEFINIR FORMATO DE PANTALLA POR ACTIVIDAD
En la pantalla encontramos una configuración diferente para cada una de las actividades (crear, modificar o visualizar).
Se puede ingresar a la configuración de un mismo campo pero por Segmentos diferentes y lo que reflejará son Status campos diferentes.
Ejemplo: Al configurar el Número de identificación Fiscal desde Segmento General de Contabilidad lo ponemos como obligatorio
Mientras que al configurar el Número de identificación Fiscal desde Segmento Compras de lo ponemos como visual.
Entonces al entrar a la transacción MK02 (modificación por compras) del acreedor podemos únicamente ver los datos del Número de identificación Fiscal pero no modificarlos.
Mientras que al entrar a la transacción FK02 (modificación por contabilidad) del acreedor SÍ podemos modificar los datos del Número de identificación Fiscal.
En CONCLUSIÓN accediendo al mismo acreedor pero por distintas transacciones se puede configurar un status campo diferente. De esta manera se pueden realizar restricciones de ciertos campos para otras áreas como el área de compras o ventas.
MODIFICACION MASIVA DEUDORES XD99 ACREDORES XK99
Realizaremos una modificación masiva de Deudores XD99
Aparece una pantalla con dos pestañas: Tablas y Campos
Buscamos Campo TELEFAX KNA1-TELFX doble clic (este campo es clave de clasificación, se usa para generar de manera automática el campo de asignación de un documento. Ejemplo: Elegir el campo de clasificación Fecha. Entonces cada vez que se genere un documento con un dato maestro que tiene el campo clave de clasificación Fecha, el campo asignación se completará con la fecha del documento).
-Seleccionar Clave de clasificación KNB1-ZUAWA Ejecutar
-Elegir rango de clientes a modificar y la sociedad Ejecutar