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CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACION
Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras poseen un dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de docuemnto y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control.
Tanto las clases de documentos como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de una sociedad en particular.
CLASE DE DOCUMENTO
La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las ultiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de que tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.
Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
- Controla que tipo de cuentas se pueden imputar, Por ejemplo, en las clases de documento de facturas acreedores no puede haber una imputación a un deudor, solo se puede imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor.
- Determina el rango de numeración con la cual se genera cada documento en el sistema.
- Define otros datos de control, como, por ejemplo, si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc.
SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de docuemnto, no obstante, se pueden definir nuevas clases de docuemnto de acuerdo a las necesidades de la empresa.
A continuación, describiremos los datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos:
1) Identificación
- Codificación: La clase de documento se pueden identificar con una clave de dos caracteres alfanuméricos.
- Texto: Se ingresa un texto explicativo que permita identificar para que operaciones se utilizara la clase de docuemnto. Por ejemplo, Contabilizaciones de Caja, Asientos de Ajustes de Auditoria, Ventas de servicios, etc.
2) Propiedades
- Rango: A cada clase de documento se debe asignar un rango de numeración que determinara el número de docuemnto con el cual se registrara el docuemnto del sistema.
- Clase de docuemnto de Anulación: Si un docuemnto se anula, el sistema reversara la operación con un contra asiento. En este campo se puede definir si ese documento de anulación se identificara con una clase de docuemnto diferente. Por ejemplo, la clase de docuemnto KR (factura acreedor) se anula con la clase de documento XK. Si el campo se deja vacío se anulará con la misma clase de docuemnto original.
- Grupo de Autorizaciones: Este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones de manera de limitar que usuarios contabilizaran con qué clase de docuemnto.
3) Clase de cuentas permitidas
En este sector se marcan que tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de docuemnto. Se pueden elegir diferentes tipos de cuenta.
4) Control
- Clase de documento neto: El impacto de este control lo desarrollaremos en las próximas lecciones cuando veamos los descuentos por pronto pago. Este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
- 1 Deudor / Acreedor: Este control impide que se contabilice en mas de un deudor o acreedor. Las clases de docuemnto que posean este tilde solo podrán tener o un deudor o un acreedor. Lo que si es permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor / acreedor.
- Contabilizaciones negativas permitidas: En SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir, cuanto se contabilizo en aumentos y disminuciones, Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa. Este tema lo desarrollaremos en la lección de anulaciones.
- Multisociedades GL: Las clases de documentos que poseen este tilde permiten que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. Si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operación podemos registrar más de un documento al mismo tiempo.
- Sociedad GL asociada introducible: Este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación empresarial. El módulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.
5) Necesario para entradas de documentos
Desde la clase de documento se puede definir que los campos. Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor comercial.
6) Solo BI
SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer una carga masivas de documentos. Las clases de documento que poseen el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input.
7) T/C Docuemnto en Moneda Extranjera
En este campo se puede especificar si para esta clase de docuemnto se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Por ejemplo, si registramos facturas en moneda extranjera, se pueden especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización Vendedor.
RANGOS DE NUMERACION
En la definición de una nueva clase de documento hemos visto que debemos determinar un rango de números el cual será necesario para numerar los documentos contables.
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
- Con asignación interna: Es decir que el sistema generara el número de documento. En este caso, solo podrá ser numérico y la numeración será consecutiva.
- Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica: En este caso el usuario que registre el documento será quien le asigne un numero de documento que se generara. Esta asignación de números no guarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el numero es asignado por un sistema externo.
CREAR RANGOS DE NUMEROS
Pantalla de Ingreso
- Sociedad: Los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto pueden existir dos documentos con el mismo número pero que pertenecen a distintas sociedades.
- Visualizar Intervalos: Permite visualizar los rangos de números existentes.
- Modificar Intervalos: Permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
- Status: Permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el numero con el numero ya grabado. Es decir, no se debe volver hacia atrás el contador de números.
CREACION DE RANGOS DE NUMEROS
- Rango: Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de docuemnto. Muchas clases de documento pueden tener asignados el mismo rango.
- Año: Los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si en año se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por años.
- Desde: Numero con el cual comenzara el rango.
- Hasta: Numero donde finaliza el rango.
- Número actual: último número emitido. Se puede dejar en blanco y el sistema empezara a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el numero siguiente al ingresado en numero actual.
- Externo: Es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ejemplo Desde A Hasta la ZZZZZZZZZ si es alfanumérico.
Los rangos no pueden solaparse. Cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.
Se pueden copiar los intervalos de rengos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (Transacción OBH1).
Cada docuemnto en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:
- Numero de documento
- Sociedad
- Ejercicio
CLAVES DE CONTABILIZACION
A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o la haber, En SAP, la clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.
Adicionalmente la clave de contabilización tiene las siguientes funciones:
- Indicador Relevante para ventas: Los documentos que ingresen con la clave de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.
- Indicador Relevante para pagos: Indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
- Indicador de Cuenta de Mayor especial: Con este tilde todas las contabilizaciones deberán de llevar un indicador CME.
- Controlar el status campo de la imputación.
CUSTOMAZING ( OB41 )
SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía. Sin embargo, pueden crearse nuevas claves de contabilización.
En una clave de contabilización se definen los siguientes datos:
- Si es una clave del Debe o el Haber
- La clase de cuenta que se imputara ( solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización ).
Otras Propiedades
- Posición con efecto sobre ventas: Este indicador hace que las posiciones de docuemnto que se haya entrado con esta clave de contabilización se tenga en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.
- Cuenta de Mayor Especial: Indica si se trata de imputaciónes con CME . Por ejemplo , claves 09 y 19 para deudores.
- Clave de Contabilización de Anulación: Se especifica con que clave se contabilizara una anulación. Por ejemplo, los registros contabilizados con la clave 40 (Debe) se anulan con la clave 50 (Haber).
- Operaciones de Pago: Indica que si se trata de posiciones relevante para pagos. Un clásico ejemplo es la clave 15 para deudores (cobros) y lave 25 (pagos).
Grupo de Status Campo: Las claves de contabilización también tiene un status campo que determina que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición. Este tema lo veremos en la lección 3 de esta unidad.
TABLAS IMPORTANTES
BKPF Es la tabla que contiene los datos de cabecera, La clase de documento la encontramos en esta tabla en el campo BLART.
BSEG Es la tabla que contiene las posiciones de un documento. Las claves de contabilización las encontramos en el campo BSCHL.