En lo Documentos o Asientos Contables existen 2 parámetros de control:
- Clase de Documento para Cabecera
- Clave Contabilización para Posición
Ambos se definen a nivel mandante por lo que no dependen de la sociedad.
Así mismo, todos los documentos se identifican por 3 valores: Sociedad, Ejercicio y Número de Documento.
CLASES DE DOCUMENTO ~ OBA7
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Su objetivo es diferenciar el tipo de operación que se esta realizando en una empresa ya sea en un reporte de PI's (Partidas Individuales) u otros.
Adicionalmente controla lo siguiente:
- Tipo de Imputación: Determina el tipo de cuenta a la que se puede imputar. Ej. En las Clases de Factura de Acreedores no debe imputar a Deudor, solo a otras Cuentas de Mayor o Acreedor.
- Rango de Numeración: Clave de Numeración que generará el sistema (este se configura aparte y sí es por sociedad)
- Datos de Control: Ej. Si se permite operaciones Intercompañia o si los descuentos son por el neto, etc.
Detalladamente, estos son todos los datos necesario para la configuración:
- Identificación
- Código: Clave de 2 letras para identificar la Clase.
- Texto: Denominación descriptiva.
- Propiedades
- Rango: Número de documento con el que se contabilizará en el sistema
- Clase Documento Anulación: Clase de documento anulación que se generar como contra asiento. Si se deja vacío será la misma clase del documento original.
- Grupo Autorizaciones: Necesario para roles y perfiles, delimita que usuarios podrán contabilizar con que clase.
- Clase de Cuentas Permitidas
- Se marca que tipo de cuentas están permitidas a imputar entre: Activo Fijo, Deudores, Acreedores, Materiales y Cuenta de Mayor
- Control
- Clase Documento neto: Determina en que momento se considera el Descuento por pronto pago, sin en la factura o el pago.
- 1 Deudor/Acreedor: Impide que se contabilice en un solo documento mas de un deudor o acreedor. Si se podrán tener varias posiciones con el mismo acreedor.
- Contabilizaciones Negativas Permitidas: En SAP existen reportes de Cifras de Movimiento. Para no alterarlos con anulaciones se permiten contabilizaciones negativa.
- Multisociedades GL: Permite contabilizar documentos en más de una sociedad en una única operación. Si bien los documentos son pro sociedad, en una misma podemos registrar mas de un documento.
- Sociedad GL Asociada Introducible: Es un dato para implementar el módulo EC-CS Consolidación Empresarial. El módulo trabajo con unidades asociadas para relacionar operaciones entre un mismo grupo. Con este campo se puede indicar la unidad asociada.
- Necesario para Entrada Documentos
- Determina que los campos Referencia y Texto Cabecera sean obligatorios o no. En la Facturas deben de serlo ya que es el asignado para el registro del folio de control.
- Solo BI
- Solo podrán cargarse con Batch Input y no alguna otra herramienta de carga masiva.
- T/C Documento en Moneda Extranjera.
- Permite especificar que los documentos deben utilizar un Tipo Cotización diferente para los que se generan en moneda extranjera. Ej. Si se registran factura se puede especificar que considere el Tipo Cotización vendedor.
RANGOS DE NUMERACIÓN ~ FBN1
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En la clase de documentos se debe definir una Clave de Rango para numeración la cual se puede definir de 2 formas:
- Interna: El sistema genera el número de documento. Solo podrá ser numérica y consecutivo.
- Externa: El usuario registro el número (puede ser alfanumérico) y no hay una correlatividad. Se usa usualmente en interfaz a otros sistemas.
Este rango sí depende de la sociedad y de ejercicio, por lo que puede haber un mismo numero en diferentes sociedades y años con diferentes datos.
Nota: Los rango NO PUEDEN SOLAPARSE, por lo que deben de ser únicos o el sistema no permitirá guardar.
Datos para creación de rango:
- Rango: Clave de 2 caracteres para identificarlo.
- Año: Los documentos pueden numerarse por año o ejercicio, por lo que se reinician cada año. Si se completa con 999 serán únicos y no por años.
- Desde y Hasta: Rango con el que comenzará y finalizara.
- Número actual: Ultimo número emitido. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzara desde el inicio. Si se completa, el próximo documento que emita el sistema será con el siguiente número al ingresado.
- Externo: El rango será definido por el usuario. Aun así se debe definir un rango y si es alfanumérico puede ser desde A hasta ZZZZZZZZZZ.
Se puede copiar Rangos de una sociedad a otra o por ejercicios con la transacción OBH1.
CLAVES DE CONTABILIZACIÓN ~ OB41
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La Clave de Contabilización es a nivel de posición y determina lo siguiente:
-
Imputación al Debe (S) o Haber (H).
-
Tipo de imputación: Solo 1 (además de Mayor): Deudor, Acreedor, Cuenta mayor, Activo Fijo, Material, etc.
-
Relevante para Ventas: Los documentos con esta característica se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones en determinados reportes. Por ejemplo, las claves 01-Factura y 11-Nota de Crédito de Deudor en el reporte FD10N si entran para medir el volumen de negocio, mientras que la 15, 07 o 17 relacionado a pagos, no.
-
CME (Cuenta de Mayor Especial): La contabilización se lleva a una Cuenta Especial. Ej 09 y 10 para deudores
-
Relevante para Pagos: Es relevante para Pagos o Diferencias en Pagos. Ej: 15-Cobros y 25-Pagos de Deudores.
- Clave Anulación: Clave para anular, usualmente la inversa: Ej. Para Cuenta de Mayor 40 Debe, se anula con 50 Haber.
- Control del Status Campo de la Imputación.
TABLAS:
- BKPF: Cabecera de Documento. La Clase de Documento es el campo BLART.
- BSEG: Posiciones de Documento: La clave contabilización es la BSCHL.