✒️SAP FI / Las clases de documentos y claves de contabilización Por Alondra Arpero Carreón

Documentos Contables:

Estructurados en Datos Cabecera (dato control: "Clase Documento") y Datos Posición (dato control: "Clave Contabilización")

Clase Documento y Clave Contabilización definen nivel mandante, no se asocia ni depende de una sociedad particular, lo puede usar cualquier sociedad que este trabajando en SAP

Clase Documento:

Objetivo permitir diferenciar múltiples operaciones contables; visualizar reporte de partidas individuales puede saber tipo de operación por medio de clase documento; funciones de control:

• Controla tipo cuentas puede imputar
• Determina rango numeración con cual se generará cada documento en sistema
• Define otros datos de control

OBA7 > IMG - Gestión Fin (Nuevo) - Parametrizaciones básicas - Documento - Definir Clases

Datos necesarios configurar Clases Documentos:

1) Identificación:

• Codificación: clases documento pueden identificar con clave 2 caracteres alfanuméricos
• Texto: explicativo permita identificar operaciones usaran la clase documento

2) Propiedades:

• Rango: cada clase doc. asigna rango numeración determinará el nº documento con que registrará el documento en sistema
• Clase Documento Anulación: si documento anula, sistema reversa operación con contra asiento; puede definir si documento de anulación se identifica con clase documento diferente, si se deba vacío se anula con misma clase documento

Usada en anulación de documentos que generan numeración legal, SAP genera automático documentos de factura no conviene anulación genere con mismo clase documento porque anulación genera nuevo documento con numero legal, por esto usa clase documento distinta para anular

• Grupo Autorizaciones: necesario para roles y perfiles, permitirá asignar a usuarios Grupos Autorizaciones limitando qué usuarios contabilizarán con qué clase documento

3) Clase Cuentas Permitidas:

• Marcan qué tipo cuentas son permitidas imputar en cada clase documento. puede elegir diferentes tipos cuenta

4) Control:

• Clase documento neto: determina que momento considera descuento por pronto pago, si en factura o en pago
• 1 Deudor/Acreedor: impide contabilizar a más un deudor o acreedor, clases documentos con este tilde solo pueden tener un deudor o acreedor; si esta permitido tener varias posiciones con mismo deudor/acreedor
• Contabilizaciones negativas permitidas: no alterar reportes con anulaciones permite anulación negativa, reportes Cifras Movimientos contabiliza un aumentos y disminuciones
• Multisociedades GL: tilde permite contabilicen documentos para más una sociedad en única operación, todos documentos son por sociedad una misma operación puede registrar más un documento mismo tiempo
• Sociedad GL asociada introducible: importante en implementaciones de módulo EC-CS Consolidación Empresarial, habilitar campo puede introducir en cada posición cual es unidad asociada

5) Necesario Entrada Documentos:

• Desde clase documento puede definir campos Referencia y texto cabecera sean obligatorios o no. Facturas acreedores y deudores deben poseer Referencia obligatoria

6) Solo BI:

• Clases documentos con tilde BI solo pueden registrarse desde Batch Input

7) T/C Documento Moneda Extranjera:

• Puede especificar si clase documento debe usar tipo cotización diferente para documentos que generen en moneda extranjera

Rangos Numeración:

Debe determinar rango números para numerar documentos contables

• Con asignación interna: sistema genera número documento, solo numérico y son consecutivos
• Asignación externa numérica o alfanumérica: usuario asigna nº documento que generará, no guarda correlatividad

Crear Rangos Números

FBN1 > IMG - Gestión Fin (Nuevo) - Rangos números doc - Documentos vista registro - Definir rangos nº documento

Pantalla Ingreso

• Sociedad: rangos número documento son por sociedad, puede existir dos documentos con mismo número pertenece a distinta sociedad
• Visualizar Intervalos: visualizar rangos números existentes
• Modificar Intervalos: modificar o agregar nuevos rangos num
• Status: permite modificar número actual = último número generado por sistema

Creación Rangos Números

• Rango: clave identifica rango números creando, rango que asigna a clase documento, muchas clases documento pueden tener mismo rango
• Año: documentos pueden numerarse por año o por ejercicio, cada año números vuelven a comenzar desde inicio
• Desde: número cual comienza rango
• Hasta: número finaliza rango
• Numero actual: último numero emitido, se deja blanco = sistema comienza numerar desde inicio de rango
• Externo: marca permite identificar rango numeración será externo

Rangos NO pueden solaparse, cada número solo puede estar en un único rango

OBH1 > Puede copiar intervalos de rangos números de documento desde sociedad a otra, copiar intervalos de ejercicio a otro

Documento SAP identifica por

• Número documento
• Sociedad
• Ejercicio

Claves Contabilización:

Claves contabilización determinan si imputación realiza en debe o haber, determina tipo imputación esta realizando (si es deudor, acreedor, cuenta mayor)

Funciones Claves contabilización:

• Indicador Relevante para Ventas: documentos ingresa con clave contabilización con esta marca se tienen en cuenta volúmenes de operaciones muestra el sistema en reportes
• Indicador Relevante Pagos: indica operación relevante para pago o diferencias en pagos
• Indicador Cuenta Mayor especial: todas contabilizaciones deben llevar indicador CME
• Controlar status campo de imputación

Customizing:

OB41 > IMG - Gestión Fin (Nuevo) - Parametrizaciones básicas - Documento - Definir Claves contabilización

En Clave contabilización se definen

• Si es clave para Debe o Haber
• Clase cuenta que imputara (solo puede elegir una única clase cuenta por clave contabilización)

Otras Propiedades:

• Posición efecto sobre ventas: hace que posiciones documento que entraron con esta clave contabilización tengan en cuenta en determinación volumen de operaciones
• Cuenta mayor especial: indica si trata imputación con CME (09 y 19 deudores, 29 y 39 acreedores)
• Clave contabilización Anulación: especifica con que clave contabilizará anulación (clave contabilización 40 (debe) anulan con clave 50 (haber)
• Operación Pago: indica trata posiciones relevantes para pago (clave 15 deudores (Cobros) y clave 25 (pagos)

Grupo Status Campo: claves contabilización tienen status campo determina datos obligatorios, opcionales u ocultos.

Tablas importantes:

• BKPF: contiene datos cabecera. Clase documento aquí encuentra en campo BLART
• BSEG: contiene posiciones de un documento. Claves contabilizaciones encuentra campo BSCHL

Identificar las principales características a configurar en una clase de documento: Clase de cuentas permitidas, Rango de numeración, Clase de documento de anulación

¿Qué diferencia existe entre crear un rango con ejercicio 9999 o un ejercicio específico? El rango creado en ejercicio 9999 se puede utilizar en todos los ejercicios, mientras que el rango en año específico, solo se utiliza en ese ejercicio, Los rangos con ejercicio 9999 son solo para documentos automáticos

¿Cuáles son los datos claves y unívocos que identifican a un documento contable? Ejercicio, Sociedad, Número de documento

¿Qué determina una clave de contabilización? Si la imputación es al debe o al haber, La clase de cuenta que se imputará, El status campo de la posición a registrar

¿Cuáles son las tablas de cabecera y posición de los documentos? BSEG, BKPF