UNIDAD 3 - PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES : CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN (Lección 1°)
1. DOCUMENTOS CONTABLES
- Los documentos en SAP se encuentran estructurados en "Datos de cabecera" y "Datos de posición".
- Datos de cabecera: el dato de control fundamental es la "clase de documento". Se define a nivel mandante.
- Datos de posición: el dato de control fundamental es la "clave de contabilización". Se define a nivel mandante.
2. CLASE DE DOCUMENTO
- Tiene como objetivo funcional diferenciar las operaciones contables que se registran en la empresa. EJEMPLO: al visualizar el reporte de partidas individuales o mayor contable se puede saber que "KR" es factura acreedor, "DR" es factura de deudor y "SA" es documento contable en cuentas de mayor.
- Función de control N° 1: tipo de cuentas que se pueden imputar. EJEMPLO: en la clase KR no se puede imputar a un deudor, sólo a cuentas de mayor y cuentas de acreedor.
- Función de control N° 2: determina el rango de numeración con el cual se generará cada documento en SAP.
- Función de control N° 3: si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc.
*** NOTA: SAP trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante, se pueden definir nuevas clases de acuerdo a la necesidad de cada empresa.
- Se accede a la transacción OBA7 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Definir clases de documento.
PASO 1 - IDENTIFICACIÓN
- Se define la Clave: identifica la clase de documentos con una clave de hasta 2 caracteres alfanuméricos. EJEMPLO: DZ.
- Se define el Texto: identifica para qué operaciones se utilizará la clase de documento EJEMPLO: Pago de deudor.
PASO 2 - PROPIEDADES
- Se define el Rango: determina el número de documento con el cual se registrará en SAP. Aquí se le asigna un rango ya creado. EJEMPLO: 14.
- Se define la Clase de documento de anulación: define si el documento de anulación se identificará con una clase de documento diferente, si el campo se deja vacío se anulará con la misma clase de documento original. Cuando un documento se anula, SAP reversa la operación con un contra asiento o asiento de reversión. EJEMPLO: la clase KR (factura acreedor) se anula con la clase de documento "XK".
*** NOTA: esta funcionalidad se utiliza en las clases de documentos que generan numeración automática legal. EJEMPLO: cuando se emite facturas a deudores se tiene un numerador automático de facturas y el hecho de anularla y generar otro DR no debería de significar un nuevo número legal, entonces, por eso se utiliza una clase de documento distinta para la anulación.
- Se define el Grupo de autorizaciones: permite asignar a determinados usuarios "grupos de autorizaciones" de manera a limitar qué usuarios contabilizarán con qué clase de documento. Este campo es necesario para roles y perfiles.
PASO 3 - CUENTAS PERMITIDAS
- Se define los Tipos de cuentas: se marcan qué tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento, se pueden elegir diferentes tipos. En la transacción funcional se ingresa la clase de documento y al ingresar la primera posición, SAP ya valida si la clase de cuenta ingresada está permitida para la clase de documento ingresado. EJEMPLO: Activos fijos, Deudor, Acreedor, Material, Cuenta de mayor.
PASO 4 - DATOS DE CONTROL
- Se define la Clase de documento neto: tilde que determina en qué momento se considera un "descuento por pronto pago", si en la factura o al momento de realizar el pago.
- Se define 1 Deudor/Acreedor: tilde que marcado impide que se contabilice en el mismo documento a más de un deudor o acreedor. Lo que sí está permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor o acreedor.
- Se define Contabilizaciones negativas permitidas: tilde que permite la anulación negativa. En SAP existen reportes de "cifras de movimiento", es decir, cuánto se contabilizó en aumentos y cuánto en disminuciones; para no alterar estos reportes con anulaciones se utiliza este control.
- Se define Multisociedades GL: tilde que permite que se contabilicen documentos para más de una sociedad en una única operación. Si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operación se puede registrar más de un documento al mismo tiempo.
- Se define Sociedad GL asociada introducible: tilde que permite introducir en cada posición cuál es la unidad asociada. Este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS "Consolidación empresarial", ya que este módulo trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo.
PASO 5 - NECESARIO PARA ENTRADA DE DOCUMENTOS
- Se define el Número de referencia: tilde que define como dato obligatorio el campo "Referencia". Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean este campo como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor comercial.
- Se define el Texto de cabecera: tilde que define como dato obligatorio el campo "Texto cabecera".
PASO 6 - SOLO BI
- Se define Solo BI: tilde que marcado sólo podrán registrarse en la clase de documento a través de un "Batch Input". SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga masivas de documentos, para ello se define esta funcionalidad.
PASO 7 - VALORES PROPUESTOS
- Se define T/C en documentos en mon.extranjera: determina si se utilizará un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera con la clase de documento. Si no se completa el campo, SAP tomará el que tipo de cotización que tenga asignado la Sociedad que generalmente es el tipo de cambio promedio. EJEMPLO: si se registra facturas en ME, se puede especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización vendedor.
3. RANGOS DE NUMERACIÓN
- Con asignación interna: el sistema generará el número de documento, sólo podrá ser numérico y será consecutiva.
- Con asignación externa: el usuario asigna un número al documento, puede ser numérico o alfanumérico y no guarda una correlatividad.
*** NOTA: habitualmente se utiliza con asignación externa en las interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo.
- Se accede a la transacción FBN1 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Rangos de números de documento/Documentos en vista de registro/Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos.
PASO 1 - PANTALLA DE INGRESO
- Se define la Sociedad: los rangos de números siempre son por sociedad. Pueden existir dos documentos con el mismo número pero que pertenecen a distintas sociedades.
- Ícono Visualizar intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.
- Ícono Modificar intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
- Ícono Status: permite modificar el número actual que es el último número generado por el sistema.
*** NOTA: Al modificar el número actual se debe tener cuidado de no pisar el número con un número ya grabado, es decir, no se debe volver hacia atrás el contador de números pues sólo se puede correr hacia adelante.
PASO 2 - CREACIÓN DE RANGOS DE NÚMEROS
- Se presiona el ícono "Modificar intervalos" y en la pantalla siguiente se presiona el ícono "Insertar intervalo".
- Se define el Rango: clave que identifica el rango de números creado. Esta clave es el que se asigna a la clase de documento y muchas clases de documentos pueden tener asignados el mismo rango.
- Se define el Año: los documentos pueden numerarse por año, es decir, cada año los números volverán a comenzar desde el inicio.
*** NOTA: si en el campo "año" se completa con "9999", los rangos serán únicos y no por años, es decir, no habrá que volver a iniciar todos los años el rango de numeración.
- Se define Desde: número con el cual comienza el rango.
- Se define Hasta: número con el cual finaliza el rango.
- Se define Número actual: corresponde al último número emitido. Si se deja en blanco, SAP comenzará a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor, SAP numerará el próximo documento con el número siguiente al ingresado en este campo.
- Se define Externo: tilde que permite identificar que el rango de numeración es externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango. EJEMPLO: alfanumérico: desde A hasta ZZZZZZZ, numérico: desde 1 a 9999999.
*** NOTA: los rangos no pueden solaparse. Cada número solo puede estar contenido en un único rango, si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.
OPCIÓN DE COPIAR INTERVALOS DE RANGOS DE NÚMEROS DE DOCUMENTO
- Existen 2 transacciones que facilitan el ingreso de rangos de números en ejercicios siguientes, es decir, a través de la copia de intervalos de rangos permiten agilizar la creación de rangos al inicio de cada ejercicio.
- Opción de una sociedad a otra: a través de la transacción OBH1.
- Opción de un ejercicio a otro: a través de la transacción OBH2.
- Cada documento en SAP se identifica por: 1) Número de documento, 2) Sociedad, 3) Ejercicio.
4. CLAVE DE CONTABILIZACIÓN
- Función N° 1: determina a nivel funcional si una imputación se realiza al "Debe o Haber". EJEMPLO: 40 (debe) 50 (haber).
- Función N° 2: determina qué "tipo de imputación" se está realizando. EJEMPLO: deudor, acreedor, cuenta de mayor, activo fijo, material.
- Función N° 3: indicador "relevante para ventas", con el tilde marcado los documentos que se ingresen se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra SAP en determinados reportes. En la transacción FD10N, la columna "Volumen de negocio" muestra la suma de todas las partidas que tienen marcado este tilde, generalmente suman las claves de contabilización 01 y 11 (factura y NC) pero no suman las claves 15, 07 o 17 (compensaciones o pagos).
- Función N° 4: indicador "relevante para pagos", con el tilde marcado indica que la operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
- Función N° 5: indicador "cuenta de mayor especial", con el tilde marcado todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.
- Función N° 6: controla el "status campo de la imputación", al igual que lo hace el grupo de status campo de la cuenta de mayor.
PASO 1 - CONFIGURACIÓN
- Se accede a la transacción OB41 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Documento/Definir claves de contabilización.
*** NOTA: SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una empresa, sin embargo, pueden crearse nuevas claves de contabilización.
- Se presiona el ícono "Crear".
- Se define la Clave: código numérico de 2 dígitos. EJEMPLO: 40.
- Se define el Significado: texto breve que identifica la clave. EJEMPLO: Contab.Debe.
- Se define el Indicador Debe/Haber: si la clave es para el Debe o el Haber.
- Se define la Clase de cuenta: tipo de cuenta en la que se imputará. Solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización. EJEMPLO: Cuenta de mayor.
OTRAS PROPIEDADES
- Se define Posición con efecto sobre ventas (Con ef.s.ventas): tilde que marcado hace que las posiciones de documento que se hayan entrado con la clave de contabilización se tengan en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.
- Se define Cuenta de mayor especial (Ctas.mayor espec.): tilde que marcado indica que se trata de imputaciones con CME. EJEMPLO: clave 09 y 19 para deudores, clave 29 y 39 para acreedores.
- Se define Clave de contabilización de anulación (Clave contab.anul.): especifica con qué clave se contabilizará una anulación. EJEMPLO: la clave 50 (Haber) anula los registros contabilizados con clave 40 (Debe).
- Se define Operación de pago: tilde que marcado indica que se trata de posiciones relevante para pagos. EJEMPLO: clave 15 (cobros de deudores) y clave 25 (pagos a acreedores).
*** NOTA: las claves de contabilización también tienen un status campo que determina qué campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición.
5. TABLAS IMPORTANTES
- BKPF: contiene los datos de cabecera. La clase de documento se encuentra en el campo "BLART".
- BSEG: contiene las posiciones de un documento. La clave de contabilización se encuentra en el campo "BSCHL".