Los documentos en SAP se encuentran estructurados en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera se encuentran la clase de documentos y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control.
Tanto la clase de documento como las claves de contabilización se definen a nivel de mandante. El objetivo principal de la clase de documentos es permitir diferencial las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa.
Las clases de documentos poseen las siguientes funciones de control:
Controla qué tipo de cuentas se puede imputar.
Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.
Define otros datos de control, por ej. si permite operaciones intercompany, descuentos por pronto pago, etc.
Aunque SAP trae definidos una cantidad de clases de documentos, no obstante, se pueden definir clases de documentos de acuerdo a la necesidad e cada empresa.
Para definir las clases de documento se utiliza la transacción OBA7
Posee los siguientes atributos:
Identificación: Codificación, texto.
Propiedades: Rango, clase de documento de anulación, grupo de autorizaciones.
Clase de cuentas permitidas: Cuales cuentas puede imputar cada clase de documentos. se pueden elegir diferentes tipos de documentos.
Control: Clase de documento neto, Deudor/acreedor, contabilizaciones negativas permitidas, multisociedades GL., sociedades GL asociada introducible.
Los documentos se pueden generar de la manera siguiente:
Con asignación interna, es decir, que el sistema generará el número de documento.
Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica.
Esto se hace con la transacción FBN1