Lección: Clases de Documentos y claves de contabilización
1 | Documentos Contables
En el nivel inicial hemos aprendido que los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructura poseen una dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control.
Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de una sociedad en particular.
2 | Clase de documento
La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de qué tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.
Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
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Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar. Por ejemplo, en las clases de documento de facturas de acreedores no puede haber una imputación a un deudor, solo se puede imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor.
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Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.
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Define otros datos de control, como por ejemplo, si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc.
SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante, se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo a la necesidad de cada empresa.
Transacción OBA7
> IMG
|-> Gestión Financiera (Nuevo)
|-> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)
|-> Documento
|-> Definir Clases de documento
Imagen 2.1 - Clases de Documentos
A continuación describiremos los datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos:
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Texto: Se ingresa un texto explicativo que permita identificar para qué operaciones se utilizará la clase de documento. Por ejemplo, Contabilizaciones de Caja, Asientos de Ajustes de Auditoria, Ventas de servicios, etc.
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Clase de documento de Anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se puede definir si ese documento de anulación se identificará con una clase de documento diferente. Por ejemplo, la clase de documento KR (factura acreedor) se anula con la clase de documento XK. Si el campo se deja vacío se anulará con la misma clase de documento original.
En este sector se marcan qué tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.
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4) Control
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Clase de documento neto: el impacto de este control lo desarrollaremos en las próximas lecciones cuando veamos los descuentos por pronto pago. Este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
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1 Deudor/ Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean este tilde solo podrán tener o un deudor o un acreedor. Lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.
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Contabilizaciones negativas permitidas: en SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir, cuanto se contabilizó en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa. Este tema lo desarrollaremos en la lección de anulaciones.
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Multisociedades GL: las clases de documentos que poseen este tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. Si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operación podemos registrar más de un documento al mismo tiempo.
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Sociedad GL asociada introducible: Este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación empresarial. El modulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.
Desde la clase de documento se puede definir que los campos Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor comercial.
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6) Solo BI SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga masivas de documentos. Las clases de documento que posean el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input
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7) T/C Documento en Moneda Extranjera
En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Por ejemplo si registramos facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización Vendedor.
3 | Rangos de Numeración
En la definición de una nueva clase de documento hemos visto que debemos determinar un rango de números el cual será necesario para numerar los documentos contables.
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
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Con asignación interna: es decir que el sistema generará el número de documento. En este caso, solo podrá ser numérico y la numeración será consecutiva.
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Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica: en este caso el usuario que registre el documento será quien le asigne un número al documento que se generará. Esta asignación de números no guarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo.
Crear rangos de Números
Transacción FBN1
> IMG
|-> Gestión Financiera (Nuevo)
|-> Rangos de números de documento
|-> Documentos en vista de registro
|-> Definir rangos de números de documento de la vista de
entrada de datos.
Pantalla de Ingreso
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Sociedad: Los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto pueden existir dos documentos con el mismo número pero que pertenecen a distintas sociedades.
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Visualizar Intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.
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Modificar Intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
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Status: permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el número con número ya grabado. Es decir, no se debe volver hacia atrás el contador de números.
Imagen 3.1 - Rangos de Números
Creación de Rangos de números
Importante:
Los rangos no pueden solaparse. Cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.
Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (Transacción OBH1).
Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:
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Número de documento
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Sociedad
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Ejercicio
4 | Claves de Contabilización
A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.
Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones:
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Indicador Relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.
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Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
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Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.
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Controlar el status campo de la imputación.
Customizing