UNIDAD 3. PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN
LECCIÓN 1. CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN
1. Documentos Contables-> los documentos en SAP se encuentran divididos en datos de cabecera y datos de posición. En los datos de cabecera el dato de control es la clase de documento y en cada posición el dato de control es la clave de contabilización.
Las clases de documentos y las claves de contabilización se definen a nivel de mandante, es decir no dependen de un sociedad en particular.
2. Clase de documento -> permite diferenciar las diferentes operaciones contables que se registran dentro de una compañía.
* Funciones de control de las clases de documentos
- Controla el tipo de cuentas que se pueden imputar.
- Determina el rango de numeración con el cual se genera cada documento.
- Define otros datos de control, ejemplo si se permiten operaciones inter compañia, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto.
Transacción OBA7
IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo)/Documento/Definir Clases de documento
Para crear una clase de documento es necesario definir:
1. Identificación
* Codificación -> clave alfanumérica de hasta dos caracteres.
* Texto _> texto explicativo que permite identificar para que operaciones se va a utilizar la clase de documento.
2. Propiedades
- Rango -> asignar rango de numeración que determina el número de documento con el cual se genera en el sistema.
- Clase de documento de Anulación -> al anular un documento, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se define la clase de documento para los comprobantes de anulación. Esta clase de documento de anulación generalmente se emplea en aquellos documentos que generan numeración legal.
- Grupo de Autorizaciones -> es necesario para roles y perfiles, permite asignar a determinados usuarios grupos de autorizaciones para limitar que usuarios contabilizan con que clase de documento.
3. Clases de cuentas permitidas -> se marca que tipo de cuentas se pueden utilizar con cada clase de documento. Es posible elegir diferentes tipos de cuentas.
4. Control ->
* Clase de documento neto -> Determina en que momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
* 1 Deudor/Acreedor -> Si se marca este tilde en el documento sólo es posible utilizar un deudor o acreedor, pero si se puede utilizar en diferentes posiciones el mismo deudor/acreedor.
* Contabilizaciones negativas permitidas -> Para no alterar informes se permite la anulación negativa.
* Multisociedades GL -> Este tilde permite que se contabilicen documentos en más de una sociedad con una única operación.
* Sociedad GL asociada introducible -> este dato es importante en las implementaciones del módulo EC-CS consolidación empresarial. Cuando se habilita este campo se puede ingresar en cada posición cual es la unidad asociada.
5. Necesario para entrada de documentos -> desde la clase de documento se puede definir que los datos de referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no.
6. Solo BI -> Si se marca este tilde, estas clases solo se puedan ingresar por Batch Input.
7. T/C Documento en Moneda Extranjera -> se especifica si para la clase de documento se debe utilizar tipo de cotización diferente para los documentos que se generan en moneda extranjera.
3. Rangos de Numeración-> los documentos se pueden numerar:
* Con asignación interna -> el sistema genera el número de documento. En este caso será consecutivo y numérico.
* Con asignación externa -> puede ser numérica o alfanumérica, en este caso es el usuario quien asigna el número del documento, esta asignación no guarda correlatividad. Generalmente se utiliza para interfaces con otros sistemas.
* Crear rangos de Números
Transacción FBN1 IMG/Gestión Financiera(Nuevo)/Rangos números de documento/Documentos en vista de registros/Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos.
* Pantalla de Ingreso
- Sociedad -> Los rangos de números se definen por sociedad, por lo cual pueden existir dos documentos con el mismo número pero pertenecientes a diferentes sociedades.
- Visualizar intervalos -> permite visualizar los intervalos existentes.
- Modificar Intervalos -> permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
- Status -> permite modificar el número actual que el último número generado por el sistema. Se debe tener cuidado para no pisar el número con uno ya grabado..
Se encuentran dos transacciones que facilitan el ingreso de los rangos de números en ejercicios siguientes, una permite copiar los rangos de números de una sociedad a otra y la otra opción es copiar de un ejercicio a otro.
* Creación de Rangos de números
- Rango Clave que identifica el rango de numeración, este rango es el que se asigna a la clase de documento. Diferentes clases de documentos pueden tener asignado el mismo rango.
- Año-> Los documentos se pueden numerar por año, es decir cada año los números vuelven a comenzar. Si en año se digita 9999 los rangos serán únicos y no por año.
- Desde -> Número con el que comienza el rango.
- Hasta -> número final del rango.
- Número Actual -> último número emitido. Si se deja en blanco el sistema comienza a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento será el número siguiente ingresado al número actual.
- Externo -> permite identificar que el rango de numeración va a ser externo, aún siendo externo se debe especificar un rango.
Los rangos no pueden solaparse.
OBH1 -> permite copiar intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro.
Cada documento se identifica por Número de documentos, sociedad y ejercicio.
4. Claves de Contabilización -> estas determinan si una imputación se hace en el Debe o Haber, también determina que tipo de imputación se esta realizando, deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales.
La clave de contabilización tiene las siguientes funciones:
* Indicador relevante para ventas -> los documentos que tengan esta marca se etendrá en cuenta en los volúmenes de operaciones.
* Indicador relevante para pagos -> indica que una operación relevante para pagos o diferencias en pagos.
* Indicador cuenta de mayor especial -> si se marca este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar indicador CME.
* Controlar el status campo de la imputación.
Customizing
OB41 IMG/Gestión Financiera(Nuevo)/ Parametrizaciones Básicas de gestión Financiera(Nuevo)/Documento/Definir claves de contabilización. Se deben definir la siguiente información:
- Se es una clave para el debe o haber
- Clase de cuenta que se imputa.
Propiedades
- Posición con efecto sobre ventas.
- CME ejemplo 09 y 19 para deudores.
- Clave de contabilización de anulación -> especifica clave de contabilización de anulación.
- Operación de Pago -> indica si se trata de posiciones relevantes para pagos 15 (cobros deudores) 25 (Pagos).
Las claves de contabilización también manejan status campos que determinan campos obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición.
** Tablas Importantes
* BKPF -> datos de cabecera, la clase de documento se encuentra en el campo BLART.
* BSEG -> posiciones de un documento, ñlas claves de contabilización están en el campo BSCHL.