Clases de Documentos y Claves de Contabilización
1.- Documentos Contables
En la cabecera se encuentra la Clase de Documento y en cada posición la Clave de Contabilización (ambos se definen a nivel de mandante).
2.- Clase de Documento
Las clases de documentos poseen las siguientes funciones de control:
- Controla qué tipos de cuentas se pueden imputar.
- Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.
- Define otros datos de control, por ejemplo si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc.
Transacción OBA7
> IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Definir Clases de documento
Datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos
1) Identificación
- Codificación: 2 caracteres alfanuméricos
- Texto: Descripción.
2) Propiedades
- Rango: Rango de números con lo cuál se registrará el documento.
- Clase de documento de Anulación: Se indica si el documento se reversará con una clase distinta.
- Grupo de Autorizaciones: Permite asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones de manera de limitar qué usuarios contabilizarán con qué clase de documento.
3) Clase de cuentas permitidas
Indica qué tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase.
4) Control
- Clase de documento neto: Determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
- 1 Deudor / Acreedor: Control que impide que se contabilice a más de un deudor o acreedor.
- Contabilizaciones negativas permitidas
- Multisociedades GL: Permite que se contabilicen documentos para más de una sociedad en una única operación.
- Sociedad GL asociada introducible: Dato importante para EC-CS Consolidación Empresarial. El módulo de Consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo.
5) Necesario para entrada de documentos
Definir que los campos Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no.
6) Solo BI
Indica que los documentos sólo podrán registrarse a través de Batch Input para cargas masivas.
7) T/C Documento en Moneda Extranjera
Indica un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Por ejemplo tipo de cotización Vendedor.
3.- Rangos de Numeración
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
- Con asignación interna: El sistema genera el nro de documento (sólo numérico y numeración consecutiva).
- Con asignación externa: Numérica o alfanumérica, el número es asignado por el usuario y no guarda correlatividad. Se usa para interfaces.
Crear rangos de números (Transacción FBN1)
> IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Rangos de números de documento > Documentos en vista de registro > Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos
Pantalla de Ingreso:
- Sociedad: El rango es siempre por sociedad. Pueden existir dos documentos con el mismo rango pero de distintas sociedades.
- Visualizar Intervalos: Visualizar los rangos de números existentes.
- Modificar Intervalos: Modificar o agregar nuevos rangos de números.
- Status: Modificar el nro actual que es el último número generado por el sistema.
Creación de Rangos de Números
- Rango: Clave que identifica al rango. Muchas clases de documentos pueden tener asignado el mismo rango.
- Año: Numeración por año o ejercicio.
- Desde
- Hasta
- Número Actual
- Externo
NOTA: Los rangos NO pueden solaparse. Cada número sólo puede estar contenido en un solo rango.
Se puede copiar los intervalos de rangos de números de documentos desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (Transacción OBH1)
Cada Documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:
- Número de Documento
- Sociedad
- Ejercicio
4.- Claves de Contabilización
Indica si una imputación se realiza al Debe o al Haber. También se determina que tipo de imputación estamos realizando (deudor, acreedor, cuenta de mayor, activo fino, materiales, etc.),
La Clave de contabilización tiene las siguientes funciones:
- Indicador relevante para ventas:
- Indicador relevante para pagos
- Indicador Cuenta de Mayor especial
- Controlar el status campo de la imputación
Customizing (Transacción OB41)
> IMG > Gestión Financiera (Nuevo) > Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) > Documento > Definir Claves de contabilización
En una clave de contabilización se definen los siguientes datos:
- Si es una clave para el Debe o el Haber
- La clase de cuenta que se imputará: Sólo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización.
- Posición con efecto sobre ventas
- Cuenta de mayor especial
- Clave de Contabilización de Anulación
- Operación de Pago:
Grupo de Status Campo: Las claves de contabilización también tienen un status campo que determina que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición.
Tablas importantes:
- BKPF: Contiene los datos de cabecera. La clase de documento se encuentra en el campo BLART.
- BSEG: Contiene las posiciones de un documento. Las claves de contabilización se encuentra en el campo BSCHL.