CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACION
1. DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos contables se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición
Datos de Cabecera: Clase de documento y la posición de la clave de contabilización. Las clases y claves de contabilización se definen a nivel de mandante, es decir que no es asociada y no depende de una sociedad en particular.
2. CLASES DE DOCUMENTO
Permiten diferenciar las operaciones contables, cuando se visualiza las partidas individuales o un mayor contable .
Las clases de documentos poseen las siguiente funciones de control:
Controla que tipo de cuentas se pueden imputar: En las clases de documentos facturas de acreedor no se pueden hacer registros de deudores, solo cuentas de mayor y cuentas de acreedores.
Determinar el rango de numeración: Con el cual se genera el documento en el sistema.
Define otros datos de control: Operaciones intercompany, descuentos por pronto pago,etc.
TRANSACCION OBA7
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CONFIGURACION DE CLASES DE DOCUMENTOS:
1) IDENTIFICACION
CODIFICACION : Clave de 2 caracteres alfanuméricos.
TEXTO: Texto explicativo, ejemplo: Contabilizaciones de caja, ajustes, ventas de servicios.
2) PROPIEDADES
RANGO: Por cada clase de documentos, se le asigna un rango de numeración.
CLASE DE DOCUMENTO DE ANULACION: Si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. Se puede definir una clase de documento diferente. KR (Factura de acreedor) se anula con la clase de documento XK, si queda vacío se anula con la misma clase de documento original.
GRUPO DE AUTORIZACIONES: Es necesario para roles y perfiles y asignar usuarios para limitar que clase de documentos contabilizaran.
Por ejemplo, supongamos que a las clases de documento KR y KG se le asigna el grupo AP01. Luego cuando se crea el rol Analista de cuentas a pagar se le asigna el grupo de autorización AP01, por lo tanto cuando el usuario de cuentas a pagar contabilice un documento no podrá utilizar la clase de documento SA ni cualquier otra clase de documento que no sea KR o KG.
3) CLASE DE CUENTAS PERMITIDAS
Se marcan que tipo de cuentas están permitidas en cada clase de documento, se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.
4) CONTROL
CLASE DE DOCUMENTO NETO: Determina en que momento se considera un descuento por pronto pago en la factura o pago.
DEUDOR / ACREEDOR : Este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor . Solo se puede tener un deudor o acreedor. Esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor /acreedor.
CONTABILIZACIONES NEGATIVAS PERMITIDAS : Existen reportes con cifras de movimiento, es decir se contabilizan aumentos y disminuciones, pero no alterar estos reportes con anulaciones.
MULTISOCIEDAD GL: La clase de documentos que tienen esta tilde, permite contabilizar documentos para mas de una sociedad en una única operación, en una misma operación registrar mas de un documento al tiempo.
SOCIEDAD GL ASOCIADA INTRODUCIBLE: Es importante para el módulo EC -CS de Consolidación Empresarial, este modulo trabaja con unidades asociadas para relacionar operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitar este campo se puede registrar en cada posición cual es la unidad asociada.
5) NECESARIO PARA ENTRADA DE DOCUMENTOS
Desde la clase de documentos se pueden definir que los campos de referencia y texto de cabecera sena obligatorios, las facturas de acreedores y deudores poseen el campo de referencia como entrada obligatoria, ya que el numero del comprobante del interlocutor comercial.
6) SOLO BI
Cargas Masivas de Documentos, las clases de documentos que posee la tilde BI se puede registrar a través del BATCH_INPUT (Es una técnica que consiste en simular un usuario ingresando datos en SAP de manera automática y las validaciones que proporciona el sistema en sus transacciones como altas, modificaciones y bajas)
7) T/C DOCUMENTO EN MONEDA EXTRANJERA
Este campo especifica si para esta clase de documento se utiliza un tipo de cotización (Diferentes tipos de cambio para una misma relación de monedas - TIPO DE COTIZACION: Comprador, Vendedor, Oficial, Promedio) diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera.
Ejemplo: Se registra una factura en moneda extranjera, se especifica la clase de documento para pago que considere el tipo de cotización vendedor
RANGO DE NUMERACION
Los documentos se enumeran de la siguiente manera:
CON ASIGNACIÓN INTERNA: El sistema genera el número de documento.
CON ASIGNACIÓN EXTERNA: Puede ser NUMÉRICA o ALFANUMÉRICA : El usuario que registre el documento será quien asigne un número al documento que se genere. Generalmente se utiliza en la interface con otros sistemas, el número es asignado por un sistema externo.
CREAR RANGOS DE NÚMEROS
TRANSACCIÓN FBN1
IMG / GESTION FINANCIERA (Nuevo) / RANGOS DE NÚMEROS DE DOCUMENTO / DOCUMENTOS EN VISTA DE REGISTRO / DEFINIR RANGOS DE NÚMEROS DE DOCUMENTO DE LA VISTA DE ENTRADA DE DATOS
PANTALLA DE INGRESO
SOCIEDAD: Los rangos de números de documentos son por sociedad, puede existir dos documentos con el mismo número pero que pertenece a diferentes sociedades.
VISUALIZAR INTERVALOS: Visualizar los rangos de números existentes.
MODIFICAR INTERVALOS: Modificar o agregar nuevos rangos de números.
STATUS: Modificación del número actual que es el último generado por el sistema, tener cuidado de no tomar el número con un número ya grabado.
CREACIÓN DE RANGOS DE NÚMEROS:
RANGO: Clave el rango de números que se están creando, este rango asigna la clase de documento, muchas clases pueden tener asignado el mismo rango.
AÑO: los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Este significa que cada año los números vuelven a comenzar desde el inicio. Si en año se completa 9999 estos rangos serán únicos y no por años.
DESDE: Inicio del Rango
HASTA : Fin del Rango
NUMERO ACTUAL: Ultimo número emitido, si esta en blanco, el sistema enumera desde el inicio del rango, si se completa con algún número el sistema emitirá el número siguiente.
EXTERNO: Se debe especificar el rango, puede ser alfanumérico.
Los rangos no pueden solaparse .
Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, copiar intervalos desde un ejercicio a otro - TRANSACCION OBH1
Cada documento en SAP, se identifica con los siguientes datos:
NUMERO DE DOCUMENTO
SOCIEDAD
EJERCICIO
CLAVES DE CONTABILIZACION
Son las que determinan si las imputaciones se realizan en el debe o haber. También determinan que tipo de imputación se esta realizando (deudor, acreedor, cuentas de mayor, activos fijos, materiales)
LA CLAVE DE CONTABILIZACION TIENE LAS SIGUIENTES FUNCIONES:
INDICADOR RELEVANTE PARA VENTAS: Los documentos con esta marca se tienen en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reporte.
INDICADOR RELEVANTE PARA PAGOS: Indica que una operación es relevante para pagos o diferencias de pagos.
INDICADOR DE CUENTA DE MAYOR ESPECIAL: Todas las contabilizaciones llevan un indicador CME
CONTROLAR EL STATUS DE CAMPO EN LA IMPUTACION
CUSTOMIZING
TRANSACCION OB41
IMG / Gestión Financiera (Nuevo) / Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) / Documento / Definir Claves de Contabilización.
UNA CLAVE DE CONTABILIZACION SE DEFINE LO SIGUIENTE:
- Si es una clave del Debe o Haber.
- La clase de cuenta que se imputará, se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización.
OTRAS PROPIEDADES
POSICIÓN CON EFECTO SOBRE VENTAS: Las posiciones de documento que se hayan entrado con esta clave se tengan en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.
CUENTA DE MAYOR ESPECIAL: Imputaciones con CME, Claves 09 y 19 para deudores.
CLAVE DE CONTABILIZACIÓN DE ANULACIÓN : Con que clave se contabiliza una anulación. Los registros con clave 40 (Debe) se anulan con clave 50 (Haber) .
OPERACIÓN DE PAGO: Posiciones relevante para pagos, clave 15 para deudores (Cobros) y clave 25 (Pagos)
TABLAS IMPORTANTES
BKPF: Contiene los datos de cabecera, la clase de documento se encuentra en la tabla BLART.
BSEG: Contiene las posiciones de un documento, las claves de contabilización la encontramos en el campo BSCHL.
e paso las rutas y transacciones para copiar rangos de números:
> SPRO
> Gestión financiera (nuevo)
> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)
> Documento
> Rangos de números de documento
> Documentos en vista de registro
>> Copiar a sociedad - Transacción OBH1
>> Copiar a ejercicio - Transacción OBH2