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Las clases de documentos y claves de contabilización
1- Los documentos contables:
Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras poseen un dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control.
Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, es decir, que no es asociada ni depende de una sociedad en particular.
2- La clase de documento:
Tiene como objetivo fundamental permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de que tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.
Las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
- Controla que tipo de cuentas se pueden imputar.
- Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.
- Define otro datos de control.
SAP ya trae configurado una gran cantidad de clase de documento, sin embargo, se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo con la necesidad de cada empresa.
TX: OBA7
RUTA: SPRO - IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Clases de documento - Definir clases de documento de la vista de entrada de datos
Datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos:
1- Identificación:
- Codificación: las clases de documentos se pueden identificar con una clave de caracteres alfanuméricos.
- Texto: se ingresa un texto explicativo que permita identificar para que operaciones se utilizará la clase de documento.
2- Propiedades:
- Rango: a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinará el número de documento con el cual se registrará el documento en el sistema.
- Clase de documento de anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se puede definir si el documento de anulación se identificará con una clase de documento diferente. Por ejemplo, la clase de documento KR (factura acreedor) se anula con la clase de documento XK. Si el campo se deja vacío se anulará con la misma clase de documento original.
- Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones de manera de limitar que usuarios contabilizaran con que clase de documento.
3- Clase de cuentas permitidas:
En este sector se marcan que tipo de cuentas están permitida imputar en cada clase de documento. Se puede elegir diferentes tipos de cuentas.
4- Control:
- Clase de documento neto: determina en que momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
- 1 Deudor/Acreedor: impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean este tilde solo podrá tener o un deudor o un acreedor. Lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor /acreedor.
- Contabilizaciones negativas permitidas: en SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir, cuando se contabilizó en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa.
- Multisociedades GL: permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operación podemos registrar mas de un documento al mismo tiempo.
- Sociedad GL asociada introducible: este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación Empresarial. El módulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.
5- Necesario para entrada de documentos:
Desde la clase de documento se puede definir que los campos Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el numero de comprobante del interlocutor comercial.
6- Solo BI:
SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga masiva de documentos. Las clases de documento que posean el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input.
7- T/C Documento en Moneda Extranjera:
En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extrajera.
3- Los rangos de numeración:
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
- Con asignación interna: es decir que el sistema generará el numero de documento. En este caso, solo podrá ser numérico y la numeración será consecutiva.
- Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica: en este caso el usuario que registre el documento será quien le asigne un numero al documento que se generará. Esta asignación de números no guarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el numero es asignado por un sistema externo.
Crear rangos de números
TX: FBN1
RUTA: SPRO - IMG - Gestión Financiera (nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Rangos de números de documentos - Documentos en vista de registro - Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos
Pantalla de ingreso
- Sociedad: Los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto, pueden existir dos documentos con el mismo numero pero que pertenecen a distintas sociedades.
- Visualizar intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.
- Modificar intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
- Status: permite la modificación del numero actual que es el ultimo numero generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el numero con numero ya grabado.
Creación de rangos de números
- Rango: Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documento pueden tener asignado el mismo rango.
- Año: Los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los numero volverán a comenzar desde el inicio. Si en año se completa con 999 entonces los rangos serán único y no por años.
- Desde: Número con el cual comenzará el rango.
- Hasta: Número con el cual finalizará el rango.
- Número actual: Ultimo numero emitido. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzará a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el número siguiente al ingresado en el número actual.
- Externo: Es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo.
TX: OBH1 Copiar rangos de números de documentos desde una sociedad a otra.
TX: OBH2 Copiar rangos de números de documentos desde un ejercicio a otro.
4- Las claves de contabilización:
Son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.
Funciones de clave de contabilización:
- Indicador relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.
- Indicador relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias de pagos.
- Indicador cuenta de mayor especial: todas las contabilizaciones deberán llevar indicador CME.
- Controlar el status campo de imputación.
Customizing
TX: OB41
RUTA: SPRO - IMG - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Definir clave contabilización
SAP trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañía, sin embargo, pueden crearse nuevas claves de contabilización.
En una clave de contabilización se definen los siguientes datos:
- Si es una clave para el Debe o el Haber
- La clase de cuenta que se imputará (solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización)
Otras Propiedades
- Posición con efecto sobre ventas: Este indicador hace que las posiciones de documento que se hayan ingresado con esta clave de contabilización se tengan en cuenta en la determinación de volúmenes de operaciones.
- Cuenta de mayor especial: Indica si se trata de imputaciones con CME. Por ejemplo, 09 y 19 para deudores.
- Clave de contabilización de Anulación: Se especifica con que clave se contabilizará una anulación. Por ejemplo, los registros contabilizados con clave 40 (Debe) se anulan con la clave 50 (haber)
- Operación de Pago: Indica si se trata de posiciones relevante para pagos. Ejemplo, clave 15 para deudores (Cobros) y la clave 25 (Pagos)
Tablas:
- BKPF: Contiene los datos de cabecera. La clase de documento la encontramos en esta tabla en el campo BLART.
- BSEG: Contiene las posiciones de un documento. Las claves de contabilización las encontramos en el campo BSCHL.