Las clases de documentos y claves de contabilizacion.
- Los documentos contables: se encuentran estructurados en datos de cabecera y datos de posicion. Cada una de estas estructura posen un dato de control fundamental, en los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posicion la clave de contabilizacion es el principa campo de control.
Tanto las clases de documento como las claves de contabilizacion se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asocia ni depende de una sociedad en particular.
- La clase de documento: La clase de documento tiene como objetivo funcional diferenciar las multiples operaciones contables que se registran en una empresa, al momento e visualizar un reporte de partidas individuales o una mayor contable podremos saber que tipo de operacion por medio de clase de documento.
Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
- Controla que tipo de cuentas se pueden imputar, por ejemplo en las clases de documento de facturas de acreedores no puede haber una imputacion a un deudor, solo se puede imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor.
- Determinan el rango de numeracion cn el cual se generara cada documento en el sistema.
- Define otros datos de control, como por ejemplo, si permite opreaicones intercompany, si los descuentos por pronto pago, se contabilizan por el neto ect.
SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante , se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo con la necesidad de cada empresa.
TRANSACCION OBA7- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO- DOCUMENTO - DEFINIR CLASES DE DOCUMENTO,
- Los datos necesarios para la configuracion de clases de documentos:
- identificacion:
- Codificacion: las clases de documento se pueden identificar con una clave de dos cracteres alfanumericos.
- Texto: se ingresa un texto explicativo que permita identificar para que operaciones se utilizara la clase de documento, por ejemplo, contabilizaciones de caja, asientos de ajustes de auditoria, ventas de servicios ect.
- Propiedades:
- Rango: a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeracion que determinara el numero de documento con el cual se registrara el documento en el sistema.
- Clase de documento de anulacion: si un documento se anula, el sistema reversa la operacion con un contra asiento, en este campo se puede definir si ese documento de anulacion se identificara con una clase de documento diferente, por ejemplo si la clase de documento KR (Factura acreedor) se anula con la clase de documento XK , si el campo se deja vacio se anulara con la misma clase de documento original.
- Grupo de autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitira asignar a determinados usuarios grupos de autorizaciones de manera de limitar que usuarios contabilizaran con que clase de documento.
- Clase de cuentas permitidas: En este sector se marcan que tipo de cuentas estan permitidas imputar en cada clase de documento, se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.
- Control
- Clase de documento neto: el impacto de este control lo desarrollaremos en las proximas lecciones cuando veamos los descuentos por pronto pago, este control determina en que momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
- Deudor/acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor, las clases de documento que posean este tilde solo tendran tener o un deudor o un acreedor, lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.
- Contabilizaciones negativas permitidas en SAP. existen reportes de cifras de movimiento, es decir, cuanto se contabilizo en aumentos y disminuciones, para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulacion.
- Multisociedades GL: Las clases de documentos que posen este tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en un unica operacion, si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operacion podremos registrar mas de un documento al mismo tiempo.
- Sociedad GL asocidada introducible: este dato es importante para las implementaciones del modulo EC-CS consolidacion empresarial, el modulo de consolidacion trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo.
- Necesario para entrada de documentos desde la clase de documento se puede definir que los campos referencia y texto de caecera sean datos obligatorios o no, es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria.
- Solo BI: SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer cargas masivas de documentos, las clases de documento que posean el tilde BI solo podran registrarse a trabes de Batch imput.
- T/C documento en moneda extranjera: en este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotizacion diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera.
- Los rangos de numeracion: en la definicion de una nueva clase de documento hemos visto que debemos determinar un rango de numeros el cual sera necesario para numerar los documentos contables.
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
- Con asignacion interna: es decir que el sistema generara el numero de documento, en este caso, solo podra ser numero y la numeracion sera consecutiva.
- Con asignacion externa la cual puede ser numerica o alfanumerica: en este aso el usuario que registre el documento sera quien le asigne un numero al documendo que se generara, esta signacion de numeros no guarda una correlatividad.
- Crear rangos de numeros: TRANSACCION FBN1- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- RANGOS DE NUMEROS DE DOCUMENTOS- DOCUMENTOS EN VISTA DE REGISTRO- DEFINIR RANGOS DE NUMEROS DE DOCUMENTO DE LA VISTA DE ENTRADA DE DATOS.
- Pantalla de ingreso:
- Sociedad: los rangos de documentos siempre son por sociedad, por lo tanto pueden existir dos documentos con el mismo numro pero que pertenencen a distintas sociedades.
- Visualizar intervalos: permite visualizar los rangos de numeros existentes:
- Moficar intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de numeros.
- Status: permie la modificacion del numero actual que es el ultimo numero generado por el sistema, hay que tener especial cuidado de no pisar con numero ya grabado, es decir no se debe volver haia atras el contador de numeros.
- las claves de contabilizacion: a nivel funcional las claves de contabilizacion son las que determinan si una imputacion se realiza al debe o al haber, en sap la clave de contabilizacion es tambien que determina que tipo de imputacon esamos realizando, si un deudor o acreedor, cuenta de mayor, activos fjos, materiales
Indicador relevantes para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contablizacion que posean esta marca se tendra en cuenta en los volumenes de operaicones que muestra el sistema en determinados reportes.
Indicador relevante para pagos: indica que una operacion es relevante para pagos o diferencias en pagos
Indicador cuenta de mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberan llevar un indicador CME
Controlar el status campo de imputacion.
- Customizing: transaccion OB41- IMG- GESTION FINANCIERA NUEVO- PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO- DOCUMENTO- EFINIR CLAVES DE CONTABILIZACION
SAP trae definidas todas las claves de contabilizacion necesarias para las operaciones e una compañia, sin embargo, pueden crearse nuevas claves de contabilizacion, En una clave de contabilizacion se definen los siguientes datos:
- Si es una clave para el Debe o el Haber
- La clase de cuenta que se imputara( solo se puede elegir una unica clase de cuenta por clave de contabilizacion.)