Los documentos contables
En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en datos de posicion la clave de contabilicacion
tanto las clases de documento como las claves de contabilizacion se definen a nivel mandante,esto quiere decir que no se asocian ni depende de una sociedad en particular
Clase de documento
Esto tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las multiples operaciones contables que se registran en una empresa .Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber que tipo de operacion se trata medio la clase de documento
Las clases de documento poseen las siguientes funciones de control
- Controla que tipo de cuentas se pueden imputar .Ej las clases de docuemtno de facturas de acreedores no puede haber una imputacion a un deudor ,solo se puede imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor
- Derterminan el rango de numeracion con el cual se generara cada documento
- Define otros datos de control ,ej si permite operaciones intercompany
Sap ya trae configurado clases de documento pero se pueden definir nuevas clases( trasnsaccion OBA7)
Datos necesarios para configuracion de clases de documentos
Identificacion
- Codificacion: las clases de documento se pueden identificar con una clave de dos caracteres alfanumericos
- Texto:se ingresa un texto explicativo que permita identificar para que operaciones se utilizara la clase de documento
Propiedades:
- Rango:a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeracion que determinara el numero de documento con el cual se registrara el documento en el sistema
- Clase de documento de anulacion : si un documento se anula ,el sistema reversa la operacion con un contra asiento .En este campo se puede definir si ese documento de anulacion se identificara con una clase de documento diferente
- Grupo de autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitira asignar a determinados usuarios Grupos de autorizaciones de manera de limitar que usuarios contabiliazaran con que clase de documento
Clase de cuentas permitidas
En este sector se marcan que tipo de cuentas estan permitidas imputar en cada clase de documento.Hay diferentes tipos de cuentas
Control
- Clase de documento neto: Este control determina en que momento se considera un descuento por pronto pago ,si en la factura o en el pago
- Deudor/Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor .Las clases de documento que posean este tilde solo podran tener o un deudor o un acreedor .Si esta permitido varias posiciones con el mismo deudor/acreedor
- Contabilizaciones negativas permitidas:Exiten reportes de cifras de movimiento Cuanto se contabilizo en aumentos y disminuciones,para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulacion negativa
- Multisociedades GL: las clases de documentos que poseen este tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una unica operacion
- Sociedad GL asociada introducible
Necesario para entrada de documentos
Desde la clase de documento se puede definir que los campos de referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no
Solo BI: Cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga masivas de docuemtnos
T/C Documento en moneda extranjera
Este campo se puede especificar si para estac clase de documento se debe utilizar un tipo de cotizacion diferente
Los rangos de numeracion
En una nueva clase de documento debemos determinar un rango de numeros el cual sera necesario para numerar los documentos contables
- Con asignacion interna: es decir que el sistema generara el numero de documento (solo podra ser numerico y la numeracion consecutiva
- Con asignacion externa la cual puede ser numerica o alfanumerica:en este caso el usuario que registre el documento sera quien le asigne un numero al documento que se generara
Las claves de contabilizacion
Son las que determinan si una imputacion se realiza al debe o al haber ,es tambien la que determina que tipo de imputacion estamos realizando si un deudor o acreedor ,cuenta de mayor etc
Tiene las siguientes funciones
Indicador relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilizacion que posean esta marca se tendran en cuenta en los volumenes de operaciones
Indicador relevante para pagos: Indica que una operacion es relevante para pagos o diferencias en pagos
Indicador Cuenta de mayor Especial con este tilde todas las contabilizaciones deberan llevar un indicador CME
Controlar el status campo de la imputacion