UNIDAD 3 PARAMETRIZACION DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES
LECCION 1 CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACION
La base de todos los documentos en SAP se rigen por las clases de documentos y claves de contabilización.
1. DOCUMENTOS CONTABLES
Los documentos contables se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición:
- Datos de Cabecera > dato de control fundamental > CLASE DE DOCUMENTO > define a Nivel > MANDANTE
- Datos de Posición > dato de control fundamental > CLAVE DE CONTABILIZACIÓN define a Nivel > MANDANTE
Cada docto contable en SAP se identifica por:
- Número de docto
- Sociedad
- Ejercicio
2. CLASE DE DOCUMENTO
Permite diferenciar las operaciones que se registran en una empresa.
Las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
- Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar. Ejemplo, En las facturas de D no se pueden imputar cuentas de K, sino únicamente cuentas de Deudor y cuentas de Mayor.
- Determina el Rango de numeración con el que se generará cada documento en el sistema.
- Define otros datos de control, como si permite operaciones intercompany; descuentos por pronto pago se contabilizan por neto o bruto.
SAP tiene configurado clases de documento, sin embargo, dependiendo de las necesidades de la empresa se pueden configurar nuevas clases.
TRANSACCION OBA7 > IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > PARAMETRIZACIONES BASICASD E GESTION FINANCIERA NUEVO > DOCUMENTO > DEFINIR CLASES DE DOCUMENTO
Datos necesarios para configurar Clases de Documentos:
1) Identificación
- Codificación: clave de 2 caracteres alfanuméricos
- Texto: texto explicativo
2) Propiedades
- Rango: a cada clase de documento se le asigna un rango de numeración que determinará el # de docto con el que se registrará en el sistema. Ejemplo: cuando en sistema se guarda un docto y dice: Docto guardado con # 170000002
- Clase de documento de Anulación: Se define con qué clase de documento se anulará (reversar la operación con un contra asiento). Ejemplo, la clase de docto KR (factura de acreedor) se anula con XK. En caso de dejar el campo vacío se anula con la misma clase de docto original.
*NOTA DE AUDIO: La clase de documento de anulación generalmente se utiliza en aquellos doctos que generan numeración legal. Cuando SAP genera de manera automatica los números de factura no conviene que la anulación se realice con la misma clase de docto, porque dicha anulación generaría un nuevo docto con # legal. Para evitarlo se usa una clase de docto distinta para marcar las anulaciones.
- Grupo de Autorizaciones: Permite asignar roles, es decir, delimita qué usuarios pueden contabilizar y con qué clase de doctos.
3) Clases de cuentas permitidas
Se marcan qué tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.
4) Control
- Clase de documento neto: determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago si en la factura o en el pago. Este tema se verá a detalle en otra lección
- Deudor/Acreedor: impide que se contabilice en más de un deudor/acreedor. Las clases de docto que posean esta tilde solo podrán tener UN deudor / acreedor, que puede imputar varias posiciones.
- Contabilizaciones negativas permitidas: en SAP existen reportes de Cifras de Movimiento (cuánto se contabilizó en aumentos y disminuciones). Para no alterar estos reportes con anulaciones, se permite la anulación negativa. Tema de otra lección.
- Multisociedades GL: Las clases de docto que posean esta tilde permiten que se contabilice doctos para más de una sociedad en una ÚNICA OPERACIÓN.
- Sociedad GL asociada introducible: valido para implementaciones del módulo EC-CS Consolidación Empresarial. Éste módulo trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cuál es la unidad asociada.
5) Necesario para entrada de documentos
Desde la clase de documento se puede definir que los campos Referencia y Texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es importante que las fac de K y D posean este campo como entrada obligatoria para colocar el # de comprobante del interlocutor comercial.
6) Solo BI
Las clases de docto que posean esta tilde BI sólo podrán registrarse a través de Batch Input.
Es una técnica que consiste en simular a un usuario ingresando datos en SAP pero de manera automática y utilizando las validaciones que nos proporciona el sistema en sus transacciones.
Es un método seguro y fiable. Se utiliza generalmente cuando debe realizarse un elevado número de altas, modificaciones o bajas.
Supongamos que se deben introducir en una tabla base de datos 10.000 registros. Tenemos dos posibilidades ingresar los 10.000 registros manualmente, lo que nos tomará una enorme cantidad de tiempo o hacerlo en forma automática, mediante un Batch Input.
7) T/C Documento en Moneda Extranjera
Se especifica si para esta clase de docto se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los doctos que se generen en moneda extranjera. Ejemplo, especificar que se use tipo de cotización vendedor / comprador.
3. LOS RANGOS DE NUMERACION
Determina el # en que se guardará el docto contable en el sistema. Se pueden numerar de la siguiente forma:
- Asignación Interna: El sistema genera el # de docto: numérico y consecutivo.
- Asignación Externa: usuario asigna # : Numérica o alfanumérica. NO guarda correlatividad. Se usa en Interfaces.
TRANSACCION FBN1 CREAR RANGOS DE NUMEROS IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > RANGOS DE NUMEROS DE DOCUMENTO > DOCUMENTOS EN VISTA DE REGISTRO > DEFINIR RANGOS DE NUMEROS DE DOCTO DE LA VISTA DE ENTRADA DE DATOS
TRANSACCION OBH1 Copiar los intervalos de rangos de números del docto contable de una sociedad a otra ó Copiar intervalos de un ejercicio a otro.
Definiciones:
Rango: Clave que identifica el rango de # que estamos creando. Se asigna a la clase de docto. Muchas clases de docto pueden tener asignado el mismo rango.
Año: Los doctos pueden numerarse por año o por ejercicio. Cada año el rango de # vuelve a empezar desde el inicio. Pero si se completa en este campo con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por año.
Desde: # con el que empieza el rango
Hasta: # con el que termina el rango
Número Actual: último # emitido. Si se deja en blanco, el sistema comenzará asignando el # desde el inicio del rango. Si se completa con un valor, el sistema emitirá el # siguiente que corresponda.
Número Actual: permite identificar si el rango será externo. Aunque sea externo se debe especificar el rango.
*NOTA: Los RANGOS NO pueden SOLAPARSE. Cada número solo puede estar contenido en un único rango. SI algún rango se ingresa mal, no podrá grabarse la transacción.
4. CLAVES DE CONTABILIZACION
Determinan el tipo de imputación: D, K, S, AA, MM; Determina si una imputación se realiza en el Debe o Haber.
Adicional tiene las siguientes funciones:
- Indicador relevante para ventas
- Indicador relevante para pagos
- Indicador CME
- Controlar status campo de la imputación
TRANSACCION OB41 > IMG > GESTION FINANCIERA NUEVO > PARAMETRIZACIONES BASICAS DE GESTION FINANCIERA NUEVO > DOCUMENTO > DEFINIR CLAVES DE CONTABILIZACION
SAP tiene definidas las claves de contabilización pero pueden crearse nuevas.
Al crear la clave de contabilización se define:
- Si la clave es para Debe o Haber
- La cuenta que imputará ( sólo puede elegirse una. Relación: UNA Clave de contabilización - UNA Cuenta)
- Posición con efecto sobre ventas
- Operación de pagos
- CME
- Clave de Contabilización de anulación
*NOTA: Las CLAVES de CONTABILIZACIÓN también tiene un GRUPO de STATUS CAMPO (determina qué campos son obligatorios, opcionales u ocultos al imputar una posición). Tema vera en otra lección