Las clases de documentos y claves de contabilización
Los documentos contables
En SAP se encuentran los documentos estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructura poseen un dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control.
Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asocia ni depende de una sociedad en particular.
La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de que tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.
Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
- Controla que tipo de cuentas se pueden imputar.
- Determinan el rango de numeración con el cual se generara cada documento en el sistema.
- Define otros datos de control.
Datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos:
1.Identificacion
- Codificación: las clases de documento se pueden identificar con una clave de dos caracteres alfanuméricos.
- Texto: se ingresa un texto explicativo que permita identificar para que operaciones se utiliza la clase de documento.
2.Propiedades
- Rango: a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinara el numero de documento con el cual se registrara el documenten el sistema.
- Clase de documento de Anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se puede definir si ese documento de anulación se identificara con una clase de documento diferente.
- Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones de manera de limitar que usuarios contabilizaran con que clase de documento.
3.Clase de cuentas permitidas
En este sector se marcan que tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clases de documentos pueden elegir diferentes tipos e cuenta.
4.Control
- Clases de documento neto: este control determina en que momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
- Deudor/Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean este tilde solo podrán tener o un deudor o un acreedor. Lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.
- Contabilizaciones negativas permitidas: en SAP existen reportes de Cifras de movimientos, es decir, cuanto se contabiliza en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa.
- Multisociedades GL: las clases de documentos que poseen este tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. Si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operación podemos registrar mas de un documento al mismo tiempo.
- Sociedad GL asociada intraducible: este dato es importante para las implementaciones del modulo EC-CS Consolidación Empresarial. El modulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.
5.Necesario para entrada de documentos
Desde la clases de documento se puede definir que los campos Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo. Referencia como entrada obligatoria
6.Solo BI
SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga masivas de documentos. La clases de documento que posean el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input.
7.T/C Documento en Moneda Extranjera
En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generan en moneda extranjera.
Tablas Importantes
- BKPF Es la tabla de que contiene los datos de cabecera. La clase de documento la encontramos en esta tabla en el campo BLART.
- BSEG Esla tabla de que contiene ls posiciones de un documento: Las claves de contabilización las encontramos en el campo BSCHL.