Unidad 3 Parametrización de documentos y operaciones contables.
Lección 1 Clase de documentos y claves de contabilización.
1| Documentos contables.
Todo documento SAP se estructura en datos de cabecera y de posición, sabemos que en la cabecera encontramos: la clase de documentos dato de control fundamental, la fecha del documento y su fecha de contabilización, Sociedad, moneda, tipo de cambio y referencia; igualmente conocemos que los datos de posición encontramos un datos de control la clave de contabilización, de dos caracteres que es la que determina si es una imputación al debe o al haber que puede corresponder a una cuenta de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).
Los datos de control fundamentales (Clase de documento y la clave de contabilización), se define a nivel de mandante, esto es no se asocian ni depende de una sociedad en particular.
Todo documento SAP se identifica por los datos de: Número de documento, Sociedad y Ejercicio.
2| Clase de documentos. Transacción OBA7
SPRO /img /Gestión Financieras (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo)/documento/Definir clases de documento.
Tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa, y que nos permite conocer que tipo operación corresponde cuando visualizamos un reporte de partidas abiertas. Sus funciones de control son:
- Controla tipo de cuenta a imputar.
- Determina rango de numeración.
- Define datos de control
3| Rango de numeración.
Una de las funciones de control de la clase de documentos es la de determinar un rango de numeración para los documentos contables, los cuales pueden ser de la siguiente manera:
- Asignación interna: El sistema genera automáticamente el número del documento y la numeración será consecutiva y solo numérica.
- Asignación externa: El usuario asignara la numeración, que puede ser alfanumérica o numérica, no guardo correlatividad. Por lo general esta numeración utiliza unas interfaces con otros sistemas externo.
Crear rangos de números. Transacción FBN1
Pantalla de ingreso. Encontramos los siguientes campos de opciones:
-Sociedad: Por cada sociedad siempre se define un rango de documentos, por lo que puede existir el mismo rango de documentos, pero en distintas sociedades.
-Visualizar intervalos: Visualiza los rangos de numeración generados.
-Modificar intervalos: Los rangos de numeración pueden ser modificados:
-Status: Permite la modificación el último número actúa generado por el sistema. No se debe volver hacia atrás el contador de números.
Creación de rangos de números.
-Rangos: Clave que identifica el rango de números que se está creando, es el que se asigna a la clase de documentos.
-Año: la numeración puede ser por año o por ejercicio.
-Desde y Hasta: Numero con la que inicia la numeración y el ultimo que la termina.
-Número actual: Es el último número emitido que inicia la partida de numeración.
-Extremo: Marca que permite identificar que el rango de numeración será externo.
NOTA: los rangos de numeración no pueden solaparse.
Transacción OBH1 : Nos permite copiar intervalos de numeración de una sociedad a otra y de un ejercicio a otro.
4| Clave de Contabilización. Transacción OB41
Son las que determinan si una imputación se realiza al DEBE o al HABER, además del tipo de imputación que se esta realizando, deudor, acreedor, cuenta mayor, activo fijo o materiales.
Además, la clave de contabilización tiene las siguientes funciones:
-Indicador relevante para ventas: Los que tengan esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestran algunos reportes del sistema.
-Indicador relevante para pagos: Relevantes en pagos.
-Indicador cuenta mayor especial: Indicador CME.
-Control de status campo de la imputación.
Customizing:
Para una clave de contabilización se define los siguientes datos a saber:
-Si es una clave para al debe o el haber.
-Clase de cuenta que se imputara.
Otras propiedades.
- Posición para efectos sobre ventas: Se tiene en cuenta en la determinación del volumen de la operación.
- Cuenta de mayor especial: Imputación CME.
- Clave de contabilización de anulación: Especifica que es una clave para contabilizar una anulación.
- Operación de pago: Posición relevante para pago. (15 para deudores y 25 para pagos).
Fuente: Cvosoft