CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN
1. Documentos contables
Datos de cabecera ---> Clase de documento (se define a nivel mandante)
Datos de posición --> Clave de contabilización (se define a nivel mandante)
2. Clase de documento
Útil para diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Tiene las siguientes funciones de control:
Controla que tipo de cuentas se pueden imputar.
Determina el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.
Define otros datos de control
TRANSACCIÓN OBA7 Definir clase de documento
Para configurar una clase de documento necesitamos ingresar:
* Codificación --> Clave de 2 caracteres alfanuméricos
* Texto --> Identifica para documentos se utilizará la clase de documento.
* Rango --> Rango de numeración con el cual se registrará en sistema
* Clase de documento de anulación --> Clase de documento con el cual se documentará la anulación ( si no se coloca nada, la anulación queda con la de documento original)
* Grupo de autorizaciones --> Para limitar por roles y funciones qué usuarios contabilizarán con que clase de documento.
- Clase de cuentas permitidas --> Que tipo de cuentas se pueden imputar en cada clase de documento.
- Control
* Clase de documento neto --> Determina en que momento se considera un descuento por pronto pago, en la factura o en el pago.
* 1 Deudor / Acreedor --> Impide que se contabilice más de un deudor o acreedor. Se permiten varias posiciones al mismo acreedor o deudor.
* Contabilizaciones negativas permitidas
* Multisociedades GL --> Permite que se contabilicen documentos para más de una sociedad en una única operación.
* Sociedad GL asociada introducible --> Para operaciones entre empresas del mismo grupo.
- Necesario para entrada de documentos
Desde la clase de documento podemos definir que el campo de referencia y texto de cabecera, sean datos obligatorios o no.
Con el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch input.
- T/C documento en moneda extranjera
Para especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente.
3. Rango de numeración
Los documentos se pueden numera de la siguiente manera:
* Asignación interna: El sistema genera el número de documento (numérico).
* Asignación externa: El usuario asigna el número de documento, puede ser numérico o alfanumérico y no guardar correlatividad.
--> Crear rango de números
TRANSACCIÓN FBN1 (Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos)
Pantalla de ingreso
Sociedad
Visualizar intervalos : Visualizar rangos de números existentes
Modificar intervalos : Modificar o agregar nuevos rangos de números.
Status : Permite modificar el número actual que es el último número generado por el sistema.
Creación de rango de números
Rango: Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Se asigna a la clase de documento.
Año : Los documentos pueden numerarse por año o por ejercicio, de tal manera que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio.
Desde: Número con el cual comenzará el rango.
Hasta: Número donde finaliza el rango.
Número actual: Último número emitido.
Externo: Para identificar que el rango de numeración es externo, aún así se debe de especificar el rango.
4. Claves de contabilización
Determinan si una imputación se realiza al debe o al haber, así como el tipo de imputación que estamos realizando, si es al deudor, acreedor, etc.
Funciones:
* Indicador relevante para ventas
* Indicador relevante para pagos
* Indicador de cuenta mayor especial (CME)
* Controla el status campo de la imputación
Customizing
TRANSACCIÓN OB41 (Definir claves de contabilización)
La clave de contabilización se define con:
* Indicando si corresponde al debe o al haber
* Indicando la clase de cuenta que se imputará
Otras propiedades:
* Posición con efecto sobre ventas--> Para tomar en cuenta en el volumen de operaciones
* CME
* Clave de contabilización de anulación --> Especifica con que clave se contabilizará la anulación.
* Operaciones de pago.