PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES
Clases de documentos y Claves de contabilización
1. Documentos contables
Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras posee un dato de control fundamental cada posición la clave de contabilización es el principal campo de control
Estructura:
· Datos de cabecera: se encuentran la clase documento
· Datos de posición: se encuentra la clave de contabilización es el principal campo de control
Todas las claves de contabilización se definen a nivel de mandante, no se asocia ni depende de sociedad en particular.
2. Clase de Documento
El objetivo funcional es permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber qué tipo de operación se trata por medio de la clase de documento
Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
- · Controla que tipo de cuentas se pueden imputar.
- · Determina el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.
- · Define otros datos de control como si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc.
SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante, se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo con la necesidad de la empresa.
Transacción OBA7: IMG => Gestión Financiera (Nuevo) => Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera (Nuevo) => Documento => Definir clases de documento.
Datos necesarios para la configuración de clases de documentos:
1. Identificación
· Codificación: Clave de dos caracteres alfanuméricos.
· Texto: Explicativo para definir qué operaciones se utilizará la clase de documento.
2. Propiedades
· Rango: A cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinara el número de documento con el cual se registrara en el sistema.
· Clase de documento de anulación: Si un documento se anula el sistema reverso la operación con un contra asiento.
· Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles para autorizar a determinados usuarios, grupos de autorizaciones de manera de limitar qué usuarios contabilizaran con qué clase de documento
3. Clase de cuentas permitidas:
En este sector se marcan que tipos de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.
4. Control
· Clase de documento neto: Determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
· Deudor/Acreedor: Este control impide que se contabilice a más de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean ese check solo podrán tener a un deudor o acreedor. Lo que si está permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.
· Contabilizaciones negativas permitidas: En SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir cuánto se contabilizó en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa.
· Multisociedades GL: las clases de documentos que poseen este check, permite que se contabilicen documentos para más de una sociedad en una única operación.
· Sociedad GL asociada introducible: Este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación Empresarial. El módulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.
5. Necesario para entrada de documentos
Desde la clase de documentos se puede definir que los campos Referencia y Texto de Cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de Acreedores y Deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor comercial.
6. Solo BI (Batch Input)
SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer cargas masivas de documentos. Las clases de documento que posean el check BI solo podrán registrarse a través de Batch Input.
7. T/C Documento en Moneda Extranjera
En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Ej. Si registramos facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documentos para pagos considere el tipo de cotizacion Vendedor.
3. Rangos de Numeración
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
· Con asignación interna: Es decir el sistema generara el número de documento. Puede ser numérico y dicha numeración en orden consecutivo.
· Con asignación externa: El usuario que registre el documento será quien le asigne un número al documento que se generara. Esta asignación no aguarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo.
Crear rangos de números
Transacción FBN1: IMG => Gestión Financiera (Nuevo) => Rangos de números de documento => Documentos en vista de registro => Definir rangos de números de documentos de la vista de entrada de datos
Pantalla de ingreso:
· Sociedad: los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Pueden existir documentos con el mismo número, pero de distintas sociedades
· Visualizar intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.
· Modificar intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
· Status: Permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema y no permite volver hacia atrás el contador numérico
Creación de Rangos de Números
· Rango: clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documentos pueden tener asignado el mismo rango.
· Año: los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si en año se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por años.
· Desde: número con el cual comenzara el rango.
· Hasta: número donde finaliza el rango.
· Número actual: ultimo número emitido por el sistema. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzara a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el numero siguiente al ingresado en número actual
· Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ejemplo, Desde A hasta ZZZZZZZZ si el alfanumérico.
Los rangos no pueden solaparse, cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción
Por la transacción OBH1 se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro.
Cada documento de SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:
· Numero de documento
· Sociedad
· Ejercicio
4. Claves de Contabilización
A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al Debe o al Haber. En SAP la clave de contabilización es también la que determina qué tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.
Adicionalmente tiene las siguientes funciones:
· Indicador relevante para ventas: documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.
· Indicador relevante para pagos: es relevante para pagos o diferencias en pagos.
· Indicador Cuenta de Mayor Especial (CME): con esta tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.
· Controlar el status campo de imputación
Customizing
Transacción OB41: IMG => Gestión Financiera (Nuevo) => Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera (Nuevo) => Documento => Definir claves de contabilización
Pueden crearse nuevas claves de contabilización:
· Si es una clave para el Debe o el Haber
· La clase de cuenta que se imputara
OTRAS PROPIEDADES:
· posición con efecto sobre ventas: las posiciones que se hayan entrado, se tengan en cuenta según el volumen de operaciones
· cuenta de mayor especial: indica si son imputaciones con CME
· clave de contabilización de anulación: especifica la clave de una anulación
· operación de pago: si son posiciones relevantes para pagos
TABLAS IMPORTANTES
BKPF: contiene datos de cabecera. La clase de documento se encuentra en el campo BLART
BSEG: contiene posiciones de un documento. La clase de documento se encuentra en el campo BSCHL