✒️SAP FI / Las clases de documentos y claves de contabilización Por Yermi Manrique Castillo

CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACION

1. DOCUMENTOS CONTABLES: Los documentos SAP están estructurados en datos de cabecera (clase de documento) y datos de posición (clave de contabilización – Ppal campo de control).

· Clases de documentos y las claves de contabilización se definen a nivel mandante, quiere decir que no se asocia ni depende de una sociedad en particular.

2. CLASE DE DOCUMENTOS: Su objetivo funcional es permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en la empresa.

· Al visualizar un reporte de partidas individuales o una mayor contable puede ver qué tipo de operación es, por la clase documento.

· Funciones de Control de las Clases de Documentos:

â–¶ Controla que tipo de cuentas se pueden imputar.

â–¶ Determina el rango de numeración con el cual se genera cada documento en el sistema.

â–¶ Define otros datos de control, EJ: Si permite operaciones Intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto.

â–¶ SAP tiene configurada cantidad de clases de documentos, se pueden definir nuevas por laecesidad de la empresa.

â–¶ Transacción OBA7 – IMG –Gestión Financiera(Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera (nuevo) – Documento – Definir Clase de Documento

â–¶ Configuración de Clases de Documentos:

a) Identificación:

· Codificación: identifica con 2 caracteres alfa#

· Texto: ingresa para identificar para que operaciones se usa

b) Propiedades:

· Rango: cada clase de documento se le asigna un rango de numeración que determina el número de documento que se registra en el sistema.

· Clase de Documento de Anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. Aquí se define si ese documento de anulación se identificara con una clase de documento diferente.

· Grupo de Autorizaciones: este campo es para roles y perfiles, permitirá asignar a usuarios grupo de autorizaciones, limitar que usuarios que contabilizaran y con qué clase de documento.

c) Clase de Cuentas Permitidas: aquí se marcan que tipo de cuentas están permitidas imputar cada clase de documento. Se puede elegir diferentes tipos de cuentas.

d) Control

· Clase de Documento Neto: este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o el pago.

· Deudor / Acreedor: Impide que se contabilice a más de un deudor o acreedor. Está permitido tener varias posiciones.

· Contabilizaciones negativas permitidas: en SAP hay reportes de cifras de movimiento, cuando se contabiliza aumentos y disminuciones, para no alterar los reportes con anulaciones, se permite anulación negativa.

· Multisociedades GL: marca tilde, permite que se contabilicen documentos para más de una sociedad en una única operación. En una misma operación puede registrar más de un documentos al mismo tiempo.

· Sociedad GL asociada Introducible: este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación Empresarial. Relaciona operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando esta opción en cada posición pone cual es la unidad asociada.

e) Necesario para entrada de documentos: desde la clase de documento se puede definir que los campos de referencia y texto de cabecera sean o no datos obligatorios. El campo de referencia debe ser obligatoria en acreedores y deudores ya que guarda el número del comprobante.

f) Solo BI: SAP tiene cargas masivas de documentos, los documentos con tilde BI solo se registrar por Batch Input.

g) T/C documento en Moneda Extranjera: especifica si para el documento se debe usar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera

3. RANGOS DE NUMERACION: los documentos se numera de la siguiente manera

· Con Asignación interna: El sistema genera el número del documento, es #rico y consecutivo.

· Con Asignación externa la cual puede ser numérica o alfa#: el usuario que registre el documento asignara el número. Esta numeración se usa en las interfaces con otros sistemas, donde el número es asignado por un sistema externo.

â–¶ CREAR RANGO DE NUMERO:

§ Transacción FBN1 – IMG – Gestión financiera (nuevo) – Rango de números de Documento – Documentos en Vista de Registro – Definir Rango de Números de Documento de la Vista de Entrada de Datos

§ Pantalla de Ingreso:

§ Sociedad: Los rangos de números de documentos son por sociedad. Puede existir dos documentos con el mismo número pero diferentes sociedades.

§ Visualizar Intervalos: ver los rangos de números existentes

§ Modificar Intervalos: modificar o agregar nuevos rangos de números

§ Status: permite modificar el número actual que es el último generado por el sistema.

§ Creación de rango de números:

§ Rango: clave que identifica el rango de números creados. Este rango es el que se asigna a la clase de documento.

§ Año: Los documentos puede asignarse por año o ejercicio

§ Desde: # con que inicia

§ Hasta: # con que finaliza

§ Número Actual: Último número emitido.

§ Externo: es la marca que identifica que el rango de #ración es externo

§ Los rangos no puede solaparse, c/numero solo puede estar contenido en un único rango, si un rango se ingresa mal no se graba la transacción.

§ Se puede copiar intervalos de rangos de una sociedad a otra, o de un ejercicio a otro (transacción OBH1)

§ Cada documento en SAP está identificado con:

§ # de documento

§ Sociedad

§ Ejercicio

4. CLAVES DE CONTABILIZACION: Determina si una imputación es en el debe o haber, también determina el tipo de imputación, si es deudor, acreedor. Cuenta mayor, activos fijos y materiales. Tiene las sgtes funciones:

· Indicador relevante para ventas: los documentos que tengan esta marca se tendrá en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes

· Indicador relevante para pagos: indica relevante para pagos o diferencias en pagos

· Indicador cuenta de mayor especial: las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME

· Controlar Status de campo de la imputación.

â–¶ CUSTOMIZING:

· Transacción OB41 - IMG – Gestión financiera (nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera (nuevo) – Documento – Definir claves de contabilización

· En una clave de contabilización se define:

§ Si el clave para el debe o haber

§ La clase de cuenta que se imputara (solo elige una clase de cuenta por clave de contabilización)

· Otras propiedades:

§ Posición con efecto sobre las ventas: este indicador hace que las posiciones del documento que se entraron con esta clave de contabilización se tenga en cuenta en la determinación del volumen de operaciones

§ Cuenta de mayor especial: indica si son imputaciones con CME. EJ clase 09 y 19 Deudores

§ Clave de contabilización de Anulación: específica con clave se contabilizara una anulación. EJ los registro con clave 40(Db) se anula clave 50 (Hb)

§ Operación de Pago: indica si son posiciones relevantes para pagos. EJ clave 15 para deudores (cobros) clave 25 (pagos)

· Las claves de contabilización también tienen un Status de Campo que determina que campos son obligatorios. Opcionales u ocultos al momento de imputar una posición

â–¶ TABLAS IMPORTANTES:

· BKPF: contiene los datos de cabecera, la clase de documento está en esta tabla en el campo BLART

· BSEG: contiene las posiciones de un documento. La claves de contabilización están en el campo BSCHL