✒️SAP FI / Las clases de documentos y claves de contabilización Por Jesus Chuco Torres
SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
1. CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIONES – 21M LU
1.1. DOCUMENTOS CONTABLES
Cada documento en SAP esta conformado por un dato cabecera y un dato de posición y cada sector tiene su propio control:
• Datos de cabecera con la clase de documento
• Para los datos de posición con la clave de contabilización
Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel de mandante quiere decir que no depende de una sociedad en particular.
1.2. CLASE DE DOCUMENTO
Objetivo funcional: permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa
Funciones de control:
• Controlar que tipo de cuentas se puede imputar, por ejemplo, una factura acreedor no se le puede imputar a un deudor, solo se permite imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor.
• Determinar el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema
• Define otros datos de control, por ejemplo, si permite operaciones intercompany, si los dctos. Se realizan por el neto o bruto.
SAP ya trae definido estas clases de documento, pero si gustas puedes crear adicionales:
TX OBA7
1) Identificación
a. Codificación, 2 caracteres
b. Texto, texto descriptivo para identificar las operaciones a realizarse con esta clase de documentos.
2) Propiedades
a. Rango, se debe asignar un rango de numeración que determinará el número de documentos con el cual se registrará el documento en el sistema
b. Clase de documento de anulación, aquí se especifica con que clase de documento se anulará su contra asiento si se decide anular, en caso se decida anularse con la misma clase, se deja el espacio en blanco.
c. Grupo de autorizaciones, permite asignar los grupos de usuarios autorizados para ejecutar esta clase de documentos.
3) Clases de cuentas permitidas
Se marca que tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento
4) Control
a. Clase de doc. Neto, determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
b. Deudor/acreedor, este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor, las clase s de documento que posean este tilde solo podrán tener un deudor o acreedor
c. Contabilizaciones negativas permitidas,
d. Multisociedades GL, permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación.
e. Sociedad GL asociada introducidle, dato importante para las implementaciones del módulo EC-CS consolidación empresarial, este campo te permitirá introducir en cada posición del documento la unidad asociada.
5) Necesario para entrada de documentos, desde aquí se puede obligar a todas las contabilizaciones colocar tanto el texto cabecero de documento como el número de referencia que muchas veces sirve como campo para la factura.
6) Solo BI, si se marca solo se podrán registrar a través de batch input.
7) T/C documento en moneda extranjera, aquí se especifica el tipo de cotización especifica que se desea lleven todos los documentos(tipo de cotización vendedor, comprador o promedio),
1.3. RANGO DE NUMERACIÓN
Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:
• Con asignación interna, el sistema generará el número de documento. En este caso sólo podrá ser numérico y de manera consecutiva.
• Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica, esta no guarda correlación, esto habitualmente se utiliza para interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo.
Operación: Creación de rangos de numeración
TX: FBN1
Pantalla de ingreso:
• Sociedad, los rangos siempre son por sociedad.
• Visualizar intervalos, permite visualizar los rangos de números existentes.
• Modificar intervalos, permite agregar o modificar un intervalo
• Status, permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema
TX copiar los rangos de números de una sociedad a otra o de un ejercicio a otro.
• Copiar a sociedad – OBH1
• Copiar a ejercicio – OBH2
Cada documento en SAP esta identificado por 3 cosas: número de documento, sociedad y ejercicio.
Creación de rangos de números:
• Rango, clave que identifica el rango de números que estamos creando, este es el rango asignado a la clase de documento.
• Año, los documentos pueden numerarse por año o ejercicio, es decir cada año volverán a cero.
• Número actual, último número emitido, se puede dejar en blanco y el sistema comenzará a numerar desde el inicio del rango.
• Externo, marca para identificar una numeración externa, igual se debe especificar un rango.
LOS RANGOS NO PUEDEN SOLAPARSE, CADA NÚMERO SOLO PUEDE ESTAR CONTENIDO EN UN ÚNICO RANGO.
1.4. CLAVE DE CONTABILIZACIÓN
A nivel funcional, las claves de contabilización son las que se determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina el tipo de imputación que estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales.
Otras funciones:
• Indicador relevante para ventas, los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrá en cuenta en los volúmenes de operación.
• Indicador relevante de pagos, indicador relevante para pagos.
• Indicador cuenta de mayor especial CME, para que puedan llevar un indicar CME.
• Controlar el status campo de la imputación.
Customizing:
TX OB41
SAP, trae definidas todas las claves de contabilización para las operaciones de una compañía, pero si se desea crear se tiene que especificar lo siguiente:
• Si una clave es del debe o haber
• Clase de cuenta a imputarse, solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización.
Otras propiedades:
• Posición con efecto sobre ventas
• Cuentas de mayor especial, indica si se trata de imputaciones con CME. Por ejemplo claves 09 y 19 para deudores.
• Claves de contabilizaciones de anulación por ejemplo la 251 y 252.
• Operación de pago, indica si se trata de posiciones relevantes para pagos.
Grupo de status campo, las claves de contabilización también tienen un status campo que determina que campos son obligatorios, ocultos, opcionales, etc.
TABLAS IMPORTANTES:
• BKPF, datos que contienen los datos de cabecera, la clase de documento la encontramos en la tabla en el campo BLART
• BSEG, contiene las posiciones de un documento, la clave de posición la encontramos en el campo BSCHL.
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de Jesus Teobaldo Chuco Torres, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Expert
Jesus Teobaldo Chuco Torres
Profesión: Ingeniero Industrial - Peru - Legajo: KG86F
✒️Autor de: 127 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor SAP CO Nivel Inicial
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor SAP FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniero industrial, con experiencia en el campo financiero, proyectos y costos asumiendo actualmente el puesto de analista de costos en arca continental.
Certificación Académica de Jesus Chuco
