✒️SAP FI / La parametrización del programa de pagos Por Ana Perez Herrera

UNIDAD 4 - LECCIÓN 3 PARAMETRIZACIÓN DEL PROGRAMA DE PAGOS

1- PROCESO DE PAGOS AUTOMÁTICOS

El programa de pagos de SAP F110 permite:

• Seleccionar fras ptes q deban pagarse
• Contabilizar doc de pago
• Imprimir medios de pago, utilizar ISD (intercambio de soporte de datos) o crear EDI (intercambio de datos electrónico)

Es un programa flexible y tb permite definir las características de pago de acuerdo a cada país.

Datos necesarios para la ejecución del programa de pagos:

• Cuentas bancarias
• Banco propio
• Vias de pago
• Suplemento Via de pago: permite separar los pagos de una misma via de pago
• Condición de pago
• Pagador alternativo

- Datos relevantes en contabilización de fras: se copian los datos del registro maestro pero pueden modificarse para cada doc y poner datos de pago propios de cada fra. Los datos mas relevantes de las fras, ademas de los del dato maestro, son:

• Bloqueo de pago
• Fecha de vencimiento

- Pasos del programa de pagos:

• Parámetros: definimos qué se paga y vías de pago
• Propuesta de pago: lista de fras ptes, se pueden bloquear o desbloquear para el pago y tb reasignar los bancos.
• Ejecución del pago: se crean los doc de pago y se registra en contabilidad
• Impresiones y soportes

2- CONFIGURACIÓN

Desde la transacción FBZP realizamos los pasos necesarios para configurar el programa de pagos. También desde la F110, Menú> entorno > Actualizar config.

SAP ya trae preconfigurado los primeros pasos y ya según la sociedad se ajusta lo demás. Pasos a seguir:

>>Sociedades: configurar qué soc será pagadora y emisora, ya que podemos generar operaciones multisociedades. Si no se completa este campo la sociedad emisora sera la soc pagadora.

• Pago separado por división: si se marca, el sistema clasifica los pagos segun las divisiones dnd se registraron las fras.
• Suplementos de la via de pago: podemos clasificar los pagos segun un criterio definido por el usuario o la empresa. Se deben crear suplem de via de pago que consista en 2 caracteres y q se asigne al dato maestro de deudor y acreedor. Cnd se contabilice un doc, los datos se asignaran automaticamente a las posiciones individuales. También se puede asignar manualmente cnd se registre el doc.
• Dias de gracia: si los acreedores lo conceden, estos dias se introducen y asi se puede desplazar el pago de algunas partidas vencidas hasta la prox ejecución de pago sin perder los DPP. Si no hay días de gracia, el campo se deja en blanco.
• Operaciones con CME: se especifican las operaciones con CME q se pueden tratar con el programa d pagos.

>> Sociedades pagadoras: aquí definimos lo siguiente:

• Importes mínimos para entrada y salida de pagos
• Sin diferencias de T/C: los pagos en moneda ext se pagarán al valor que se registraron en ML, no al T/C del momento del pago
• Pago separado por Referencia: emite un pago diferente por cada nº de fra q tenga el acreedor
• Pagos mediante efectos: si se marca, tendremos q completar los datos referidos a efectos. En cuanto a la generación de efectos, debemos seleccionar cómo y cuantos efectos el sistema deberá emitir por cada ejecución de pagos. Tb los límites mínimos y máximos en los q puede vencer un efecto. En la parte de formulario, se asigna el formulario que irá con el pago que se emita, por ejem. una nota de pago.

>> Vías de pago en el país: se definen las vías de pago que estarán habilitadas para los distintos países. En las vías de pago por país se define si es para pagos recibidos o realizados y la clasificación, es decir, transfe, cheque o efecto.

Además se pueden establecer ciertos controles sobre los datos que debe poseer el registro maestro del acreedor. Por ejemplo, si es por transfe debe existir una cuenta bancaria, si es pago por efecto el indicador CME para ellos.

Por último, se asigna el programa impresor de los medios de pago. Si es cheque o efecto el programa q los imprime y si es transfe el programa q genera los archivos.

>> Vías en pago en la sociedad: es específico para la sociedad y se define:

• Importes mínimos y máximo para la vía de pago
• Si se permiten pagos a acreed extranjeros, bancos extranjeros o pagos en moneda extr.
• Agrupación de partidas: si se hace un pago por cada partida o si las de un mismo acreedor se agrupan en un único doc o un pago por dia de vto.
• Control en selección de Banco: optimización, es decir el usuario elige con q bancos se paga. Sino el sistema optimizará los bancos de acuerdo al código postal del acreedor o en función del banco del acreedor y los bancos propios.
• Formulario para cheques o efectos, si corresponde.

>> Determinación de bancos: Varios pasos divididos en carpetas a los que accedemos tras elegir la sociedad. Una a una son:

• Orden de Jerarquía: ingresamos los bancos en el orden en el q el programa debe tenerlos en cuenta para el pago segun la vía de pago. Se combina la vía de pago con el banco propio, e ingresamos los sig. datos: Vía de pago, moneda (sino se usa para todas), Orden jerárquico, Banco propio. * El orden es importante ya que si el dato maestro tiene un banco propio éste tiene prioridad. Si en la partida hay otro banco diferente tiene prioridad éste ultimo. Si no hay bancos el sistema utiliza el orden de jerarquía. Aun así en el momento de la propuesta podremos modificar el banco.
• Cuentas bancarias: determinar las cuentas de mayor. Se determinan por bco propio, via de pago, moneda e ID de cuenta. Podemos tener para un mismo banco diferentes cuentas transitorias, dependiendo de la via de pago. Si es con efecto, en la cta transitoria se pone la cuenta mayor correspondiente y en la columna cuenta de compensación se pone la cta de bancos en la q se registrará al vto del efecto.
• Importes previstos: lista de bancos propios y el importe de recursos disponibles en cada uno. Para crear una nueva entrada debemos definir: el banco y cuenta, los dias hasta la fecha valor, monedas y el importe previsto para el pago.
• Fecha valor: se utiliza en la gestión de caja para realizar un seguimiento de la salida de fondos. Por ejem las trasfer se deducen del banco el dia sig sin tener en cuenta el importe, por eso el dinero debe estar disponible el día sig para pagos en esta vía. El valor será el 1 en el campo "Días hasta la fecha valor" Fecha valor = fecha de contabilización de ejecución de pago + días hasta la fecha valor. Si no se pone nada en la gestión de caja se verá como fecha valor el día de contabilización de las operaciones.
• Gastos/comisiones: Es un campo para los gastos bancarios que formen parte de los pagos. Para la entrada de pagos, el sistema deduce los gastos y para la salida los añade. También se contabiliza en la cuenta correspondiente, para ello requiere una clave de contabilización y una imputación.

>> Bancos propios: Se puede ajustar la parametrización de bancos propios en función del customizing de pagos automáticos.

- Suplemento de Vías de pago: se utiliza para agrupar pagos en el programa de pagos, para cada suplemento se realiza un pago individual. Permite separar pagos q tienen una misma via de pago. Por ejemplo cnd un proveedor quiere q le paguemos una fra con un cheque y otras 2 con otro cheque. Nos permite hacerlo siendo la misma via de pago y un mismo acreedor.