✒️SAP FI / La parametrización del programa de pagos Por Alondra Arpero Carreón

Proceso Pagos Automáticos:

Programa F110 herramienta ayuda a usuarios a gestionar pagos a acreedores; permite realizar automático lo siguiente:

• Seleccionar facturas pendientes deben pagarse
• Contabilizar documentos pago
• Imprimir medio pago, usar ISD (intercambio de soporte datos) o crear EDI (intercambio datos electrónico)

Programa flexible permite definir características pago de acuerdo cada país (vía pago, formulario pago o especificaciones de soporte datos)

Datos relevantes en maestros acreedores y deudores, para ejecutar programa:

• Cuentas Bancarias: usan para preparar archivos de transferencias electrónicas
• Banco Propio: banco con cual realizaran pagos al acreedor
• Vía Pago: el/los métodos pago con cuales podrá pagar al acreedor
• Suplemento Vía Pago: permite separar pagos de misma vía pago
• Condición Pago: determina vencimiento tendrán partidas
• Pagador Alternativo: facturas que se adeudan a acreedor pueden pagar a un tercero o quien acreedor disponga; si existe pagador alternativo pagos salen a nombre acreedor alternativo

Datos relevantes en Contabilización Facturas:

Copiara datos de registro maestro, pueden modificarse para cada documento e ingresar datos de pago propios a cada factura.

• Bloqueo Pago: partidas pueden bloquearse para no puedan pagarse
• Fecha Vencimiento: usuarios cuentas a pagar deben hacer análisis de vencimientos y revisar datos sean correctos evitando errores en pagos

Pasos Programa Pagos:

• Parámetros: define qué tiene pagar y qué vías pago usaran
• Propuesta Pago: programa genera lista de interlocutores comerciales y facturas pendientes que vencieron pago. Puede bloquear o desbloquear facturas para pago y reasignar bancos con cual pagará partidas abiertas
• Ejecución Pago: crean documentos pago y actualiza cuentas de libro mayor y libros auxiliares
• Impresiones y Soportes: planifican programas de impresión y soporte datos

Configuración:

Puede acceder desde única transacción permite realizar todos pasos necesarios ordenados para configurar programa pagos

Transacción FBZP:

Transacción F110 Menú > Entorno > Actualizar Configuración

SAP tiene preconfigurado primeros pasos, solo realiza ajustes necesarios dependiendo necesidad de cada sociedad

Pasos debemos seguir para configurar programa pagos:

Sociedades (todas)

Especificar cuales son sociedades pagadoras y emisoras, programa pagos automáticos puede generar operaciones multisociedades. Si configuración con completa campo sociedad emisora sistema considera automático sociedad emisora como sociedad pagadora.

• Pago Separado por División: sistema clasifica pagos de acuerdo a divisiones en cuales registran facturas y/o documentos acreedor
• Suplementos de vía pago: posibilidad clasificar pagos de acuerdo a criterio definido por usuario o empresa. Para usarlo debe crear suplementos de vía pago consista en dos caracteres y pueda asignar a registros maestros deudor y acreedor. Al contabilizar documento en sistema los datos de suplemento de pago se asignan automático a posiciones individuales

Puede ingresar o sobrescribir manualmente en posición de documento cuando usuario registra documento. Generar una propuesta sistema agrupa pagos en función de suplementos pago

Campos Operaciones mayor especial de acreedor/deudor se especifican operaciones con CME pueden tratar con programa pagos

Sociedades Pagadoras

• Importes mínimos para entrada y salida pagos: si comprobante no supera importe mínimo no podrá pagar con programa pagos automáticos
• Sin diferencias T/C: pagos realizados en moneda extranjera pagarán al valor que registro en moneda local y no al tipo cambio de comento pago
• Pago separado por Referencia: emite pago diferente por cada número factura (Referencia) que posea acreedor
• Pagos mediante efectos: determina si sociedad realiza pagos con efectos o no (documentos representa financiamiento corto plazo, no esta realizando pago inmediato sino hasta la fecha especificada en efecto)
• Generación Efectos: seleccionar cómo y cuantos efectos sistema debe emitir por cada ejecución pagos. "Un Efecto por intervalo vencimiento" parámetros debe especificar fecha vencimiento que generara efecto, limites mínimos y máximos puede vencer efecto

Formularios asigna formulario (usados en creación documentos necesitan ser impresos, visualizados pantalla o enviados a correo) acompañara al pago

Remitente completan datos de sociedad que imprimirán en formularios

Vías Pago en País

Define vías pago habilitadas para distintos países, vía pago es forma o método pago (cheque, transferencia, efecto); vía pago por país define:

• Si es vía pago para pagos recibidos o efectuados
• Clasificación de vía pago, si es transferencia, cheque o efecto

Puede establecer controles sobre datos debe poseer registro maestro

Datos contabilizados especifica Clase documento (dato cabecera, clasifica documentos por naturaleza, identifica clave: KR; KG; SA) que registrarán los pagos y si se trata Vía Pago de Efecto especificar CME representa efectos

Último asigna es programa impresor de medio pagos, cheque o efecto asigna programa imprime cheques, transferencia asocia programa genera archivos para enviar a banco

Vías Pago en Sociedad

Especifico en sociedad define:

• Importe mínimo y máximo de pago para vía pago
• Si permite pagos a acreedores de extranjero, bancos extranjeros y/o pagos en moneda extranjera
• Agrupación partidas: determina si hará pago por cada partida o si partidas de mismo acreedor se pagarán en único documento o un pago por cada día vencimiento
• Control Selección Banco: puede elegir entre ninguna optimización, usuario decide con qué banco pagará. Sino sistema optimiza bancos de acuerdo a código postal de acreedor o en función banco acreedor y bancos propios

Determinación Bancos

Pasos divididos en carpetas; primero en customizing debe seleccionar sociedad

Orden Jerarquía

Pantalla ingresan bancos propios en orden en que programa de pagos debería tenerlos para el pago por cada vía pago; orden de jerarquía establece creando combinación de vía pago/banco propio, ingresando datos:

• Vía pago
• Moneda: vacío si vía pago para ese banco es aplicable a todas monedas. Caso contrario, vía pago solo aplica a moneda indicada
• Orden Jerárquico: programa pago usa al determinar banco desde cual efectúa pago
• Banco Propio: banco con cual realiza pago

Cuenta Bancaria:

Determinar cuentas mayor en las cuales programa pago contabilizara salidas o entradas de pagos. Cuentas se determinan por banco propio, vía pago, moneda y ID Cuenta

Puede tener mismo banco para diferentes cuentas transitorias dependiendo vía pago

Pago realiza con efecto, cuenta transitoria completa con cuenta mayor corresponde a efectos y en columna cuenta compensación completa cuenta bancos en cual registra baja de efectos a vencimiento

Importes Previstos:

Aparece lista de bancos propios y el importe recursos disponibles en cada banco

Para nueva entrada se define:

• Banco y cuenta bancaria
• Días hasta fecha valor
• Monedas: vacío si vía pago para este banco es aplicable a todas monedas. Caso contrario, vía pago solo aplica a moneda aquí indicada
• Importe previsto para pago efectuado: indicar importe de fondos disponibles en banco propio

Si no ingresan importes máximos para vía pago no podrán sacar pagos para dicha vía pago

Fecha Valor:

Fecha usa en cuentas bancarias y transitorias, relevante para reportes o operaciones de tesorería, usa en Gestión Caja (reporte de previsión y liquidez) para realizar seguimiento de salida fondos.

Fecha valor = fecha contabilización de ejecución pago días hasta fecha valor

Si no completa en parametrización puede operar igual programa pagos automáticos y en gestión caja visualiza como fecha valor la fecha contabilización de operaciones

Gastos Bancarios:

Empresas introducen cualquier gasto bancario forme parte de pagos efectuados o recibidos. Entrada pagos sistema deduce gastos bancarios de importe compensación, salida pagos añade gastos al importe compensación

Sistema contabiliza gastos en cuenta gastos, requiere clave contabilización e imputación

Bancos Propios

Desde aquí puede realizar ajustes en parametrizaciones de bancos propios en función customizing de pagos automáticos

Suplemento Vías Pago

Usa para agrupar pagos en programa pagos.

Cada suplemento de vía de pago se realiza un pago individual.

En programas medios de pago, los pagos pueden agrupar y clasificar usando suplemento de vía pago

SPRO > IMG - Gestión fin (Nuevo) - Contabilidad deudores/acreedores - Operac.contables - Salidas pagos - Salida pagos automática - Selección vía pago/bancos p.programa - Almacenar suplementos vía pago

Definir suplemento de vía pago solo definir clave dos caracteres y una denominación

Tablas Importantes:

• REGUH: contiene Datos de pago de programa pagos
• REGUP: contiene Posiciones tratadas de programa pagos

¿Cuáles son los puntos más relevantes que se deben configurar para utilizar el programa de pagos? Determinación de bancos, Vías de pago en el país y en la sociedad, Bancos propios, Sociedades todas y sociedades pagadoras

Marcar los datos relevantes en la configuración de las vías de pago a nivel de país: Si se trata de pagos recibidos o efectuados, Clasificación de la vía de pago en cheque, transferencia, efecto, etc, Clase de documento e indicador CME

¿Qué campos determinan el orden de jerarquía con el cual el programa de pagos selecciona un banco para realizar el pago? La vía de pago, La moneda

¿Bajo qué combinación se configura la determinación de cuentas con las cuales se registran contablemente los pagos? Banco propio + vía de pago + moneda

¿Cuál es la funcionalidad de un Suplemento de Pago? Se utilizan para agrupar pagos en el programa de pag