✒️SAP FI / La parametrización del programa de pagos Por Edwart Rodriguez Garzon

Lección: Parametrización del programa de pagos

1 | Proceso de Pagos automáticos

El programa de pagos automáticos F110 es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar a los pagos a acreedores.

El programa de pagos de SAP permite realizar automáticamente las siguientes actividades:

• Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse

• Contabilizar documentos de pago

• Imprimir medios de pago, utilizar ISD (intercambio de soporte de datos) o crear EDI(intercambio de datos electrónico)

El programa es tan flexible que permite definir las características de pago de acuerdo a cada país, por ejemplo, la vía de pago, el formulario de pago o las especificaciones del soporte de datos.

Hagamos un repaso de que datos son necesarios previos a la ejecución del programa de pagos

Datos relevantes en maestros de acreedores y deudores:

• Cuentas Bancarias: las cuentas bancarias se utilizarán para preparar los archivos de transferencias electrónicas.

• Banco Propio: identifica el banco con el cual se le realizarán los pagos al acreedor.

• Vía de Pago: identifica el/los métodos de pagos con los cuales se le podrá pagar al acreedor.

• Suplemento Vía de Pago: permite separar los pagos de una misma vía de pago.

• Condición de Pago:determina el vencimiento que tendrán las partidas.

• Pagador Alternativo: las facturas que se le adeudan a un acreedor se pueden pagar a un tercero o a quien el acreedor disponga. Por lo tanto si existe un pagador alternativo los pagos saldrán a nombre del acreedor alternativo.

Datos relevantes en Contabilización de facturas:

En la contabilización de facturas se copiarán los datos del registro maestro, sin embargo, pueden modificarse para cada documento e ingresar datos de pagos propios de cada factura. Los datos más relevantes de las facturas, aparte de los ya mencionados en el dato maestro, los siguientes:

• Bloqueo de Pago: las partidas pueden bloquearse de forma tal que no puedan pagarse.

• Fecha de Vencimiento: los usuarios de cuentas a pagar deberán realizar un análisis de los vencimientos y revisar que los datos estén correctamente ingresados para que no se produzcan errores en los pagos.

Pasos del Programa de Pagos:

El programa de pagos contempla los siguientes pasos:

• Parámetros: en este paso se define qué se tiene que pagar y qué vías de pago se utilizarán.

• Propuesta de pago: el programa genera una lista de los interlocutores comerciales y las facturas pendientes que han vencido para el pago. En la propuesta se puede bloquear o desbloquear facturas para el pago y si fuera necesario reasignar los bancos con los cuales se pagarán las partidas abiertas.

• Ejecución del Pago: en este paso se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor y los libros auxiliares.

• Impresiones y Soportes: en este paso se planifican los programas de impresión y soporte de datos.

2 | Configuración

Podemos acceder desde una única transacción la cual nos permite realizar todos los pasos necesarios de manera ordenada para dejar configurado el programa de pagos automáticos.

Transacción FBZP

También podemos acceder a cada uno de los pasos que contiene dicha transacción desde el menú de customizing. (Al final de la lección se detallarán todas las rutas).

Otra forma de acceder a la configuración es desde la transacción F110, a través del Menú Entorno Actualizar Configuración.

SAP, ya trae preconfigurado los primeros pasos, solo hay que realizar los ajustes que sean necesarios de acuerdo a las necesidades de cada sociedad.

Los pasos que debemos seguir para configurar el programa de pagos, son los siguientes:

SOCIEDADES (TODAS)

Aquí se deberán especificar cuales son las sociedades pagadoras y emisoras ya que el programa de pagos automáticos puede generar operaciones multisociedades. Por ejemplo la sociedad A (Sociedad pagadora) puede pagar las deudas de la sociedad B (sociedad emisora). Si en la configuración no se completa el campo sociedad emisora el sistema considera automáticamente a la sociedad emisora como sociedad pagadora.

• Pago Separado por División: si se marca este tilde, el sistema clasificará los pagos de acuerdo a las divisiones en las cuales se registraron las facturas y/o documentos del acreedor.

• Suplementos de la vía de pago: ofrece la posibilidad de clasificar los pagos de acuerdo a un criterio definido por el usuario o por la empresa. Para poder utilizar esta funcionalidad se deben crear suplementos de vía de pago que consista en dos caracteres y que se pueda asignar a registros maestros de deudor y de acreedor. De esta manera, cuando se contabilice un documento en el sistema, los datos de suplemento de pago se asignarán automáticamente a las posiciones individuales.

También, se pueden ingresar o sobrescribir manualmente en la posición de documento cuando el usuario registra un documento. Al momento de generar una propuesta el sistema agrupará los pagos en función de los suplementos de pagos.

Imagen 2.1 - Sociedades (Todas)

Si los acreedores suelen otorgar una determinada cantidad de días de gracia, se podrán introducir estos días de tolerancia para las deudas en cada una de las sociedades. De este modo es posible desplazar el pago de algunas partidas vencidas hasta la próxima ejecución de pago, sin necesidad de renunciar a los descuentos por pronto pago correspondientes. Si no hay ningún acuerdo que sea válido para todos los acreedores se debe dejar el campo en blanco.

En los campos de Operaciones de mayor especial de acreedor/deudor se especifican las operaciones con CME que se pueden tratar con el programa de pagos.

SOCIEDADES PAGADORAS

En este punto del customizing se define lo siguiente:

• Importes mínimos para entrada y salidas de pagos: si un comprobante no supera el importe mínimo no se podrá pagar con el programa de pagos automáticos.

• Sin diferencias de T/C: los pagos que se realicen en moneda extranjera se pagarán al valor al que se registró en moneda local y no al tipo de cambio del momento del pago.

• Pago separado por Referencia: emite un pago diferente por cada número de factura (Referencia) que posea el acreedor.

• Pagos mediante efectos: determina si una sociedad realiza pagos con efectos o no. Si marcamos este tilde debemos considerar completar la parte referida al tratamiento de los efectos.

Imagen 2.2 - Sociedades Pagadoras

• Generación de Efectos: se debe seleccionar cómo y cuantos efectos el sistema deberá emitir por cada ejecución de pagos. Si se elije la opción Un Efecto por intervalo de vencimiento, en los parámetros del programa se deberá especificar con qué fecha de vencimiento se generará el efecto.

También, se deberá especificar los límites mínimos y máximos en los que puede vencer un efecto. Los efectos suelen ser diferidos en el tiempo, es decir si pagamos hoy, podemos especificar, por ejemplo, que no se emita un efecto con un vencimiento menor a 10 días y que tampoco sea superior a un año.

Imagen 2.3 - Sociedades Pagadoras

En la parte de Formularios se asigna el formulario qué acompañará al pago que se emita, por ejemplo una nota de pago. En Remitente se completan los datos de la sociedad que se imprimirán en los formularios.

VÍAS DE PAGO EN EL PAÍS

En este paso se definen las vías de pagos que estarán habilitadas para los distintos países. Recordemos que una vía de pago es una forma o método de pago, por ejemplo, cheque, transferencias, efectos, etc.

En la vía de pago por país se definen los siguientes puntos:

• Si se trata de una vía de pago para pagos recibidos o efectuados.

• La clasificación de la vía de pago, si es transferencia, cheque o efecto.

Imagen 2.4 - Vías de Pago en el país

Adicionalmente se pueden establecer ciertos controles sobre los datos que debe poseer el registro maestro del acreedor. Por ejemplo, si se trata de una transferencia bancaria es necesario que exista una relación bancaria, es decir que se haya almacenado en el dato maestro del acreedor la cuenta bancaria a la cual se le realizará la transferencia.

En datos de contabilización se especifica con qué clase de documento se registrarán los pagos, y si se trata de una vía de pago de efecto se debe especificar el indicador CME que representa a los efectos.

Imagen 2.5 - Vías de Pago en el país

Lo último que se asigna es el programa impresor del medio de pagos. Si se trata de un cheque o efecto se asigna el programa que imprimirá los cheques. Si se trata de transferencias electrónicas se asocia el programa que genera los archivos de transferencia para enviar al banco.

VÍAS DE PAGO EN LA SOCIEDAD

Para la vía de pago, específicamente en la sociedad, debe definirse lo siguiente:

• Importe mínimos y máximo de pago para la vía de pago.

• Si se permiten pagos a acreedores del extranjero, bancos extranjeros y/o pagos en moneda extranjera.

• Agrupación de partidas: determina si se hará un pago por cada partida o si las partidas de un mismo acreedor se pagarán en un único documento o en todo caso un pago por cada día de vencimiento.

• Control en Selección de Banco: aquí podemos elegir entre ninguna optimización, es decir que el usuario deberá decidir con qué bancos se pagará. Sino el sistema podrá optimizar los bancos de acuerdo al código postal del acreedor o en función del banco del acreedor y los bancos propios.