Lección 3. Parámetrizacion del programa de pagos
Programa de pagos automáticos: Herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar los pagos a acreedores. TX.F110
Actividades que permite realizar automáticamente el programa de pagos:
Seleccionar las facturas pendientes que deban pagarse
Contabilizar documentos de pago
Imprimir los medios de pagos, utilizar ISD (intercambio de soporte de datos) o crear EDI (intercambio de datos electrónicos).
Este programa permite definir las características de pago de acuerdo al país, como las vías de pago, el formulario de pago o las especificaciones del soporte de datos.
Para que el programa de pagos funcione correctamente previamente se deben parámetrizar los siguientes datos:
Datos relevantes en maestros de deudores y acreedores; cuentas bancarias, banco propio, vía de pago, suplemento vía de pago, condición de pago, pagador alternativo.
Datos relevantes en Contabilización de facturas; bloqueo de pago, fecha de vencimiento
Pasos del Programa de Pagos. Este programa se ejecuta en 4 pasos:
1. Parámetros, definir que se tiene que pagar y vías de pago que se utilizaran
2. Propuesta de pago, generación del listado de los interlocutores comerciales y las facturas pendientes que han vencido para el pago. En la propuesta se pueden bloquear o desbloquear facturas para el pago y reasignar los bancos
3. Ejecución del pago, se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas de libro mayor y los libros auxiliares.
4. Impresiones y Soportes, en este paso se planifican los programas de impresión y soportes de datos.
Configuración del Programa de Pagos.
Se realiza a través de la transacción FBZP, o por la TX F110.
La configuración del programa de pagos conlleva 6 pasos con diferentes campos a definir.
Paso 1. Definición de las sociedades emisoras y pagadoras, se deben completar todas las sociedades ya que si no se completa el campo sociedad emisora el sistema automáticamente considera a esta como sociedad pagadora.
En este paso también se define la forma en como se clasificaran los pagos, en este sentido puede ser
- De acuerdo a la división donde se registraron las facturas.
- De acuerdo a los suplementos de la vía de pago, que corresponden a criterios definido por el usuario o la empresa, estos criterios se definen en el dato maestro del deudor/acreedor. El suplemento consta de dos caracteres.
Paso 2. Definición Sociedades Pagadoras, en este punto se definen los siguientes campos:
- Los importes mínimos para entrada y salida de pagos, establecer un monto mínimo que deben tener los comprobantes para ser incluidos en el programa de pagos automáticos.
- Sin diferencia de T/C, consiste en fijar que los pagos en moneda extranjera se paguen al valor que se registro en moneda local y no al tipo de cambio del momento del pago
- Pago separado por referencia, permite emitir un pago diferente por cada numero de factura que posea el acreedor.
- Pagos mediante efectos: Con este campo se determina si una sociedad realiza pagos con efectos o no.
- Generación de efectos; en este campo se selecciona como y cuanto efectos el sistema deberá emitir por cada ejecución de pagos, así como también especificar los limites máximos y mínimos en los que puede vencer un efecto.
Paso 3. Definición de las vías de pagos en el país, que estarán habilitadas para los distintos países; se establece si se trata de una vía de pago para pagos recibidos o efectuados y la clasificación de la vía de pago, es decir el método (cheque, transferencia o efecto).
Controles adicionales a establecer:
Si se escoge el método de pago transferencia bancaria, debe haberse definido previamente en los datos maestros de acreedor/deudor la relación bancaria, es decir se debe haber almacenado los datos de la cuenta bancaria a la cual se realizara la transferencia.
En los datos de contabilización se debe especificar la Clase de documento con que se registraran los pagos y el indicador CME si se trata de una vía de pago de efecto
El último aspecto a asignar es el programa impresor del medio de pago
Paso 4 Definición de las vías de pago en la Sociedad.
En este paso se definen 3 aspectos:
Importes máximos y mínimos de pago para la vía de pago
Permitir o no pagos a acreedores en el extranjero, bancos extranjeros y/o pagos en moneda extranjera
Agrupación de partidas, se le indica al sistema si se hará un pago por cada partida o si se agruparan por un mismo acreedor en un único documento o por vencimiento
Control en selección de Banco, aquí se define si el usuario elige el banco con el cual se pagara o se determina que el sistema seleccione automáticamente el banco en función al código postal del acreedor, el banco del acreedor y los bancos propios (Opción: "Ninguna Optimización")
Agregar el formulario de pago.
Paso 5. Determinación de Bancos
Esta parametrización consta de varios pasos, y lo primero a seleccionar es la Sociedad
Orden de Jerarquía; en esta pantalla se ingresan los bancos propios en el orden en que el programa debería tenerlos en cuenta para el pago por cada vía de pago.
El orden de jerarquía de bancos se establece creando una combinación de Vía de Pago / Banco Propio, ingresando los siguientes datos:
- La vía de pago
- La moneda; si se tilda este campo la vía de pago solo aplicara a esta moneda, y si se deja vacío la vía de pago sera aplicable a todas las monedas
- El orden jerárquico
- El banco propio, es donde se identifica el banco con el cual se realizara el pago.
Cuenta Bancaria; en este paso se ingresan las cuentas de mayor en las cuales el programa de pagos contabilizara las salidas y entrada de pagos. Las cuentas se determinan por banco propio, vías de pago, moneda y ID de cuenta.
Importes Previstos, en este punto aparece el listado de bancos propios y el importe de recursos disponibles en cada uno
- Para crear una nueva entrada de importes previstos se debe definir o ingresar los siguientes datos:
Banco y numero de cuenta bancaria
Los días hasta la fecha valor
Monedas
Importe previsto para el pago efectuado, corresponde al importe de los fondos disponibles en en banco propio. Este campo no se actualiza automáticamente después de casa ejecución de pago.
Importante: Si no se ingresan los importes máximos previstos para una vía de pago, la propuesta de pago no se ejecutara para dicha vía de pago.
Fecha Valor, se utiliza en la Gestión de caja, para hacer seguimiento de la salida de fondos.
La fecha valor = fecha de contabilización de ejecución de pago días hasta la fecha valor.
Gastos bancarios, campo donde se introduce cualquier gasto bancario que forme parte de los pagos recibidos o efectuados.
Paso 6 . Configuración Bancos propios
Suplemento de Vías de Pago
El suplemento de la vía de pago tiene como función agrupar pagos en el programa de pagos
Configuración TX SPRO Contabilidad de acreedores y deudores Almacenar suplementos vía de pago Definir una clave de dos caracteres y una denominación.