✒️SAP FI / La parametrización del programa de pagos Por Jesus Chuco Torres

3. PARAMETRIZACIÓN DEL PROGRAMA DE PAGOS 30M MA

3.1. PROCESO DE PAGOS AUTOMÁTICOS

TX F110, el programa de pagos de SAP permite realizar automáticamente las siguientes actividades:

• Seleccionar facturas pendientes que deben pagarse

• Contabilizar documentos de pago

• Imprimir medios de pago, utilizar ISD (Intercambio de soporte de datos) o crear EDI (intercambio de datos electrónicos.

Datos que son necesarios previos a la ejecución del programa de pagos:

• Datos relevantes en maestros de acreedores y deudores:

o Cuentas bancarias, las cuentas bancarias se utilizarán para preparar los archivos de transferencias electrónicas.

o Banco propio, identifica el banco con el cual se realizarán los pagos

o Vía de pago, identifica los métodos de pago

o Suplemento vía de pago, permite separar los pagos de una misma vía de pago.

o Condición de pago, determina el vencimiento de las partidas

o Pagador alternativo

• Datos relevantes en contabilización de facturas

o En la contabilización de facturas se copiarán los datos del registro maestro, sin embargo, pueden modificarse para cada documento en ingresar datos de pagos propios de cada factura

• Pasos del programa de pagos, programa comprende los siguientes pasos:

o Parámetros, se define lo que se tiene que pagar y las vías de pago que se utilizarán

o Propuesta de pago, el programa genera una lista de pagos y facturas pendientes de pago vencidas

o Ejecución del pago, se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas de libro mayor y libros auxiliares

o Impresiones y soportes, se planifican los programas de impresión y soporte de datos.

3.2. CONFIGURACIÓN

3.2.1. TX FBZP

Pasos a seguir para configurar el programa de pagos:

• Especificar las sociedades pagadoras y emisoras ya que el programa puede generar operaciones multisociedades.

o Pago separado por división, si se marca, el sistema clasificará los pagos de acuerdo a las divisiones en las cuales se registraron las facturas y /o documentos del acreedor.

o Suplementos de la vía de pago,ofrece la posibilidad de clasificar los pagos de acuerdo a un criterio definido por el usuario o por la empresa. Para poder utilizar esta funcionalidad, se deben crear suplementos de vía de pago que consista en 2 caracteres y ese pueda asignar a registros maestros de deudor y de acreedor. De esta manera, cuando se contabilice un documento en el sistema, los datos de suplemento de pago se asignaran automáticamente a las posiciones individuales.

o Si los acreedores suelen otorgar una determinada cantidad de días de gracia, se podrán introducir estos días de tolerancia

o En los campos de operaciones de CME de acreedor/deudor se especifican las operaciones con CME que se pueden tratar con el programa de pagos.

• Se rellena la parte de sociedades pagadoras:

o Importes mínimos para entrada y salida de pagos, si una factura no supera el importe mínimo, no podrá pagarse.

o Sin diferencias de T/C, los pagos que se realicen en moneda extranjera se pagarán al valor al que se registró en moneda local y no al tipo de cambio del momento del pago.

o Pago separado por referencia,emite un pago diferente por cada número de factura(referencia que posea el acreedor)

o Pagos mediante efectos, determina si una sociedad realiza pagos con efectos o no. Si marcamos este tilde debemos considerar completar la parte referida al tratamiento de los efectos.

Generación de pagos, se debe seleccionar como y cuantos efectos el sistema deberá emitir por cada ejecución de pagos. Si se elige la opción “Un efecto por intervalo de vencimiento”, en el programa se debe especificar con qué fecha de vencimiento se generará el efecto.

También se deberá especificar los límites mínimos y máximos, en los que se puede vencer un efecto. Los efectos suelen ser diferidos en el tiempo , es decir si pagamos hoy podemos especificar por ejemplo que no se emita un efecto con un vencimiento menor a 10 días y que tampoco sea mayor a un año

En la parte de formularios se asigna el formulario, se asigna el formulario que acompañará al pago que se emita, por ejemplo una nota de pago.

En remitente se completan los datos de la sociedad que se imprimirán los formularios.

En este paso se definen las vías de pago que estarán habilitadas para lso distintos países. Recordamos que una vía de pago es una forma o método de pago por ejemplo cheques, transferencias, efectos, etc.

Entonces se define los siguientes puntos.

• Si se trata de una vía de pago para pagos recibidos o efectuados.

• La clasificación de la vía de pago, si es transferencia, cheque o efecto.

Adicionalmente se pueden establecer ciertos controles sobre los datos que debe poseer el registro maestro del acreedor.

Por ejemplo si se trata de una transferencia bancaria es necesario que exista una relación bancaria, es decir que se haya almacenado en el dato maestro del acreedor la cuenta bancaria a la cual se le realiza la transferencia.

En datos de contabilización se especifica con que clase de documento se registrará los pagos y si se trata de una vía de pago de efecto se debe especificar el indicador CME que representa a los efectos.

Lo último que se asigna es el programa impreso del medio de pagos. Si se trata de un cheque o efecto se asigna el programa que imprimirá los cheques. Si se trata de transferencias electrónicas se asocia el programa que genera los archivos de transferencia para enviar al banco.

Para la vía de pago, específicamente el a sociedad, debe definirse lo siguiente:

• Importe mínimo y máximo de pago para la vía de pago.

• Si se permiten pagos a acreedores del extranjero, bancos extranjeros y/o pagos en moneda extranjera.

• Agrupación de partidas: determina si se hará un pago por cada partida o si las partidas de un mismo acreedor se pagarán en un único documento o en todo caso un pago por cada día de vencimiento.

• Control en selección de banco: aquí podemos elegir entre ninguna optimización, es decir que el usuario deberá decidir con que banco se pagará. Sino el sistema podrá optimizar los bancos de acuerdo al código postal del acreedor o en función del banco acreedor y los bancos propios.

En vía de pago por país definimos el programa de impresión o generación de archivos. En esta parametrización debemos agregar el formulario que corresponda por ejemplo el formulario de cheques o efectos.

La determinación de bancos consta de varios pasos por los cuales se encuentran divididos en carpetas. Iremos viendo que definiciones son necesarias en cada una de estas carpetas.

Lo primero es seleccionar la sociedad.

• Orden de jerarquía, en esta pantalla se ingresan los bancos propios en el orden en que el programa de pagos debería tenerlos en cuenta para el pago por cada vía de pago.

El orden de la jerarquía se establece creando una ocmbinacion: vía de pago / banco propio. Ingresando los siguientes datos

o La vía de pago

o La moneda

o Orden jerarquico

o Banco propio, banco con el cual se realizará el pago.

• Cuenta bancaria, se debe determinar cuales son las cuentas de mayor en las cuales el programa de pagos contabilizará las salidas o entradas de pago. Las cuentas se determinan por banco propio, vías de pago, moneda y ID de cuenta.

Por ejemplo para el pago de un acreedor, el programa de pagos contabilizará el acreedor en el debe y la cuenta transitoria bancaria en el haber. Se puede tener para un mismo banco, diferentes cuentas transitoras dependiendo de la vía de pago.

Si el pago se realiza con un efecto, en la cuenta transitora se completa la cuenta de mayor correspondiente a los efectos y en la columna cuenta de compensación se completa la cuenta de bancos en la cual se registrará la baja de los efectos a su vencimiento.

• Importes previstos, aquí aparece la lista de los bancos propios y el importe de recursos disponibles en cada banco.

Para crear una nueva entrada se debe definir lo siguiente:

o El banco y la cuenta bancaria

o Los días hasta la fecha valor

o Monedas, este campo se debe estará vacío si la vía de pago para este banco es aplicable a todas las monedas.

o Importe previsto para el pago efectuado, se debe indicar el importe de los fondos disponibles en el banco propio. Hay que tener en cuenta que el campo de importe no se actualiza automáticamente después de cada ejecución de pago.

• Fecha valor, se utiliza en la gestión de caja (reporte de previsión y liquidez) para realizar un seguimiento de la salida de fondos. Por ejemplo , los pagos que se efectúan mediante transferencias se deducen del banco el día siguiente sin tener en cuenta el importe. Esto significa que el dinero debe estar disponible el día siguiente para pagos con esta vía. Pr lo tanto para las transferencias se ingresa el valor de 1 en el campo días hasta la fecha valor

Fecha valor= fecha de contabilización de ejecución del pago + días hasta la fecha valor

• Gastos bancarios, el programa de pagos prevé un campo para gastos bancarios donde la empresa coloque los gastos bancarios incurridos. Para la entrada de pagos, el sistema deduce los gastos bancarios del importe de compensación. Para la salida de pagos añádelos gastos al importe de compensación.

• El sistema también contabiliza los gastos en una cuenta de gastos. Para esto se requiere una clave de contabilización y una imputación.

El último paso es la configuración de bancos propios que se puede realizar desde aquí:

3.2.2. SUPLEMENTO DE VÍAS DE PAGO

El suplemento de la vía de pago se utiliza para agrupar pagos en el programa de pagos. Para cada suplemento de una vía de pago se realiza un pago individual. En el programa de medios de pago, los pagos también se pueden agrupar e incluso clasificar utilizando el suplemento de la vía de pago.

Para definir un suplemento de vía de pago solo hay qye definir la clave de dos caracteres y una denominación:

Nos sirve para determinar en cuantos grupos o vías de pago se realizaran los pagos.

Tablas importantes:

• REGUH, contiene los datos de pago del programa de pagos

• REGUP, posiciones tratadas del programa de pago.