✒️SAP FI / La integración con controlling Por Ignacio Herrera Garcia

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Integracion con Controlling

Estructura Organizativa – sociedad CO

Controlling ofrece diversas herramientas que se pueden utilizar para preparar datos operativos para el analisis empresarial y las desiciones de gestion. Engloba todas las funciones necesarias para un control eficaz de costos e ingresos y cubre todos los aspectos de control de gestion.

Sociedad CO

Es una unidad organizativa de una empresa que representa un sistema cerrado que se utiliza a efectos de contabilidad de costes.

Una sociedad CO puede contener una o mas sociedades FI asociadas, que pueden llegar a operar en diferentes monedas. Las sociedades FI agrupadas en una sociedad CO deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo y la misma variante de ejercicio.

Todas las operaciones de imputaciones internas solo hacen referencia a objetos de la misma sociedad CO.

Datos Maestros

El modulo de CO contamos diversos datos maestros dependiendo de la necesidad de informacion. El nexo principal entre el modulo de CO y el modulo de FI esta dado por las clases de costos.

Clases de Costo Primarias

Las clases de costo primarias son objetos de coste debtro del Controlling, que se identifican univocamente con los conceptos de gasto/ingreso del plan de cuentas de la empresa. Una Clase de Coste primaria por lo tanto, es la representante de una cuenta contable dentro de la contabilidad de costos, identificandose con el mismo codigo de la cuenta de mayor.

La clase de ingreso o costo primaria puede crearse solo si primero se ha creado como cuenta de mayor en el plan de cuentas. El sistema verifica si existe una cuenta correspondiente en la Gestion Financiera antes de poder crear la clase de costoprimaria.

En estas cuentas se planifican y registran costos comprometidos o reales y representan la naturaleza de los gastos o ingresos. Los valores registrados en las clases de costos impactan en el objeto de costo indicando (centro de coste u orden) permitiendo el registro y analisis de los distintos costos en cada objeto.

Clases de Costo Secundarias

Las clases de costo secundarias son tambien objetos de costo dentro del modulo de controlling, que no se identifican especificamente con cuentas contables de gastos o ingresos.

Estas clases de costo son herramientas para la ejecucion de determinadas contabilizaciones propias del modulo de Controlling. Se trata de cuentas puentes para distribuir entre varios centros de costo u ordenes las contabilizaciones que le hayan sido imputadas a un centro u orden generico o incorrecto.

Las clases de costos secundarias pueden crearse y administrarse solo en la contabilidad de costes (CO). Estas clases sirvem para ilustrar los flujos de valores internos (movimientos dentro del modulo de CO como pueden ser subrepartos entre centros de costos u ordenes).

Al crear una clase de costo secundario, el sistema verifica si existe una cuenta correspondiente en la Gestion financiera. Si existe una, no se puede crear la clase de costos secundarios en la contabilidad de costos.

La clase de costos secundarias no forman parte del plan de cuentas y se crean dentro de un rango de numeracion de cuentas que esta reservado para estas clases.

Transacciones

- KA01 : Crear clase de costo primaria

- KA02 : Modificar clase de costo primaria

- KA03 : Visualizar clase de costo primaria

- KA06 : Crear clase de costo secundaria

Grupos de Clases de Costo

Las clases de costo (tanto primarias como secundarias) pueden agruparse, mediante un criterio definido de acuerdo a las necesidades (reportes, liquidacion, distribuciones y subrepartos). Un grupo de clases de costo contiene un nombre que lo identifica y las clases de costo o rango de clases de costo que estaran contenidas por el grupo.

Transacciones

- KAH1: Crear grupos de clases de costo primaria.

- KAH2: Modificar grupos de clases de costo primaria.

- KAH1: Visualizar grupos de clases de costo primaria.

Centros de Costos

El Centro de Costos es la unidad organizativa, dentro de una Sociedad CO, que representa un emplazamiento claramente delimitado sonde se producen los costos. Los centros de coste se crean a fin de posibilitar una asignacion diferenciada de los gastos generales para realizar un control de los costos que se originan dentro de la empresa.

Los Centros de costos reunen las siguientes carateristicas:

- Se clasifican por algun criterio preiamente definido.

- Se asignan a un responsable

- Por lo general coinciden con algun Sector, Depstamento, Area, etc.

- Todos son colectores de gastos

- Los centros de costo se clasificaran según la unidad de negocio a que pertenecen cada uno

- Se asignara un responsable a cada centro de costos que sera el gerente/jefe/responsable del sector/area.

- Los centros de costo se agruparan en una jerarquia estandar

Transacciones

- KS01: Crear Centros de costo

- KS02: Modificar Centros de costo

- KS01: Visualizar Centros de costo

Jerarquia Estandar de Centros de Costos

Se trata de la estructura de arbol que representa todos los centros de coste correspondientes a una sociedad CO desde el punto de vista de Controlling. Una jerarquia de centros de coste comprende los centros de coste de un periodo concreto y por lo tanto, representa a toda la empresa.

Se pueden cambiar centros de coste con grupos de centros de costo, luego, se pueden crear jerarquias de centros de coste de dichos grupos combinandolos según el area de busqueda de desiciones, de responsabilidad o de gestion.

La jerarquia estandar de centros de costo contempla una estructura similar al organigrama de la empresa donde los centros de costos dependeran de las gerencias y representaran a los distintos departamentos.

Transacciones

- OKEON: Modificar Jerarquia Estandar

- OKENN: Visualizar Jerarquia Estandar

Ordenes de CO

Las ordenes internas se utilizan para planificar, agrupar, analizar y liquidar costos de operaciones especificas realizadas en el ambito de la empresa. Representan un nivel operativo mas detallado que la imputacion a Centros de Costes y tienen carácter temporal.

Según su naturaleza, las ordenes se calsifican en:

- Ordenes Estadisticas: Se crean a los efectos de disponer de un detalle mayor a la hora de analizar los gastos realizados en Centros de Costos por un concepto determinado. Este tipo de ordenes no se liquidan, ya que los gastos desde un principio son cargados a un Centro de Costo.

- Ordenes Reales: Son objetos de imputacion temporarios que acumulan costos referidos a un determinado concepto. Por medio de un proceso posterior de liquidacion, lo acumulado en cada orden es reclasificado al objeto de imputacion definitivo ingresado en la norma de liquidacion. (Por ejemplo; centro de costo, activo fijo, cuenta de mayor, etc.).

En SAP se puede controlar las ordenes internas a lo largo de todo el ciclo de duracion, desde la creacion inicial, pasando por la planificacion y contabilizacion de todos los costos reales, hasta la liquidacion final y el archivo.

Las ordenes internas permiten manejar un compromiso de gastos o comprometido, con el cual se pueden introducir los costos que se estima se producira, aunque se desconozca la operación mediante la que se causaran (por ejemplo, pedido de compras, reservas de materiales, etc.).

Transacciones

- KO01: Crear Ordenes Internas

- KO02: Modificar Ordenes Internas

- KO03: Visualizar Ordenes Internas

Las ordenes internas se pueden agrupar, y esto servira de criterio para reportes, ademas de ser util para la utilizacion de grupos receptores en distribucion y subrepartos.

Centros de Beneficios

Un centro de beneficio es una estructura de organización interna de la compañía. Cada planta, centro de costo, material, orden, proyecto puede asignarse a un centro de beneficio. De esta forma se vinculan todos sus ingresos y costos al centro de beneficio.

El objetivo de la contabilidad de centros de beneficios es calcular la rentabilidad de una area de gestion dentro de la propia compañía.

Transacciones

- KE51: Crear Centros de Beneficio

- KE52: Modificar Centros de Beneficio

- KE53: Visualizar Centros de Beneficio

Al igual que en los centros de costos, existe una jerarquia estandar para los centros de beneficios.

Transacciones

- KCH5N: Modificar Jerarquia Estandar

- KCH6N: Visualizar Jerarquia Estandar

Operaciones de CO

Existen multiples operaciones que pueden realizarse en el modulo de CO, tanto en la contabilidad de centros de costos, de ordenes y dentros de beneficios. A continuacion enumeramos algunas de las mas utilizadas:

Traspasos periodicos

El traspaso periodico brinda la posibilidad de corregir contabilizaciones realizadas en los centros de coste, o las ordenes CO (generalmente imputaciones provenientes de FI o MM).

Al final del periodo los costes agrupados en ciertos centros de costo se traspasan a los centros de coste que los produjeron por medio de claves definidas por el usuario (valoresfijos, valores estadisticos, porcentajes, etc.).

Los traspasos periodicos implican que se conserva la clase de coste original, y primaria. Para realizar estos traspasos es necesario determinar el o los ciclos que van a estar contenidos en el mismo.

Un Ciclo contiene el conjunto de parametros que definen el proceso de traspaso. Dentro del ciclo se determinan los objetos de costos emisores y receptores, y las reglas de traspaso de los costos.

Distribuciones

Las distribuciones permiten la modelizacion de repartos analiticos de costes entre diferentes objetos, en funcion de criterios preestablecidos manteniendo la naturaleza de la imputacion primaria. La principal diferencia con el traspaso periodico es que la distribucion se admite tanto para costos plan como real.

Subrepartos

El subreparto es un metodo que permite repartir costes primarios y secundarios reales y planificados desde centros emisores o receptores.

Las clases de costes originales se reparten a traves de una clase de coste secundaria. El gasto transferido se efectua en una clase de coste especial y no se mezclan los gatos propios del centro con los repartidos a traves del subreparto. La informacion originada por los subrepartos queda registrada en un docuemnto interno de CO.

Al igual que con los traspasos periodicos o las distribuciones para ejecutar un subreparto de costos es necesario determinar el o los ciclos que van a estar contenidos en el mismo.

Un Ciclo contiene el conjunto de parametros que definen el proceso de subreparto. Dentro del ciclo se determinan los objetos de costos emisores y receptores, las reglas de subreparto de los costos.

Valores Estadisticos: Se pueden registrar valores estadisticos como base de referencia para las imputaciones por periodos o para crear ratios en los informes. Principalmente se utilizan como base de referencia para subrepartos, traspasos periodicos o distribuciones.

Para utilizar valores estadisticos, primero se deberan crear como datos maestros y luego registrar en ellos los valores para cada centro de costo. Una vez realizados estos dos pasos se utilizaran en el armado de los ciclos de distribucion y subrepartos.

Transacciones

- KK01: Crear Valores Estadisticos

- KK02: Modificar Valores Estadisticos

- KK03: Visualizar Valores Estadisticos

Antiguamente, en versiones anteriores de SAP existia un Ledger de Reconciliacion entre FI y CO donde las operaciones propias de CO se traspasaban a FI a traves de un proceso periodico (mensual).

Actualmente con la funcionalidad de la Nueva Contabilidad Principal, las operaciones CO se encuentran integradas con FI en tiempo real y ya no hay necesidad de ejecutar ningun ledger de reconciliacion.