✒️SAP FI / La integración con controlling Por Maria Haas Naal

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SAP FI La integración con controlling

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La integración con Controlling

1| La estructura Organizativa - Sociedad CO

Controlling ofrece diversas herramientas que se pueden utilizar para preparar datos operativos para el análisis empresarial y las decisiones de gestión. Engloba todas las funciones necesarias para un control eficaz de costos e ingresos y cubre todos los aspectos de control de gestión.

Sociedad CO, es la unidad organizativa de una empresa que representa un sistema cerrado que se utiliza a efectos de contabilidad de costes.

Una sociedad CO puede contener una o más sociedades FI asociadas, que pueden llegar a operar en diferentes monedas. Las sociedades FI agrupadas en una sociedad CO deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo y la misma variante de ejercicio.

Todas las operaciones de imputaciones internas sólo hacen referencia a objetos de la misma sociedad CO.

2| Los datos maestros

En el módulo de CO contamos diversos datos maestros dependiendo de la necesidad de información. El nexo principal entre el módulo de CO y el módulo de FI esta dado por las clases de costos.

Clases de Costo Primarias

Las Clases de Coste primarias son objetos de coste dentro del Controlling, que se identifican unívocamente con los conceptos de gasto / ingreso del plan de cuentas de la empresa. Una clase de Coste primaria, por lo tanto, es la representante de una cuenta contable dentro de la contabilidad de costos, identificándose con el mismo código de la cuenta de mayor.

La clase de ingreso o costo primaria puede crearse sólo si primero se ha creado como cuenta de mayor en el plan de cuentas. El sistema verifica si existe una cuenta correspondientes en la Gestión financiera antes de poder crear la clase de costo primaria.

En estas cuentas se planifican y registran costos comprometidos o reales y representan la naturaleza de los gastos o ingresos . Los valores registrados en las clases de costo impactan en el objeto de costo indicado (centro de coste u orden) permitiendo el registro y análisis de los distintos costos en cada objeto.

Clases de Coste Secundarias

Las clases de coste secundarias son también objetos de costo dentro del módulo de Controlling, que no se identifican específicamente con cuentas contables de gastos o ingresos.

Estas clases de costo son herramientas para la ejecución de determinadas contabilizaciones propias del módulo de Controlling. Se trata de cuentas puentes para distribuir entre varios centros de coste u órdenes las contabilizaciones que le hayan sido imputadas a un centro u orden generíco o incorrecto.

Las clases de costo secundarias pueden crearse y administrarse sólo en la Contabilidad de costes (CO). Estas clases sirven para ilustrar los flujos de valores internos (movimientos dentro del modulo de CO como pueden ser suprepartos entre centros de costo u órdenes).

Al crear una clase de coste secundario, el sistema verifica si existe una cuenta correspondiente en la Gestión financiera. Si existe una, no se puede crear la clase de costos secundarios en la contabilidad de costos.

Las clases de costo secundarias no forman parte del plan de cuentas y se crean dentro de un rango de numeración de cuentas que esta reservado para estas clases.

Transacciones

KA01: Crear clases de costo primaria

KA02: Modificar clases de costo primaria

KA03: Visualizar clases de costo primaria

KA06: Crear clases de costo Secundaria

Grupo de Clases de Costo

Las clases de costo (tanto primarias como secundarias) pueden agruparse, mediante un criterio definido de acuerdo a las necesidades (reportes, liquidación, distribuciones y subrepartos). Un grupo de clases de costo contiene un nombre que lo identifica y las clases de costo o rango de clases de costo que estarán contenidas por el grupo.

Transacciones

KAH1: Crear Grupos de clases de costo primaria
KAH2: Modificar Grupos de clases de costo primaria
KAH3: Visualizar Grupos de clases de costo primaria
Centros de Costos
El centro de Costo es la unidad organizativa, dentro de una sociedad CO, que representa un emplazamiento claramente delimitado donde se producen los costos. Los centros de coste se crean a fin de posibilitar una asignación diferenciada de los gastos generales para realizar un control de los costos que se originan dentro de la empresa.
Los centros de costos reúnen las siguientes características:
Se clasifican por algún criterio previamente definido
Se asignan a un responsable
Por lo general coinciden con algún Sector, Departamento, Área, etc.
Todos son colectores de gastos
Los centros de costo se clasificarán según las unidad de negocio a que pertenece cada uno.
Se asignará un responsable a cada centro de costos que será el gerente/Jefe/responsable del sector/área.
Los centros de costo se agruparán en una jerarquía estándar.

Transacciones

KS01: Crear Centros de costo
KS02: Modificar Centros de costo
KS03: Visualizar Centros de costo
Jerarquía Estándar de Centros de Costos
Se trata de la estructura de árbol que representa todos los centros de coste correspondientes a una sociedad CO desde el punto de vista del Controling. Una jerarquía de centros de coste comprende los centros de coste de un período concreto y por lo tanto, representa a toda la empresa.
Se pueden combinar centros de coste con grupos de centros de costo, luego, se pueden crear jerarquías de centros de coste de dichos grupos combinándolos según el área de búsqueda de decisiones de responsabilidad o de gestión.
La jerarquía estándar de centros de costo contempla una estructura similar al organigrama de la empresa donde los centros de costos dependerán de las gerencias y representarán a los distintos departamentos.

Transacciones

OKEON: Modificar Jerarquía Estándar
OKENN: Visualizar Jerarquía Estándar
Ordenes de CO
Las órdenes internas se utilizan para planificar, agrupar, analizar y liquidar costos de operaciones específicas realizadas en el ámbito de la empresa. Representan un nivel operativo más detallado que la imputación a Centros de Costes y tienen carácter temporal.
Según su naturaleza, las órdenes se clasifican en:
Órdenes Estadísticas: Se crean a los efectos de disponer de un detalle mayor a la hora de analizar los gastos realizados en Centros de Costos por un concepto determinado. Este tipo de órdenes no se liquidan, ya que los gastos desde un principio son cargados en un Centro de Costo.
Órdenes reales: Son objetos de imputación temporarios que acumulan costos referidos a un determinado concepto. Por medio de un proceso posterior de liquidación, lo acumulado en cada orden es reclasificado al objeto de imputación definitivo ingresado en la norma de liquidación. (Por ejemplo: Centro de costo, activo fijo, cuenta de mayor etc).
En SAP se puede controlar las órdenes internas a lo largo de todo el ciclo de duración; desde la creación inicial, pasando por la planificación y contabilización de todos los costos reales, hasta la liquidación final y el archivo.
Las órdenes internas permiten manejar un compromiso de gastos o comprometido, con el cual se pueden introducir los costos que se estima se producirá, aunque se desconozca la operación mediante la que se causarán (por ejemplo, pedido de compras, reservas de materiales, etc)

Transacciones

KO01: Crear órdenes internas
KO02: Modificar órdenes internas
KO03: Visualizar órdenes internas
Las órdenes internas se pueden agrupar, y esto servirá de criterio para reportes, además de ser útil para la utilización de grupos receptores en distribuciones y suprepartos.
Centros de Beneficios
Un centro de beneficio es una estructura de organización interna de la compañía. Cada planta, centro de costo, material, orden, proyecto puede asignarse a un centro de beneficio. De esta forma se vinculan todos sus ingresos y costos al centro de beneficio.
El objetivo de la contabilidad de centros de beneficios es calcular la rentabilidad de un área de gestión dentro de la propia compañía.

Transacciones

KE51: Crear Centros de Beneficio
KE52: Modificar Centros de Beneficio
KE53: Visualizar Centros de Beneficio
Al igual que en los centros de costos, existe una jerarquía estándar para los centros de beneficios.

Transacciones

KCH5N: Modificar Jerarquía Estándar
KCH6N: Visualizar Jerarquía Estándar
3| Las operaciones de CO

Existen multiples operaciones que pueden realizarse en el módulo de CO, tanto en la contabilidad de centros de costos, de órdenes y centros de beneficios. A continuación enumeramos algunas de las más utilizadas.

Traspasos periódicos
El traspaso periódico brinda la posibilidad de corregir contabilizaciones realizadas en los centros de coste, o las órdenes CO (generalmente imputaciones provenientes de FI o MM)

Al final del período, los costes agrupados en ciertos centros de costo se traspasan a los centros de coste que los produjeron por medio de claves definidas por el usuario (valores fijos, valores estadísticos, porcentajes, etc)

Los traspasos períodicos implican que se conserva la clase de coste original, y primaria. Para realizar estos traspasos es necesario determinar el o los ciclos que van a estar contenidos en el mismo.

Un ciclo contiene el conjunto de parámetros que definen el proceso de traspaso. Dentro del ciclo se determinan los objetos de costos emisores y receptores, y las reglas de traspaso de costos.
Distribuciones
Las distribuciones permiten la modelización de repartos analíticos de costes entre diferentes objetos, en función de criterios preestablecidos manteniendo la naturaleza de la imputación primaria. La principal diferencia con el traspaso períodico es que la distribución se admite tanto para costos plan como real.
Subrepartos
El subreparto es un método que permite repartir costes primarios y secundarios reales y planificados desde centros emisores a receptores.

Las clases de costes originales se reparten a través de una clase de coste secundaria. El gasto transferido se efectúa en una clase de coste especial y no se mezclan los gastos propios del centro con los repartidos a través del subreparto. La información originada por los subrepartos queda registrada en un documento interno de CO.

Al igual que con los traspasos periódicos o las distribuciones, para ejecutar un subreparto de costos es necesario determinar el o los ciclos que van a estar contenidos en el mismo.

Un Ciclo contiene el conjunto de parámetros que definen el proceso de subreparto. Dentro del ciclo se determinan los objetos de costos emisores y recpetores, y las reglas de subreparto de los costos.
Valores Estadísticos:
Se pueden registrar valores estadísticos como base de referencia para las imputaciones por períodos o para crear ratios en los informes. Principalmente se utilizan como base de referencia para subrepartos, traspasos periódicos y distribuciones.

Para utilizar valores estadísticos, primero se deberán crear como datos maestros y luego registrar en ellos los valores para cada centro de costo. Una vez realizados estos dos pasos se utilizarán en el armado de los ciclos de distribución y subrepartos.

Transacciones
KK01: Crear Valores Estadísticos
KK02: Modificar Valores Estadísticos
KK03: Visualizar Valores Estadísticos
Antiguamente, en versiones anteriores de SAP existía un Ledger de Reconciliación entre FI y CO donde las operaciones propias de CO se traspasaban a FI a través de un proceso periódico (mensual).
Actualmente, con la funcionalidad de la nueva Contabilidad principal, las operaciones de CO se encuentran integradas con FI en tiempo real y ya no hay necesidad de ejecutar ningún ledger de reconciliación.

 

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Sobre el autor

Publicación académica de Maria Del Rosario Haas Naal, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.

SAP Senior

Maria Del Rosario Haas Naal

Profesión: Lic en Contaduría y Administración - Mexico - Legajo: OU45V

✒️Autor de: 51 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado

Certificación Académica de Maria Haas

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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