✒️SAP FI / La integración con controlling Por Natalia Viva

INTEGRACION CON CONTROLLING:

1) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA - SOCIEDAD CO:

CO: herramientas para preparar datos operativos, para el analisis empresarial y las decisiones de gestion. Funciones necesarias para un control eficaz de costos e ingresos y cubre todos los aspectos del control de gestion.

Sociedad CO: unidad organizativa de una empresa que representa un sistema cerrado que se utiliza a efectos de contabilidad de costes.

Una sociedad CO puede tener una o mas sociedades FI asociadas, que pueden operar en dif monedas. Las sociedades FI deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo y la misma variante de ejercicio

2) DATOS MAESTROS

El nexo principal entre el modulo de CO y FI esta dado por la clase de costos.

CLASES DE COSTOS PRIMARIAS: objetos de costo que se identifican univocamente con los conceptos de gasto/ingreso del plan de cuentas de la empresa. Es representante de una cuenta contable dentro de la contabilidad de costos, identificandose con el mismo codigo de la cuenta de mayor.

Solo puede crearse si se ha creado como cuenta de mayor en el plan de cuentas.

En estas cuentas se planifican y registran costos comprometidos o reales y representan la naturaleza de los gastos e ingresos. Los valores registrados en las clases de costo impactan en el objeto de costo indicado (centro de costo u orden) permitiendo el registro y analisis de los distintos costos en cada objeto.

CLASES DE COSTO SECUNDARIAS: son tambien objetos de costo dentro de CO que no se identifican especificamente con cuentas contables de gastos o ingresos. Son cuentas puente para distribuir entre varios centros de costo u ordenes las contabilizaciones que le hayan sido imputadas a un centro u orden generico.

Pueden crearse y administrarse solo en la contabilidad de costes (CO).

El sistema verifica si existe una cuenta correspondiente en la GF, si existe una, no s epuede crear la clase de costos secundarios en la contabilidad de costos.

No forman parte del plan de cuenta y se crean dentro de un rango de numeracion de cuentas que esta reservado para estas clases.

Transacciones:

• KA01: CREAR CLASES DE COSTO PRIMARIA
• KA02: MODIFICAR CLASES DE COSTO PRIMARIA
• KA03: VISUALIZAR CLASES DE COSTO PRIMARIA
• KA06: CREAR CLASES DE COSTO SECUNDARIA

GRUPO DE CLASES DE COSTO:

Las clases de costo pueden agruparse de acuerdo a las necesidades (reportes, liquidacion, distribuciones, y subrepartos). Tiene un nombre que lo identifica y las clases de costo o rango de clases de costo que estaran contenidas por el grupo.

TRANSACCIONES:

• KAH1: crear grupos de clases de costo primaria
• KAH2: modificar grupos de clases de costo primaria
• KAH3: visualizar grupos de clases de costo primaria

CENTROS DE COSTOS:

Es la unidad organizativa dentro de una sociedad CO, representa un emplazamiento delimitado donde se producen los costos. Se crean a fin de posibilitar una asignacion diferenciada de los gastos generales para realizar un control de los costos que se originan dentro de la empresa.

Caracteristicas:

• Se clasifican por un criterio previamente definido
• Se asignan a un responsable
• Por lo general coinciden con algun sector o area
• Son colectores de gastos
• se clasificaran segun la unidad de negocio a que pertenece cada uno.
• se asignara un responsable a cada centro de costos que sera el gerente/jefe/responsable del sector/area.
• Se agruparan en una jerarquia estandar

TRANSACCIONES:

• KS01: CREAR CENTRO DE COSTO
• KS02: MODIFICAR CENTRO DE COSTO
• KS03: VISUALIZAR CENTRO DE COSTO

JERARQUIA ESTANDAR DE CENTROS DE COSTOS

Estructura de arbol que representa todos los centros de coste. Comprende los centros de coste de un periodo concreto. Representa a toda la empresa.

Se pueden combinar centros de coste con grupos de centros de costo, luego se pueden crear jerarquias de centros de coste de dichos grupos combinandolos segun el area de busqueda de decisiones, de responsabilidad o gestion.

Contempla una estructura similar al organigrama de la empresa donde los centros de costos dependeran de las gerencias y representaran a los distintos departamentos.

Transacciones:

• OKEON: Modificar jerarquia estandar
• OKEEN: Visualizar jerarquia estandar.

ORDENES DE CO: para planificar, agrupar, analizar y liquidar costos de operaciones especificas realizadas en el ambito de la empresa. Representan un nivel operativo mas detallado que la imputacion a centros de costes y tienen caracter temporal.

• Ordenes Estadisticas: para disponer de un detalle mayor a la hora de analizar los gastos realizados. Estas ordenes no se liquidan, los gastos desde un principio son cargados en un Centro de Costo.
• Ordenes Reales: objetos de imputacion temporarios, acumulan costos referidos a un determinado concepto. En un proceso posterior de liquidacion lo acumulado en cada orden es reclasificado al objeto de imputacion definitivo ingresado en la norma de liquidacion.

Transacciones:

• KO01: crear ordenes internas
• KO02: Modificar ordenes internas
• KO03: Visualizar ordenes internas

Las ordenes internas se pueden agrupar y servira de criterio para reportes ademas de ser util para la utilizacion de grupos receptores en distribuciones y subrepartos.

CENTROS DE BENEFICIOS:

es una estructura de organizacion interna de la compañia, todos los ingresos y costos se asignan al centro de beneficio.

Objetivo: calcular la rentabilidad de un area de gestion dentro de la propia compañia.

Transacciones:

• KE51: crear centros de beneficio
• KE52: modificar centros de beneficio
• KE53: visualizar centros de beneficio

Tambien existe una jerarquia estandar para los centros de beneficios.

Transacciones:

• KCH1: crear jerarquia estandar
• KCH5N: modificar jerarquia estandar
• KCH6N: visualizar jerarquia estandar

Ejemplo:

En el centro de beneficio medimos rentabilidad: ventas - costos

Cada centro de beneficio puede ser una sucursal

Centros de costos: para medir los gastos indirectos: luz, gas, sueldos, honorarios, gastos financieros

Ordenes: se pueden utilizar por ej. para abrir una nueva sucursal, se colectan todos los costos que origina la apertura del punto de venta, al finalizar la orden se puede liquidar en activos fijos o centros de costos, dependiendo del caso.

3) OPERACIONES DE CO:

• TRASPASOS PERIODICOS: brinda la posibilidad de corregir contabilizaciones realizadas en los centros de coste o las ordenes de CO, generalmente imputaciones de FI o MM.

Al final del periodo, los costes agrupados en ciertos centros de costo se traspasan a los centros que los produjeron por medio de claves definidas por el usuario.

Se conserva la clase de coste original y primaria. Es necesario determinar el o los ciclos que vana estar contenidos en el mismo.

Ciclo: conjunto de parametros que definen el proceso de traspaso. Se determinan objetos de costos emisores y receptores y las reglas de traspaso de los costos.

• DISTRIBUCIONES: modelizacion de repartos analiticos de costes entre diferentes objetos, en funcion de criterios preestablecidos manteniendo la naturaleza de la imputacion primaria. la principal dif. con el traspaso periodico es que la distribucion se admite tanto para costos plan como real.
• SUBREPARTOS: repartir costes primarios y secundarios reales y planificados desde centros emisores a receptores.

Las clases de costes originales se reparten a traves de una clase de coste secundaria. El gasto transferido se efectua en una clase de coste especial y no se mezclan los gastos propios del centro con los repartidos a traves del subreparto. La informacion originada por los subrepartos queda registrada en un doc interno de CO.

Es necesario determinar el o los ciclos que van a estar contenidos en el mismo.

Un ciclo contiene el conjunto de parametros que definen el proceso de subreparto. Dentro del ciclo se determinan los objetos de costos emisores y receptores y las reglas de subreparto de costos.

Ciclo: diversas formas de distribuir, valor fijo, por porcentajes, por valores variables, por valores de referencia o por valores estadisticos

• Valores estadisticos: como base de referencia para las imputaciones por periodos o para crear ratios en los informes. Se utilizan como base de referencia para subrepartos, traspasos periodicos y distribuciones.

Primero se deberan crear como datos maestros y luego registrar con ellos los valores para cada centro de costo. Una vez realizados estos pasos se utilizaran en el armado de los ciclos de distribucion y subrepartos.

Transacciones:

• KK01: crear valores estadisticos
• KK02: modif valores esatdisticos
• KK03: visualizar valores estadisticos

Actualmente, con la funcionalidad de la Nueva Contabilidad Principal, las operaciones de CO se encuentran integradas con FI en tiempo real y ya no hay necesidad de ejecutar ningún ledger de reconciliación.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Gabriel Casas