✒️SAP FI / La definición de Ledger Por Marco Guerra

Definición de Ledger

DEFINICION DE LEDGER

Una de las características de la nueva contabilidad principal es la posibilidad de administrar múltiples libros

Con los distintos libros podrían obtenerse balances con diferentes criterios de valuación. Por ejemplo balance con normas locales de un país y balances valuados bajo normas internacionales

Libro Principal

La contabilidad de las sociedades se lleva en un libro principal. Es decir, siempre vamos a tener por lo menos un libro. SAP provee el libro 0L como libro principal con la asignación de la tabla de totales FAGLFLEXT

Solo un libro puede definirse como libro principal

El libro principal obtiene muchos de los parámetros de control de la sociedad

El libro principal gestiona las monedas paralelas (monedas locales adicionales) que se asignan a la sociedad

El libro principal utiliza la variante de ejercicio fiscal y la variante de periodos de contabilización que se le asignan a la sociedad

Solo se contabilizan en CO los valores del libro principal

Además del libro principal, también puede definir otros libros no principales

SPRO , IMG , gf nuevo, Parametrizaciones básicas de la gestión financiera, Libros, Ledger, Definir ledgers de la contabilidad principal

para definir los diferentes libros solo se deben completar con una clave de dos caracteres, una denominación y la tabla de totales que tendrá el libro. También se debe marcar cual es el libro principal de la contabilidad

Transacción GLGCU1

Monedas

La moneda local de la sociedad se define al momento de crear la sociedad FI. Para definir las monedas adicionales se debe seguir la siguiente ruta

SPRO , IMG , gf nuevo, Parametrizaciones básicas de la gestión financiera, Libros, Ledger, Ledger, Definir moneda del libro principal

Al momento de definir las monedas adicionales también se debe definir el tipo de cotización por medio del cual se convertirá la moneda local a las monedas adicionales, la fecha de conversión y a partir de qué moneda se realiza la conversión (moneda documento o moneda local

Configuraciones de libros paralelos

A los libros paralelos que se hayan definido se les debe asignar una variante de ejercicio, una variante de periodos contables y las monedas paralelas que gestionarán cada uno de los libros

A los libros no principales se les pueden asignar monedas y/o variantes de año fiscal diferentes de las del libro principal

SPRO , IMG , gf nuevo, Parametrizaciones básicas de la gestión financiera, Libros, Ledger, Definir y activar ledger no principales

2. Escenarios

En la lección anterior hemos visto que la nueva tabla de totales posee más campos referentes a características de contabilización FAGLFLEXT. También hay una nueva tabla de partidas individuales que guarda las características adicionales, la tabla FAGLFLEXA

Para que los nuevos campos que poseen las tablas de la nueva contabilidad principal se completen es necesario activar diferentes escenarios

Un escenario define que campos se actualizan en los libros (en la vista de libro mayor) al momento de contabilizar

SPRO , IMG , gf nuevo, Parametrizaciones básicas de la gestión financiera, Libros, Ledger, Asignar escenarios y campos de cliente a libros

A cada libro se le puede asignar uno o más escenarios, o incluso los seis escenarios a la vez

La decisión de cuántos escenarios asignarle sólo depende de qué " aspectos empresariales" se desee diseñar en la Contabilidad del libro mayor

Cada escenario nos permitirá obtener balances o reportes por las características activadas. Por ejemplo se pueden obtener balances por Centros de Beneficios o Balances por segmentos

Antes, con la contabilidad clásica para obtener reportes por centros de costos debía emitirse desde el modulo de CO. Al contar con el centro de costo y áreas funcionales en las tablas de totales de FI pueden obtenerse toda la información desde finanzas

No es necesario definir ledger paralelos, solo hay que definirlos si la empresa lo necesita para reflejar una contabilidad diferente de la contabilidad principal. No necesariamente los escenarios tienen que estar asignados a libros no principales

Importante: no es necesario crear un libro paralelo para cada escenario

Los libros paralelos o no principales son útiles para representar la contabilidad de acuerdo con diferentes principios contables

No se pueden definir escenarios propios, solo se pueden utilizar los asignados por SAP

3. Vista de entrada y vista de libro mayor

Cuando se encuentra activada la nueva contabilidad principal un documento siempre posee dos vistas. Si bien ya hemos visto este tema en el módulo inicial, debemos tener presente que se trata de una funcionalidad de la nueva contabilidad

Vista de Entrada: es la vista de cómo aparece un documento en las vistas de libros auxiliares. Por ejemplo cuando se trata de contabilizaciones con deudores, acreedores y activos fijos

Vista de libro mayor: es la vista de cómo aparece un documento en el libro mayor

En la vista de libro mayor además de ver el documento también se puede visualizar la contabilización en el libro principal y en libros paralelos. Ver el punto Visualizar documentos en ledger paralelos.

Visualizar documentos en ledger paralelos

al visualizar un documento, en la vista de libro mayor podemos visualizar en que libro fue registrado el documento

4. Contabilizaciones

Todas las contabilizaciones que se realizan habitualmente en SAP se contabilizan en el libro principal

Cada contabilización que se realiza en el libro principal también se contabiliza en los libros paralelos. Es decir, el libro principal y los libros paralelos poseen la misma información

Sin embargo para diferenciar las contabilizaciones con diferentes criterios de valuación existen transacciones especiales que permiten elegir en qué libro contabilizar

Transacción Enjoy FB50L y FB01L

Ambas transacciones son iguales a la contabilización de un documento estandar solo se agrega un campo adicional que es el grupo de ledger. En este campo se especifica en que grupo de ledger se desea contabilizar

En los libros paralelos solo se puede contabilizar con cuentas de mayor, es decir no se pueden contabilizar con acreedores ni deudores. Tampoco se pueden contabilizar con cuentas de mayor que sean de partidas abiertas

Clases de documentos para contabilizaciones en ledger paralelos

Se deben definir clases de documentos para realizar las contabilizaciones en libros paralelos. Pueden ser las mismas clases de documentos que utilizamos para las contabilizaciones estándar, solo que deben ampliarse. Para esto, es necesario asignar la clase de documento y crearle un rango de numeración especial

SPRO , IMG , gf nuevo, Parametrizaciones básicas de la gestión financiera, Documento, Clases de Documento, Definir clases de documento de la vista de libro mayor

La clase de documento se debe definir en la misma transacción de que hemos visto en la unidad 3 (OBA7), luego se asigna en cada ledger cuales son las clases de documento que se pueden utilizar.

Cada clase de documento que se asigna en un ledger debe llevar un rango de números diferente. Entonces al definir una clase de documento en la vista de libro mayor, se ingresa la clase de documento y un rango de números. El rango de números que se asigna aquí no debe estar asignado en ninguna otra clase de documento