UNIDAD 7 - TEMA 2 - DEFINICIÓN DE LEDGER
1. DEFINICIÓN DE LEDGER
En la Nueva Contabilidad Principal se pueden administrar múltiples libros, con los que se puede obtener balances con diferentes criterios de valoración, como balances con normas locales de un país y balances valuados con normas internacionales.
Libro Principal
La contabilidad de las sociedades se lleva en un libro principal. SAP provee el libro 0L como libro principal con asignación de tabla de totales FAGLFGTX
- Sólo un libro puede definirse como principal.
- El libro principal obtiene muchos de los parámetros de control de la sociedad
- El libro principal gestiona las monedas paralelas (monedas locales adicionales) que se asignan a la sociedad.
- El libro principal utiliza las variantes de ejercicio fiscal y de períodos de contabilización que se le asignan a la sociedad.
- Sólo se contabilizan en CO valores del libro principal.
- Además del libro principal se pueden definir libros no principales.
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de la gestión financiera - Libros - Ledger - Definir ledgers de la contabilidad principal
Para crear el libro principal, se debe completar una clave de dos caracteres, una denominación y la tabla de totales que tendrá el libro, además se debe marcar cual es el libro principal.
NOTA DE AUDIO: crear un nuevo ledger después de haber salido en productivo y de estar operando el sistema, es sencillo. En una transacción se puede copiar del ledger principal todos los movimientos al nuevo ledger, en el momento que se transporta la orden cada movimiento nuevo que se contabilice en el ledger principal, se creara también en el nuevo ledger paralelo, con la transacción GLGCU1
.Transacción GLGCU1 con esta transacción se puede crear un nuevo ledger después de estar operando, con esta se pueden copiar todos los movimientos del ledger principal al nuevo ledger.
Monedas
La moneda local de la sociedad se define al momento de crear la sociedad FI. Para definir monedas adicionales se hace desde el customizing:
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de la gestión financiera - Libros - Ledger - Definir moneda del libro principal
También se debe definir el tipo de cotización por medio del cual se convertirá la moneda local a las monedas adicionales, la fecha de conversión y a partir de qué moneda se realiza la conversión (moneda documento o moneda local).
Configuración de libros paralelos
A los libros paralelos que se hayan definido se les debe asignar una variante de ejercicio, una variante de períodos contables y las monedas paralelas que gestionarán cada uno de los libros.
A los libros no principales se les pueden asignar monedas y/o variantes de año fiscal diferentes a los del libro principal.
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de la gestión financiera - Libros - Ledger - Definir y activar ledgers no principales
2. ESCENARIOS
Un escenario define los campos que se actualizan en los libros, es decir, en la vista del libro mayor al momento de contabilizar.
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de la gestión financiera - Libros - Ledger - Asignar escenarios y campos de cliente a libros
Modificar vista escenarios: Resumen
A cada libro se le puede asignar uno o más escenarios, incluso los 6 a la vez.
Cada esceneraio permite obtener los balances o reportes por las características activadas. Por ejemplo por centros de costos, centros de beneficio o segmentos.
No es necesario craer un libro paralelo por cada escenario.
No se pueden definir escenarios propios, solo se pueden utilizar los asignados por SAP.
NOTA DE AUDIO: Es recomendable asignar los 6 escenarios. Quizás en primer momento los datos no sean necesarios pero la actualización de los 6 escenarios no es un problema. Si luego de entrar en productivo, se quiere asignar nuevos escenarios, se convierte en algo más complejo, porque se deben convertir todas las entradas existentes en las tablas de totales y para esto es necesario un proyecto de migración.
Por ello es recomendable siempre asignar los 6 escenarios.
3. VISTA DE ENTRADA Y VISTA DE LIBRO MAYOR
En la nueva contabilidad, un documento siempre tiene dos vistas:
- Vista de entrada: es como aparece un documento en las vistas de libros auxiliares. Por ej, cuando se trata de contabilizaciones de deudores, acreedores y activos fijos.
- Vista de libro mayor: es la vista de cómo aparece un documento en el libro mayor. En ésta se visualiza además de la contabilización en el libro mayor, la contabilización en el libro principal y en libros paralelos.
Al visualizar documento en la vista de libro mayor, se puede visualizar en qué libro fue registrado el documento.
4. CONTABILIZACIONES
Todas las contabilizaciones que que se realizan habitualmente en SAP, se contabilizan en el libro principal.
Cada contabilización hecha en el libro principal también se contabiliza en los libros paralelos. Por lo tanto, los libros tienen la misma información.
Existen transacciones especiales que permiten elegir en qué libro se contabilizará, a fin de diferenciar las contabilizaciones con diferentes criterios de valuación:
Transacciones enjoy FB50L y FB01L
Las dos transacción son iguales a la contabilización de un documento estándar, pero en las dos transacciones existe un campo adicional que es el grupo de ledger, con éste se especifica en qué grupo de ledger se desea contabilizar.
Pantalla: registrar docum. cuenta mayor p.grupo ledgers
En los libros paralelos sólo es posible contabilizar en cuentas de mayor, es decir, no se puede contabilizar con acreedores ni deudores, tampoco se puede contabilizar con cuentas de mayor de partidas abiertas.
Pantalla: Reg. ledger paralelos: Visualizar Resumen
Clases de documentos para contabilizaciones en ledgers paralelos.
Se deben definir clases de documentos para realizar las contabilizaciones en libros paralelos. Pueden ser las mismas clases de documento que se emplea para contabilización estándar, sólo que deben ampliarse. Para esto, se debe asignar la clase de documento y crearle un rango de numeración especial.
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de la gestión financiera - Documento - Clases de documento - Definir clases de documento de la vista de libro mayor
La clase de documento se debe definir en la misma transacción OBA7. Después se asigna en cada ledger las clases de documento que se pueden utilizar.
Cada clase de documento que se asigna en un ledger debe llevar un rango de números diferente.
Lo visto forma parte del customizing necesario al crear una nueva sociedad en CO. Siempre se debe crear, por lo menos, el ledger principal, asignar monedas paralelas y asignar escenarios.,