I. DEFINICIÓN DE LEDGER
Una del as ventajas de la Nueva Contabilidad Principal es la posibilidad de administrar múltiples libros.
Con los distintos libros se pueden obtener balances con diferentes criterios de valuación. Un balance con normas locales de un país y balances valuados bajo normas internacionales.
LIBRO PRINCIPAL
La Contabilidad de las sociedades se llevan en un libro principal, SAP Provee el libro OL como libro principal con la asignación de la tabla totales FAGLFLEXT.
- Solo un libro puede definirse como Libro Principal.
- El Libro Principal obtiene muchos del los parámetros de control de la sociedad.
- El Libro Principal gestiona las monedas paralelas (monedas locales adicionales) que se asignan a la sociedad.
- El Libro Principal utiliza la variante de ejercicio fiscal y la variante de periodos de contabilización que se le asignan a la sociedad.
- Solo se contabilizan en CO los valores del Libro Principal.
- Además del Libro Principal, también se pueden definir otros libros no principales.
TRANSACCIÓN SPRO
IMG / GESTIÓN FINANCIERA (NUEVO) / PARAMETRIZACIONES BÁSICAS DE LA GESTIÓN FINANCIERA / LIBROS / LEDGER / DEFINIR LEDGER DE LA CONTABILIDAD PRINCIPAL.
Para definir los diferentes libros se debe completar con una clave de dos caracteres, una denominación y la tabla de totales que tendrá el libro. Se debe marcar cual es el libro principal de la contabilidad.
TRANSACCIÓN GLGCUI1: Copiar de Ledger Principal a otro nuevo Ledger con una orden de transporte.
MONEDAS
La moneda loca se define al momento de crear la sociedad FI
TRANSACCION SPRO
IMG / GESTION FINANICERA (NUEVO) / PARAMETRIZACIONES BÁSICAS DE LA GESTIÓN FINANCIERA/ LIBROS /LEDGER/ DEFINIR MONEDA DEL LIBRO PRINCIPAL
Cuando se definen las monedas adicionales se define el tipo de cotización por medio del cual se convertirá la moneda local a las diferentes monedas adicionales, la fecha de conversión y a partir de qué moneda se realiza la conversión (moneda de documento o moneda local)
CONFIGURACIÓN DE LIBROS PARALELOS
A los libros paralelos definidos se les debe asignar una variante de ejercicio, una variante de periodos contables y las monedas paralelas que se gestionarán en cada uno de los libros.
A los libros no principales se les puede asignar monedas y/o variantes del año fiscal diferente del libro principal.
TRANSACCION SPRO
IMG / GESTION FINANCIERA (NUEVO) / PARAMETRIZACIONES BÁSICAS DE LA GESTIÓN FINANCIERA /LIBROS /LEDGER/ DEFINIR Y ACTIVAR LEDGER NO PRINCIPALES.
II. ESCENARIOS
La tabla de totales es FAGLFLEXT (reemplaza GLT0)
La Nueva tabla de Partidas Individuales que guarda las características adicionales FAGLFLEXA
Para activar los nuevos campos que poseen las tablas de la nueva contabilidad es necesario activas diferentes escenarios.
Un escenario define que campos se actualizan en los libros (en la vista del libro mayor) al momento de contabilizar.
TRANSACCION SPRO
IMG / GESTION FINANCIERA (NUEVO) / PARAMETRIZACIONES BÁSICAS DE LA GESTIÓN FINANCIERA/ LIBROS / LEDGER /ASIGNAR ESCENARIOS Y CAMPOS DE CLIENTE A LIBROS
A cada libro se le puede asignar uno o más escenarios , INCLUSO LOS SEIS ESCENARIOS A LA VEZ.
La decisión depende de qué "aspectos empresariales" se deseen diseñar en la contabilidad del libro mayor. Cada escenario permite obtener balances o reportes por las características activas por ejemplo balances por centros de costos o segmentos.
Lo anterior porque los centros de costos y áreas funcionales están en las tablas de totales de FI.
No se necesitan ledger paralelos, solo hay que definirlos si la empresa necesita reflejar su contabilidad diferente de la contabilidad principal.
Los escenarios no tienen que estar asignados a libros no principales, no es necesario crear un libro paralelo para cada escenario. Los escenarios solo se pueden utilizar los asignados por SAP.
Los libros paralelos o no principales son útiles para representar la contabilidad de acuerdo a diferentes principios contables.
III. VISTA DE ENTRADA Y VISTA DE LIBRO MAYOR
Activa la nueva contabilidad principal un documento posee dos vistas.
VISTA DE ENTRADA: Es la que aparece en un documento en las vistas de libros auxiliares. Por ejemplo contabilizaciones con deudores, acreedores y activos fijos.
VISTA DE LIBRO MAYOR: Es la vista cómo aparece un documento en el libro mayor. Se pueden visualizar la contabilización en el libro principal y en los libros paralelos.
VISUALIZAR DOCUMENTOS EN LEDGER PARALELOS
Al visualizar un documento, en la vista de libro mayor se puede evidenciar en que libro fue registrado.
IV. CONTABILIZACIONES
Las contabilizaciones se realizan en el libro principal y en libros paralelos.
Para diferenciar las contabilizaciones con diferentes criterios de valuación existen transacciones especiales que permiten elegir en qué libro contabilizar.
TRANSACCIÓN ENJOY FB50L Y FB01L
Ambas transacciones son iguales a la contabilización de un documento estándar, solo se le agrega un campo que es el grupo de ledger.
En los libros paralelos solo se contabilizan cuentas de mayor que no sean partidas abiertas, no se contabilizan acreedores ni deudores.
CLASES DE DOCUMENTOS PARA CONTABILIZACIONES EN LEDGER PARALELOS
Pueden ser las mismas clases de documentos que se utilizan en las contabilizaciones estándar, se debe asignar una clase de documento y crearle un rango de numeración especial.
TRANSACCION SPRO
IMG / GESTION FINANCIERA (NUEVO) / PARAMETRIZACIONES BÁSICAS DE LA GESTIÓN FINANCIERA / DOCUMENTO / CLASES DE DOCUMENTO / DEFINIR CLASES DE DOCUMENTO DE LA VISTA DE LIBRO MAYOR.
La clase de documento se debe definir en la misma transacción vista en la unidad 3 (OBA7), luego se asigna en cada ledger cuales son las clases de documento que se pueden utilizar. Cada clase de documento que se asigna en un ledger debe llevar un rango de números diferente.
Esta lección hace parte del customizing para crear una nueva sociedad en CO. Siempre se debe crear el Ledger Principal, asignar monedas paralelas y escenarios.
La división es un concepto que viene de versiones bastante antiguas de SAP y aun hoy se encuentra vigente. Se puede utilizar para identificar áreas de negocio y permite obtener reportes o balances en función de este concepto independientemente de las sociedades donde se originaron los movimientos.
El segmento tiene la misma utilidad que la división, solo que es un concepto más nuevo que surge con las funcionalidades New GL.
El Metodo de Costo de ventas, se utiliza con las Áreas Funcionales. Este objeto permite clasificar los gastos según su función, por ejemplo, Gastos Comerciales, Gastos Administrativos, Gastos de Personal, etc. Es decir, podríamos utilizar las áreas funcionales para armar un cuadro de resultados clasificando los gastos que no son costos de venta. Esto es independiente de la clase de costo y del centro de costo.
Al activar el escenario de costos de ventas, las areas funcionales también se guardarán en la tabla de totales de manera de poder obtener balances o informes por esta característica
La idea es que se vaya reemplazando la división por el segmento.
además de una tabla de partidas individuales, existe una tabla de totales. Cada operación que se realiza en el sistema se guarda en múltiples tablas. Una de esas tablas es la de totales, la cual totaliza las operaciones por diferentes criterios como cuenta de mayor, sociedad, periodo, división, etc.
Cuando emitimos un balance el sistema siempre usa la tabla de totales como base de información, esto hace que tenga una mejor performance ya que los totales están armados y no debe recorrer el universo de partidas para armar el balance.
Con la antigua contabilidad se utilizaba otra tabla de totales que tenía menos criterios de agrupamiento, con la nueva tabla, se agregan más características, por lo tanto al momento de visualizar un balance, podemos aperturar por esas características que antes no se podía. Por ejemplo por centros de beneficios, centros de costos, segmentos.