✒️SAP FI / La definición de Ledger Por Ignacio Herrera Garcia

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Definición de Ledger

Una de las características de la nueva contabilidad principal es la posibilidad de administrar múltiples libros.

Con los distintos libros podrían obtenerse balances con diferentes criterios de valuación, Por ejemplo, balance con normas locales de un país y balances valuados bajo normas internacionales.

Libro Principal

La contabilidad de las sociedades se lleva en un libro principal. Es decir, siempre vamos a tener por lo menos un libro. SAP provee el libro 0L como libro principal con la asignación de la tabla de totales FAGLFEXT.

- Solo un libro puede definirse como libro principal

- El libro principal obtiene muchos de los parámetros de control de la sociedad

- El libro principal gestiona las monedas paralelas (monedas locales adicionales) que se asignan a la sociedad.

- El libro principal utiliza la variante de ejecución fiscal y la variante de periodos de contabilización que se le asignan a la sociedad.

- Solo se contabilizan en CO los valores del libro principal.

- Además del libro principal, también puede definir otros libros no principales.

Para definir los diferentes libros solo se deben completar con una clave de dos caracteres, una denominación y la tabla de totales que tendrá el libro. También se debe marcar cual es el libro principal de la contabilidad.

Transacción GLGCU1

Monedas

La moneda local de la sociedad se define al momento de crear la sociedad FI. Para definir las monedas adicionales se debe seguir la siguiente ruta:

Al momento de definir las monedas adicionales también se debe definir el tipo de cotización por medio del cual se convertirá la moneda local a las monedas adicionales, la fecha de conversión y a partir de que moneda se realiza la conversión (moneda documento o moneda local).

Configuraciones de libros paralelos

A los libros paralelos que se haya definido se les debe asignar una variante de ejercicio, una variante de periodos contables y las monedas paralelas que gestionaran cada uno de los libros.

A los libros no principales se les pueden asignar monedas y/o variantes de año fiscal diferentes de las del libro principal.

Escenarios

En la lección anterior hemos visto que la nueva tabla de totales posee más campos referentes a características de contabilización FAGLFLEXT. También hay una nueva tabla de partidas individuales que guarda las características adicionales, la tabla FAGLFLEXA.

Para que los nuevos campos que poseen las tablas de la nueva contabilidad principal se completen es necesario activar diferentes escenarios.

Un escenario define que campos se actualizan en los libros (en la vista del libro mayor) al momento de contabilizar.

A cada libro se le puede asignar uno o mas escenarios, o incluso los seis escenarios a la vez.

La decisión de cuantos escenarios asignarle solo depende de que “aspectos empresariales” se desee diseñar en la Contabilidad del libro mayor.

Cada escenario nos permitirá obtener balances o reportes por las características activadas. Por ejemplo, se pueden obtener balances por Centros de Beneficios o Balances por segmentos.

Antes, con la contabilidad clásica para obtener reportes por centros de costos debía emitirse desde el módulo de CO. Al contar con el centro de costo y áreas funcionales en las tablas de totales de FI pueden obtenerse toda la información desde finanzas.

No es necesario definir ledger paralelos, solo hay que definirlos si la empresa lo necesita para reflejar una contabilidad diferente de la contabilidad principal. No necesariamente los escenarios tienen que estar asignados a libros no principales.

Importante no es necesario crear un libro paralelo para cada escenario.

Los libros paralelos o no principales son útiles para representar la contabilidad de acuerdo con diferentes principios contables.

No se puede definir escenarios propios, solo se pueden utilizar los asignados por SAP.

Vista de entrada y vista del libro mayor

Cuando se encuentra activada la nueva contabilidad principal un docuemnto siempre posee dos vistas. Si bien ya hemos visto este tema en el módulo inicial. Debemos tener presente que se trata de una funcionalidad de una nueva contabilidad.

Vista de Entrada: Es la vista de cómo aparece un documento en las vistas de libros auxiliares. Por ejemplo, cuando se trata de contabilizaciones con deudores, acreedores y activos fijos.

Vista del Libro mayor: Es la vista de cómo aparece un documento en el libro mayor.

En la vista de libro mayor además de ver el documento también se pueden visualizar la contabilización en el libro principal y en los libros paralelos. Ver el punto Visualizar documentos en ledger paralelos.

Visualizar documentos en ledger paralelos

Al visualizar un documento, en la vista de libro mayor podemos visualizar en que libro fue regostrado el documento.

La vista de entrada y de libro mayor es un tema que volveremos a ver en la siguiente lección cuando veamos desglose de documentos.

Contabilizaciones

Todas las contabilizaciones que se realizan habitualmente en SAP se contabilizan en el libro principal.

Cada contabilización que se realiza en el libro principal también se contabiliza en los libros paralelos. Es decir, el libro principal y los libros paralelos poseen la misma información.

Sin embargo, para diferenciar las contabilizaciones con diferentes criterios de valuación existen transacciones especiales que permiten elegir en que libro contabilizar.

Transacción Enjoy FB50L y FB01L

Ambas transacciones son iguales a la contabilización de un documento estándar solo se agrega un campo adicional que es el grupo de ledger. En este campo se especifica en que grupo de ledger se desea contabilizar.

En los libros paralelos solo se puede contabilizar con cuentas de mayor, es decir no se pueden contabilizar con acreedores ni deudores. Tampoco se pueden contabilizar con cuentas de mayor que sean de partidas abiertas.

Clases de documentos para contabilizaciones en ledger paralelos

Se deben definir clases de documentos para realizar las contabilizaciones en libros paralelos. Pueden ser las mismas clases de documentos que utilizamos para las contabilizaciones estándar, solo que deben ampliarse. Para esto, es necesario asignar la clase de documento y crearle un rango de numeración especial.

La clase de documento se debe de definir en la misma transacción de que hemos visto en la unidad 3 (OBA7), luego se asigna en cada ledger cuáles son las clases de documento que se pueden utilizar.

Cada clase de documento que se asigna en un ledger debe de llevar un rango de numero diferente. Entonces al definir una clase de documento en la vista de libro mayor, se ingresa la clase de documento y un rango de número. El rango de números que se asigna aquí no debe estar signado en ninguna otra clase de documento.

Lo que hemos visto de esta lección forma parte del customazing necesario al crear una nueva sociedad en CO. Siempre tendremos que crear, por lo menos, e ledger principal, asignar las monedas paralelas y asignar los escenarios.

En las siguientes lecciones seguiremos viendo mucho mas sobre las nuevas funcionalidades de la Nueva Contabilidad Principal.