✒️SAP FI / La anulación de documentos Por Ignacio Herrera Garcia
SAP FI La anulación de documentos
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ANULACION DE DOCUMENTOS
Los usuarios pueden cometer errores cuando contabilizan documentos. Por consiguiente, el documento creado incluirá la información incorrecta. Para corregir los errores, primero se debe anular el documento y después se puede volver a registrar correctamente.
El sistema tiene una función con la que se puede anular documentos de cuenta mayor, de acreedores y de deudores de manera individual o conjunta.
Al anular un documento, se debe introducir un motivo de anulación que explique la causa de la anulación. El motivo de anulación también controla si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original.
Los documentos con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe anularse la compensación.
Un docuemnto se puede anular mediante:
- Contabilización de anulación normal La contabilización de anulación normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. La contabilización de anulaciones normal provoca de este modo un aumento adicional de las cifras de movimientos.
- Contabilización de anulación negativa La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Sin embargo, los importes contabilizados no se incluyen en las cifras de movimientos, sino que se deducen de las cifras de movimientos. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a la contabilización incorrecta.
El concepto de cifras de movimiento se entenderá mejor cuando en el punto 3 se vea el impacto de las anulaciones en los reportes.
Generalmente se utiliza la contabilización de anulaciones estándar para anular documentos ya que para la contabilización negativa debe cumplirse los siguientes requisitos:
- La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas (Se define en los Parámetros Globales)
- El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa
- Solo puede realizarse con una clase de docuemnto que permita explícitamente las contabilizaciones negativas.
Las contabilizaciones negativas también se pueden utilizar para realizar traslados de posiciones de documento incorrectas. La partida se elimina de la cuenta incorrecta con una contabilización negativa (las cifras de movimientos se reinicializan) y se contabiliza en la cuenta pertinente por una contabilización normal.
CONFIGURACION
Si la sociedad desea tener la posibilidad de realizar anulaciones negativas debe definirlo. De esta manera se podrían utilizar dos tipos de anulaciones, estándar y negativa.
Luego se deben definir los motivos de anulación, en cada motivo se especifica si se trata de un motivo para anulación negativa o no y si se utilizara para anular en periodo actual o en fecha diferente.
CONTABILIZACIONES
Para poder entender bien cual es la diferencia entre una anulación estándar y una anulación negativa ejemplificaremos con la anulación de documentos.
Ejemplo de documento contabilizado:
Transacción FS10N las cifras de movimiento se visualizan en el reporte de saldos. En la siguiente imagen tenemos una cuenta que tiene movimiento registrado en el periodo 3 (Marzo) por 8500- USD.
Transacción FB08 Anulamos un documento con un motivo de anulación negativo.
En la visualización de los saldos o reporte de cifras de movimientos no se visualiza el impacto de la anulación negativa. Es como si hubiesen contabilizado movimientos. Sin embargo, si hacemos doble clic sobre la línea del periodo 3 accederemos a la visualización de los dos documentos, tanto el docuemnto original como el documento de anulación.
Ejemplo de una Anulación Normal
Transacción FB08 Anulamos el documento con un motivo de anulación estándar.
A diferencia del caso anterior, el reporte de saldos de FS10N muestra el saldo de 8500 USD en el debe y un saldo de 8500 USD en el haber.
El saldo en cualquiera de los dos casos es el mismo. Solo cambia la forma de visualizar los reportes.
En la contabilización estándar vemos un importe en el debe y su anulación en el haber.
En la anulación negativa, el importe de la anulación se resta de la misma columna en la que se sumaba. Por ejemplo, si tenemos un docuemnto contabilizado con saldo en él debe, la anulación resta en la columna del debe.
Anulación Negativa Los asientos que se realizan con la anulación son iguales a los asientos que se realizan con la anulación normal. Solo cambia la visualización de reportes.
TABLAS IMPORTANTES
BKPF Es la tabla que contiene los datos importantes de cabecera de los documentos. En esta tabla existen varios campos que nos si un documento ha sido anulado:
STBGL – Anulado con: Indica con que numero de docuemnto se anulo.
PSOSG – Motivo de anulación
XREVERSAL- ID de anulación: Posee tres posibles valores
- Sin Valor: Docuemnto normal ( no anulado)
- 1 : Docuemnto anulado
2 : Docuemnto de anulación
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Sobre el autor
Publicación académica de Ignacio Rafael Herrera Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Senior
Ignacio Rafael Herrera Garcia
Profesión: Contador Público - Mexico - Legajo: HN75U
✒️Autor de: 55 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una persona de facil trato, gusta trabajar en equipo y espero aprovechar este curso para aprender y desarrollar los conocimientos adquiridos en el mismo
Certificación Académica de Ignacio Herrera
