✒️SAP FI / La anulación de documentos Por Marian Coeffier Zuccolillo
SAP FI La anulación de documentos
UNIDAD 3 - PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES : ANULACIÓN DE DOCUMENTOS (Lección 5°)
1. ANULACIÓN - REPASO
- Los documentos contabilizados erróneamente deben ser primeramente anulados para luego volver a registrarse correctamente.
- Se pueden anular documentos de cuenta de mayor, acreedores y deudores de manera individual (sólo para documentos contabilizados en FI) o conjunta (siempre que lleven en mismo motivo de anulación).
- Se debe ingresar un motivo de anulación al anular un documento.
- El motivo de anulación controla si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original. EJEMPLO: "01 Anulación en Periodo Actual": registra la anulación con la misma fecha del documento original que se está anulando. "02 Anulación en Periodo Cerrado": se especifica una fecha de registración dentro del periodo contable abierto, ya que no se puede utilizar la fecha original del documento por encontrarse en un periodo contable cerrado. De esta manera, el documento original se encontrará en un periodo contable y el asiento de anulación en otro periodo.
- Los documentos con partidas compensadas NO pueden anularse, primero debe anularse la compensación.
CONTABILIZACIÓN DE ANULACIÓN NORMAL
- Se contabiliza el cargo incorrecto como un abono.
- Se contabiliza el abono incorrecto como un cargo.
- La contabilización provoca un aumento adicional de las cifras de movimientos.
CONTABILIZACIÓN DE ANULACIÓN NEGATIVA
- Se contabiliza el cargo incorrecto como un abono.
- Se contabiliza el abono incorrecto como un cargo.
- Los importes contabilizados no se incluyen en las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a la contabilización incorrecta.
- Requisito 1: La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas. Esto se define en los parámetros globales.
- Requisito 2: El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa.
- Requisito 3: Sólo puede realizarse con una clase de documento que permita explícitamente las contabilizaciones negativas. EJEMPLO: normalmente se configura como "XK".
- Las contabilizaciones negativas se pueden utilizar para realizar traslados de posiciones de documento incorrectas. La partida se elimina de la cuenta incorrecta con una contabilización negativa (las cifras de movimientos se reinicializan) y se contabiliza en la cuenta pertinente por una contabilización normal.
*** NOTA: generalmente se utiliza la contabilización de anulaciones estándar para anular documentos, ya que se deben cumplir los requisitos previamente mencionados para la contabilización negativa.
2. CONFIGURACIÓN
- La empresa debe definir si desea tener la posibilidad de realizar anulaciones negativas. De esta manera se podrían utilizar los dos tipos de anulaciones: estándar y negativa.
PERMITIR CONTABILIZACIÓN NEGATIVA
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones contables/Contabilización de corrección-anulación/Permitir contabilización negativa.
- Se marca para la sociedad el tilde "Contab.negativas permitidas".
- Se presiona el ícono "Guardar" y se especifica la Orden de transporte.
MOTIVO DE ANULACIÓN
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad principal (nuevo)/Operaciones contables/Contabilización de corrección-anulación/Definir motivos de anulación.
- Se define la Clave: clave de dos caracteres que identifica el motivo de anulación. EJEMPLO: 01.
- Se define el Texto: breve identificación del motivo. EJEMPLO: Anulación en período actual.
- Se define la ContabNeg: con tilde marcado indica que en una anulación con el motivo de anulación indicado se deben crear "contabilizaciones negativas".
- Se define la FeContDife: con tilde marcado indica cuando está permitido especificar una fecha de contabilización diferente en el motivo de anulación en cuestión, es decir, si se anulará en período actual o en fecha diferente.
3. CONTABILIZACIONES
EJEMPLO DE UN DOCUMENTO CONTABILIZADO
- Por la transacción FS10N, las cifras de movimiento se visualizan en el reporte de saldos de la cuenta de mayor 530117 Alquiler de oficinas, sociedad 5000, ejercicio 2012.
| Período | Debe | Haber | Saldo | Saldo acumulado |
| 3 | 8.500 | 0 | 8.500 | 8.500 |
EJEMPLO DE ANULACIÓN NEGATIVA
- Por la transacción FB08, se anula el documento con un motivo de anulación negativo. EJEMPLO: 03.
- Por la transacción FS10N, verificando el reporte de cifras de movimientos no se visualiza el impacto de la anulación negativa, es como si no se hubiese contabilizado movimientos.
- Sin embargo, haciendo doble clic sobre la línea del período 3, se accede a la visualización de los dos documentos, tanto el documento original como el documento de anulación.
| Período | Debe | Haber | Saldo | Saldo acumulado |
| 3 | en blanco | en blanco | en blanco | en blanco |
EJEMPLO DE ANULACIÓN NORMAL
- Por la transacción FB08, se anula el documento con un motivo de anulación estándar. EJEMPLO: 01.
- Por la transacción FS10N, las cifras de movimiento se visualizan tanto en el Debe como en el Haber, donde el Debe se corresponde con la factura y el Haber se corresponde con la reversión o la anulación realizado para el documento.
| Período | Debe | Haber | Saldo | Saldo acumulado |
| 3 | 8.500 | 8.500 | 0 | 0 |
CONCLUSIÓN
- El saldo en cualquiera de los casos es el mismo (cero para el ejemplo). Sólo cambia la forma de visualizar los reportes.
- En la anulación estándar se visualiza un importe en el Debe y su anulación en el Haber.
- En la anulación negativa, el importe de la anulación se resta de la misma columna en la que sumaba. EJEMPLO: si se tiene un documento contabilizado con saldo en el Debe, la anulación resta en la columna del Debe.
*** NOTA: los asientos que se realizan con la anulación negativa son iguales a los asientos se realizan con la anulación normal. Sólo cambia la visualización de reportes.
*** NOTA: cuando se anula un documento que contiene posiciones con cuentas de partidas abiertas, la anulación compensa las partidas abiertas, por lo tanto, si se visualiza un reporte de partidas individuales se podrán ver las anulaciones como documentos de compensación. No ocurre lo mismo cuando se anula un documento correspondiente a otro módulo, por ejemplo las facturas de acreedores que se contabilizan por el módulo MM, en este caso, no genera la compensación de las partidas originales, con lo cual las partidas que se anulan quedan como partidas abiertas pendientes de compensación.
4. TABLAS IMPORTANTES
- BKPF-STBLG: dato de cabecera del documento, indica con qué número de documento se anuló.
- BKPF-PSOSG: dato de cabecera del documento, indica el motivo de anulación.
- BKPF-XREVERSAL: dato de cabecera del documento, indica el ID de anulación y posee 3 posibles valores: A) Sin valor= documento normal (no anulado), B) 1= documento anulado, C) 2= documento de anulación.
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Sobre el autor
Publicación académica de Marian Renée Coeffier Zuccolillo, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Master
Marian Renée Coeffier Zuccolillo
Profesión: Ing.comercial, Lic.administración - Paraguay - Legajo: MZ16W
✒️Autor de: 115 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Soy una profesional orientada a objetivos, atenta a los detalles y centrada en soluciones. me apasiona entender las necesidades y estrategias necesarias para impulsar la mejora de eficiencia en todo.
Certificación Académica de Marian Coeffier
