✒️SAP FI / La anulación de documentos Por María Isabel Baña Espasandín
SAP FI La anulación de documentos
1. ANULACIÓN - REPASO
Para corregir un error se debe anular el documento original y luego volver a hacer la contabilización correcta.
El sistema cuenta con una función para anular documentos de cuentas de mayor, acreedores y deudores de forma individual o conjunta.
Cuando se anula un documento se debe ingresar un motivo de anulación que explicar la razón de la anulación y además controla la fecha de la anulación que puede ser diferente a la fecha de contabilización original.
Al anular un documento, hay que indicar un motivo de anulación.
Para anular un documento que contenga partidas compensadas, primero es necesario anular la compensación.
Los documentos se pueden anular de la siguiente forma:
- Contabilización de anulación normal: en ésta, el sistema genera un documento contrario al original (se contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo). Esto provoca un aumento de las cifras de movimiento.
- Contabilización de anulación negativa: genera documento contrario, como antes, pero estos no se incluyen en las cifras de movimiento sino que se deducen de dichas cifras.
Generalmente, se utiliza la anulación estándar ya que para poder utilizar la contabilización negativa se deben cumplir los siguientes requisitos:
- La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas (se define en los Parámetros Globales)
- El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa.
- Sólo se puede hacer con una clase de documento que permita explícitamente las contabilizaciones negativas.
También se pueden utilizar las contabilizaciones negativas para hacer traslados de posiciones de documentos incorrectas. La partida se elimina de la cuenta incorrecta con una contabilización negativa y luego se contabiliza en la cuenta correcta con una partida normal.
2. CONFIGURACIÓN
La sociedad debe definir si permite contabilizaciones negativas, así será posible utilizar tanto la anulación estándar como la negativa.
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera(Nuevo) - Contabilidad principal(Nuevo) - Operaciones contables - Contabilización de corrección/anulación - Permitir contabilización negativa
Pantalla: Modificar vista actualiz.: contabil.negativas en sociedad: resumen
Se deben definir los motivos de anulación especificando si es un motivo para anulación negativa o no y si se utilizará para anular en período actual o en fecha diferente.
Transacción SPRO: IMG - Gestión Financiera(Nuevo) - Contabilidad principal(Nuevo) - Operaciones contables - Contabilización de corrección/anulación - Definir motivos de anulación
Pantalla: Modificar vista Motivos para anulación o contabilización inversa
3. CONTABILIZACIONES
- Anulación negativa:
Al anular (FB08) con motivo de anulación negativa, al visualizar el informe de cifras de movimiento (FS10N) no se visualiza el impacto de la anulación negativa, Es como si no se hubiera contabilizado nada, sin embargo si se da doble click sobre la línea se accede a visualizar los dos documentos tanto el original como el de la anulación.
- Anulación normal:
Si se anula (FB08) con motivo de anulación estándar, al visualizar el informe se visualiza valor tanto en la columna del debe como del haber, donde uno corresponde al documento original y la otra columna corresponde al documento de anulación.
En cualquiera de los dos casos el saldo es el mismo, lo que cambia es la forma de visualizar los informes.
Cuando se anula un documento que contiene partidas abiertas, la anulación compensa las partidas abiertas. Al visualizar el informe de partidas individuales, las anulaciones se ven como documentos de compensación. Cuando se anula un documento que corresponde a otro módulo, en este caso, no genera compensación de partidas originales, quedando así las partidas que se anulan como partidas abiertas pendientes de compensación.
TABLAS IMPORTANTES:
- BKPF: Contiene los datos de cabecerade los documentos.
En esta tabla existen varios campos que nos indican si un documento ha sido anulado:
- STBLG: Anulado con: indica el número del documento con el que se anuló
- PSOSG: Motivo de anulación.
- XREVERSAL: ID de anulación: tiene tres posibles valores:
> Sin valor: documento normal (no anulado)
> 1 : Documento anulado
> 2 : Documento de anulación
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Sobre el autor
Publicación académica de María Isabel Baña Espasandín, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP FI Nivel Avanzado.
SAP Expert
María Isabel Baña Espasandín
Profesión: Economista - España - Legajo: KZ17G
✒️Autor de: 144 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de María Isabel Baña Espasandín
Disponibilidad Laboral: FullTime 
