UNIDAD 2 - PARAMETRIZACIÓN DE DM - GRUPO STATUS CAMPO (Lección 3°)
1. GRUPO STATUS CAMPO
- Se completa al momento de crear una cuenta de mayor y tiene impacto al momento de contabilizar en dichas cuentas.
- Determina qué campos serán obligatorios, ocultos u opcionales al momento de contabilizar en una cuenta.
- Característica 1: se asigna a cada cuenta de mayor en el segmento Sociedad.
- Característica 2: controla los datos necesarios para cada cuenta al momento de la imputación. EJEMPLO: el campo "División" puede ser obligatorio en algunas cuentas patrimoniales pero no es necesario en las de resultados.
- Característica 3: controla qué campos son obligatorios u opcionales al momento de CONTABILIZAR con la cuenta contable, en cambio, el "grupo de cuentas" (asignado también en el DM Cta.Mayor) controla qué campos son obligatorios u opcionales al momento CREAR la cuenta de mayor.
2. VARIANTE DE STATUS CAMPO
- Agrupa varios grupos de status campo, es decir, es una clave agrupadora
- Se asigna a las sociedades que vayan a utilizar los mismos grupos de status campo.
PASO 1 - DEFINIR VARIANTE DE STATUS CAMPO
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Libros/Campos/Definir variantes de status de campos.
- Se posiciona en la carpeta "Variantes de status de campo" y se presiona el ícono "Entradas nuevas".
- Se define la Clave: alfanumérica de hasta 4 caracteres. EJEMPLO: 1000.
- Se define la Denominación: texto breve. EJEMPLO: Status Campo E-SAP.
PASO 2 - DEFINIR GRUPO DE STATUS CAMPO
- Se selecciona la variante creada, se posiciona en la carpeta "Grupos de status de campo" y se presiona el ícono "Entrada nueva".
- Se define la Clave: alfanumérica de hasta 4 caracteres. EJEMPLO: G001.
- Se define la Denominación: texto breve. EJEMPLO: Generales (con texto, asignación).
*** NOTA: SAP trae parametrizado de manera estándar una gran cantidad de grupos, los cuales se pueden reutilizar copiándolos o modificándolos según sea necesario.
- Grupo G001 (estándar): es general y se utiliza para las cuentas de mayor patrimoniales que no representan un tipo de operación particular.
- Grupo G004 (estándar): se utiliza en las cuentas de costos o resultados negativos.
- Grupo G005 (estándar): se utiliza para las cuentas bancarias y tiene como dato obligatorio la "fecha valor" que es una fecha se utiliza en los reportes de tesorería.
- Grupo G067 (estándar): es para cuentas asociadas, ya sea de deudores y acreedores. Tiene habilitado todo lo referente a Pagos.
PASO 3: DEFINIR LAS CARACTERÍSTICAS DEL GRUPO DE STATUS CAMPO
- Características se refiere a qué campos serán obligatorios, opcionales u ocultos.
- Todos los campos disponibles se dividen en "Subgrupos". EJEMPLO: "Datos generales" contiene los campos: texto, asignación, claves de referencia, etc. "Imputaciones adicionales" contiene los campos: división, segmento y todos los objetos de CO en los cuales se pueda imputar un documento.
- Se selecciona cada subgrupo y se configura la característica de cada campo de la lista de campos perteneciente al subgrupo.
*** NOTA: Puede ocurrir que al intentar contabilizar desde otros módulos posean algún error porque la cuenta en la que intentan contabilizar no tiene el status campo que necesita. EJEMPLO: desde MM cuando se realiza la imputación a una cuenta de stock, el sistema requiere que los campos como material y clase de movimiento estén habilitados por status campo.
*** NOTA: Se debe ser cuidadoso con las cuentas que llevan contabilizaciones automáticas. Si se crea la cuenta con un grupo de status campo que tiene un campo obligatorio y el sistema no completa este campo de manera automática, se frena la operatoria impidiendo que se contabilicen los documentos. EJEMPLO: cuando se pone que las cuentas de bancos deben llevar un texto obligatorio, el sistema no podrá realizar los pagos automáticos o no podrá procesar los extractos bancarios por no poder completar este campo obligatorio.
PASO 4 - ASIGNAR VARIANTE DE STATUS CAMPO A SOCIEDAD
- Se accede al menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Libros/Campos/Asignar sociedad a variantes status campos.
- Se asigna a cada sociedad la variante de status campo. Esta asignación de verá reflejada en los "parámetros globales" de la sociedad.
*** NOTA: Habitualmente se asigna la misma variante de status de campo a todas las sociedades para que la misma información de status de campo sea válida entre sociedades.
3. JERARQUÍA DE STATUS CAMPO
- Los datos requeridos al momento de una imputación contable los controlan: 1) Grupo de status campos, 2) Status campo de la "clave de contabilización".
- Existe una jerarquía que determina quién tiene mayor prioridad, si el status campo de la cuenta de mayor o el status campo de la clave de contabilización.
- Prioridad N°1: campo Oculto.
- Prioridad N°2: campo Visualización.
- Prioridad N°3: campo Obligatorio.
- Prioridad N°4: campo Opcional.
- EJEMPLO: si un campo tiene configurado por un lado "Oculto" y por el otro "Opcional", entonces estará oculto al momento de la imputación porque oculto tiene mayor jerarquía que opcional.
4. TABLAS IMPORTANTES
- SKB1: contiene el valor que posee el campo "Grupo de status campo" para cada cuenta de mayor. Una cuenta de mayor puede tener un grupo de status campo diferente en cada sociedad.