Control de Modificaciones y Grupos de Tolerancia
1. Grupo de Tolerancia
En SAP se puede definir el importe máximo que puede contabilizar cada empleado por medio de la creación de Grupos de Tolerancia
En los grupos de tolerancia se puede definir límites máximos para los siguientes conceptos:
· Importe total por documento
· Importe por posición de deudor / acreedor
· Descuento por pronto pago que puede garantizar un usuario con este grupo de tolerancia
Los márgenes de tolerancia se especifican en La Moneda local
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IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documentos – Grupo de tolerancia – Definir grupos de tolerancia para empleados
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SPRO
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Se pueden crear tantos grupos de tolerancia como sean necesarios
A los usuarios que no son asignados a ningún grupo de tolerancia especial se les aplican los valores del grupo de tolerancia “en blanco” el cual es el grupo de tolerancia por defecto
Todas las sociedades deben tener un grupo de tolerancia por defecto (“en blanco”), si no se crea este grupo no se podrán contabilizar movimientos
2. Control de modificaciones
Hay muchos campos en SAP que no son modificables luego de que ha sido grabado un documento, sin embargo hay muchos campos que si son modificables y dependen de las distintas reglas configuradas. Estas reglas pueden ser definidas por el sistema o configurarse por usuarios
El control de modificaciones, se dividen en Datos de cabecera y Datos de Posición
En los datos de cabecera solo se pueden modificar el “texto de cabecera” y la “Referencia”
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Transacción
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IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Reglas modificación documentos, cabecera documento/posición documento
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SPRO
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Las reglas de modificación de documentos se pueden diferenciar en función de los siguientes criterios:
· Clases de cuenta: permite definir para que clase de cuentas el campo será modificable. Si se deja en blanco las modificaciones podrán ser posible para todas las clases de cuentas
· Clases de Operación: Solo se utilizan para operaciones especiales en cuentas de mayor
· Sociedad: si se deja en blanco, se aplica la regla de modificación a todas las sociedades
Una vez que se habilita el campo para su modificación, es posible acceder al documento a través de la transacción FB02 y realizar las modificaciones pertinentes
Todas las modificaciones que se realicen en los documentos en los campos habilitados se pueden visualizar con el informe RFBABL00 (Transacción SA38)
Cuando los usuarios realizan modificaciones en los documentos, se graba en el log la siguiente información:
· El campo que se ha modificado
· Los valores nuevos y antiguos
· El usuario que ha realizado la modificación
· El momento y fecha de la modificación
3. Valores propuestos
Es posible que el sistema proponga ciertos valores con el objetivo de agilizar la contabilización de documentos, esto es posible a través de las siguientes opciones:
· Parámetros de usuarios:
A través de la transacción SU01, la cual se utiliza para administrar los datos de un usuario es posible especificar ciertos valores de propuesta. Por ejemplo: Sociedad, Plan de Cuenta, Sociedad CO.
Para poder asignar estos valores se debe conocer el “ID de Parámetro” que representa el valor que deseamos proponer
¿Cómo conocer el “ID de Parámetro”?
El ID de Parámetro se puede buscar en los datos técnicos de la ayuda de campo que deseamos proponer
· FB00 – Opciones de Tratamiento
Existe otra opción que la administra el propio usuario donde se puede completar ciertos datos o valores de propuesta. Dentro de la transacción FB00 encontramos diversas opciones que puede seleccionar el usuario para visualizar documentos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar, estructuras de línea para los pagos y muchas opciones más
4. Valores propuestos de Customizing
· Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento: Los valores propuestos se definen por clase de documento y clave de contabilización. Estos datos se especifican por código de transacción
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Transacción
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IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Definir valores de propuesta
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OBU1
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· Propuesta de ejercicio: Esta opción permite que se proponga un ejercicio para la función de visualización de documentos y para la función de modificación de documentos. Para ello el sistema utiliza el último año usado por el usuario en la sesión de trabajo. Este valor propuesto sólo aplica para las sociedades FI con rango de números de documentos dependientes del año
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IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Permitir propuesta de ejercicio
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SPRO
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· Propuesta de fecha valor: Durante el registro de posiciones de documentos eventualmente será necesario introducir una fecha valor (habitualmente en las imputaciones relevantes para Tesorería). En esta opción se podrá especificar, para cada sociedad FI, si se debe proponer la fecha de entrada de datos (CPU) como fecha valor
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Transacción
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IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Valores propuestos – Proponer fecha valor
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SPRO
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· Control de mensajes: Los mensajes en SAP pueden ser: Informativos, De Advertencia, o Errores. Hay determinados mensajes que pueden modificarse, por ejemplo, un mensaje de advertencia puede convertirse en un mensaje de error
Los mensajes están codificados con un área funcional (generalmente los dos primeros caracteres) y un numero de mensaje.
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Transacción
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IMG – Gestión Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Documento – Modificar control de mensaje para tratar documentos
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OBA5
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La modificación de mensajes no se puede aplicar siempre. Hay controles que son claves y que no se pueden evitar como mensajes de Error. Por ejemplo si un campo es obligatorio