✒️SAP CO / La distribución / valoración de costos Por Aracelis Prado De Abreu

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SAP CO La distribución / valoración de costos

SAP CO La distribución / valoración de costos

UNIDAD 4: ACTIVIDADES DE CIERRE MENSUAL

LECCIÓN 4: DISTRIBUCIÓN / VALORACIÓN DE COSTOS

En esta lección, exploraremos los conceptos de recontabilizaciones, distribuciones y valoraciones, destacando las diferencias entre ellos. También analizaremos los ciclos de distribución y sus diversas funciones.

1. Distribución

Concepto Clave: La distribución se utiliza para transferir costos primarios desde un centro de costo emisor hacia diferentes objetos de Controlling (CO). Solo los centros de costos o procesos de negocio pueden actuar como emisores en una distribución.

Los posibles receptores de estos costos pueden ser:

  • Centros de costo
  • Elementos PEP (Planificación de Estructura del Proyecto)
  • Órdenes internas
  • Objetos de costo
  • Procesos de negocio

Es posible restringir las categorías de receptores permitidos mediante la configuración personalizada (Customizing) en CO.

Un aspecto crucial de este proceso es que solo permite la recontabilización de costos primarios.

Los costos primarios, como los de energía o electricidad, se acumulan en un centro de costo y se distribuyen al final del período según las definiciones establecidas por el usuario.

Durante la distribución, los costos primarios se mantienen en su clase de costo original, sin cambiar a otra clase. Se registran partidas individuales tanto en el emisor como en el receptor, lo que permite un registro detallado de la distribución. Las distribuciones pueden anularse tantas veces como sea necesario.

El método de ciclos de segmentos se utiliza para definir las relaciones entre emisores y receptores, junto con sus características de distribución.

Recontabilización de Costos Primarios: Este proceso permite transferir costos primarios, como salarios y materiales, desde un centro de costo emisor a otros objetos de costos, manteniendo la misma clase de costo. Esto asegura una asignación precisa de los costos a las áreas que realmente utilizan los recursos, facilitando una mejor gestión financiera.

Ciclos de Segmento:

Un ciclo de segmento es una unidad dentro de un ciclo de distribución, subreparto o traspaso que especifica las reglas para la transferencia de costos. Cada ciclo puede contener uno o varios segmentos, y cada segmento define las relaciones entre emisores y receptores de costos.

Un ciclo puede incluir múltiples segmentos, cada uno con reglas específicas para la transferencia de costos. Los segmentos definen los emisores y receptores, así como las reglas de asignación (por ejemplo, en base a porcentajes o cantidades). Esto proporciona flexibilidad en la distribución de costos dentro de la organización.

Transparencia y Control: La documentación detallada de los emisores y receptores en el sistema permite un análisis exhaustivo de las distribuciones realizadas, mejorando la transparencia y el control de los costos en la empresa

Comparación: Recontabilización y Distribución Periódicas

Las diferencias entre la recontabilización y la distribución periódica se deben principalmente al contenido de la información y al rendimiento del sistema.

Recontabilización Periódica:

ü Créditos: No se registran créditos de forma separada en el emisor.

ü Control de Débitos: El importe de débito original no puede ser controlado directamente en el emisor.

ü Interlocutor: No transfiere el registro del interlocutor de la operación.

ü Performance: Menor cantidad de registros ingresados, mejor rendimiento.

Distribución:

ü Créditos: El sistema contabiliza los totales de los registros de créditos.

ü Control de Débitos: Permite un seguimiento más detallado de los costos transferidos.

ü Interlocutor: Transfiere el registro del interlocutor de la operación, permitiendo mayor transparencia en los informes.

ü Performance: Mayor cantidad de registros ingresados, peor rendimiento comparado con la recontabilización.

En resumen, la recontabilización es más eficiente en términos de rendimiento, mientras que la distribución ofrece mayor detalle y transparencia en el seguimiento de costos. La elección entre ambos métodos dependerá de las necesidades específicas de la empresa.

3. Valoración o Subreparto

La valoración o subreparto es un proceso creado para transferir tanto costos primarios como secundarios desde un centro de costo emisor a diferentes objetos de Contabilidad de Gestión (CO). Los emisores pueden ser centros de costos o procesos de negocio.

Receptores: Los posibles receptores de estos costos pueden ser:

ü Centros de costo

ü Elementos PEP (Planificación de Estructura del Proyecto)

ü Órdenes internas

ü Objetos de costo

ü Procesos de negocio

Es posible limitar las categorías de receptores permitidos mediante la configuración personalizada (Customizing) en CO.

Proceso de Valoración:

• Reasignación de Costos: Al final de un período, los costos primarios y secundarios se reasignan utilizando claves o parámetros definidos por el usuario.

• Agrupación de Clases de Costos: Durante la valoración, las clases de costos originales se agrupan en Clases de Costos de Valoración o Subreparto (categoría de clase de costos = 42). Esto reduce la cantidad de registros que el sistema necesita manejar, mejorando el rendimiento.

Ventajas:

ü Performance Óptima: Debido a la agrupación de clases de costos, el sistema registra menos cantidad de registros, lo que hace que la valoración tenga un rendimiento más óptimo que la recontabilización o la distribución.

ü Homogeneidad y Trazabilidad: Las partidas se contabilizan tanto en el emisor como en el receptor, permitiendo una resignación homogénea y trazable de los saldos.

ü Interlocutor de la Operación: Al igual que en la distribución, se mantiene el registro del interlocutor (como proveedores o clientes) en las partidas transferidas del emisor al receptor.

Limitaciones:

ü Clases de Costos Originales: El sistema no muestra las clases de costos originales en los receptores. Esto significa que, al usar este método, no se puede hacer un desglose detallado (drilldown) de las clases de costos componentes que se tenían en el emisor. Esta información se considera irrelevante en la resignación de los saldos al receptor.

Anulación:

ü Todas las actividades de valoración pueden ser anuladas tantas veces como sea necesario.

Método de Ciclos con Segmentos:

ü Al igual que en los procesos de distribución o recontabilización, se utiliza el método de los ciclos con segmentos para establecer las relaciones entre emisores y receptores.

En Resumen:

ü Segmento: Describe una cantidad de emisores y receptores correspondientes, todos tratados según la misma norma de distribución.

5. Visión General: Recontabilización, Distribución y Valoración (Subreparto) Periódica

A continuación, se detallan las tres formas principales de resignación de saldos entre receptores y emisores en la Contabilidad de Gestión. Es crucial entender las diferencias y las ventajas de cada método para elegir el más adecuado según el caso de negocio.

Recontabilización

• Qué es: Es un método que utiliza clases de costos primarias.

• Cómo funciona: Los costos se transfieren a los receptores usando las mismas clases de costos. Esto significa que los costos primarios se pasan completamente a los receptores.

• Resultado: Las clases de costos secundarios permanecen en los receptores.

• Ventajas: Tiene buen rendimiento porque no se registran todas las relaciones entre emisor y receptor en los registros de forma completa.

Distribución Periódica

ü Qué es: Similar a la recontabilización, también usa clases de costos primarias.

ü Cómo funciona: Los costos se transfieren a los receptores usando las mismas clases de costos.

ü Resultado: Los costos primarios se transfieren completamente a los receptores, y las clases de costos secundarios permanecen en los receptores.

ü Desventajas: Tiene menor rendimiento comparado con la recontabilización periódica porque necesita registrar todas las relaciones entre emisor y receptor.

Valoración (Subreparto)

ü Qué es: Permite la resignación de saldos de clases de costos primarias y secundarias.

ü Cómo funciona: Los costos se asignan usando clases de costos de valoración (categoría 42), lo que significa que la información del costo primario se pierde.

ü Resultado: Los costos primarios y secundarios se agrupan en clases de costos de valoración según la cantidad necesaria.

ü Ventajas: Ofrece el mejor rendimiento para la asignación de costos primarios y secundarios, ya que se pueden totalizar en una sola contabilización.

Recomendaciones de Rendimiento

ü Recontabilización Periódica: Es preferible a la distribución debido a su mejor rendimiento.

ü Valoración (Subreparto): Tiene el mejor rendimiento para la asignación de costos primarios y secundarios, ya que permite totalizar en una sola contabilización.

6. Ciclos e Iteraciones

Relación entre Emisores y Receptores

ü Ciclo A y B: El gráfico 445 muestra dos ciclos con diferentes relaciones entre emisores y receptores. En el ciclo A, hay una relación mutua entre dos centros de costos. Además, hay relaciones entre los centros de costos del ciclo A y B.

ü Reasignaciones de Saldos: Los centros de costos pueden reasignar saldos entre ellos, lo que significa que los saldos en la contabilidad no están completamente acreditados.

Segmentos dentro de un Ciclo

ü Definición de Relaciones: Las relaciones de segmentos dentro de un ciclo pueden definirse de manera que las recontabilizaciones, reasignaciones o distribuciones de un centro de costos con diferentes segmentos puedan tener lugar. Un centro de costos puede ser tanto emisor como receptor de costos.

ü Reacreditaciones: Los centros de costos que ya han sido acreditados pueden sufrir reacreditaciones durante el procesamiento del ciclo.

Procesamiento en SAP

ü Acreditación Completa: Para garantizar que se finalice la acreditación en la contabilidad de un centro de costos en SAP, el sistema procesa las relaciones entre los receptores y emisores definidas en un ciclo iterativo.

ü Procesamiento de Segmentos: Los segmentos se procesan hasta que todos los emisores son acreditados de acuerdo a los valores que contienen.

Activación de Iteración

ü Indicador de Iteración: Para realizar la iteración, se debe activar un indicador (flag) en la cabecera del ciclo. Esto permite que el sistema procese los segmentos de manera iterativa, siguiendo una secuencia.

ü Secuencia del Ciclo: Si el indicador está desactivado, el sistema procesará los segmentos de acuerdo a la secuencia del ciclo, lo cual mejora el rendimiento comparado con el procesamiento iterativo.

Resumen

ü Ciclos: Son conjuntos de relaciones entre emisores y receptores de costos.

ü Iteraciones: Son procesos repetitivos que aseguran que todos los costos sean correctamente acreditados.

ü Indicador de Iteración: Permite activar o desactivar el procesamiento iterativo para mejorar el rendimiento.

7. Cabecera del Ciclo

Verificación Formal

ü Función: La verificación formal permite controlar y validar si los datos ingresados en el ciclo son correctos antes de ejecutarlo.

ü Propósito: Si hay errores, estos se pueden identificar en el log (registro de eventos) y corregir las relaciones entre los segmentos correspondientes.

Ejemplos de Control:

ü Porcentaje Total: El sistema verifica si el porcentaje total de asignación llega al 100%.

ü Valores Fijos: Verifica si el valor fijo determinado es igual tanto en el emisor como en el receptor.

Búsqueda de Objetos

ü Función: El sistema utiliza la búsqueda de objetos para mostrar un ciclo con valores fijos que el usuario puede ingresar, como centros de costos y clases de actividad.

ü Propósito: Mostrar los segmentos para los cuales los valores fueron registrados.

Resumen de Segmentos

ü Función: La opción de Resumen de segmentos muestra todos los segmentos utilizados en un ciclo.

ü Visualización: Si necesitas ver un segmento específico, puedes usar la función de búsqueda para encontrarlo dentro del ciclo.

ü Mantenimiento: Puedes mover segmentos en la lista de resumen de segmentos. Es importante tener cuidado al hacer cambios en modo mantenimiento, ya que esto puede afectar la ejecución de la reasignación de saldos.

ü Orden y Agregación: Los segmentos se pueden ordenar y agregar en un ciclo según los requerimientos.

Documentos de Cambios

ü Función: Es posible mostrar los documentos de cambios relacionados con las modificaciones realizadas en el ciclo.

ü Información en el Log: El log del sistema incluye detalles como:

ü Fecha de modificación del último ciclo.

ü Nombre del usuario que realizó la modificación.

ü Nombre del segmento.

ü Regla del emisor.

ü Regla del receptor.

ü Porcentaje del emisor.

ü Clase de costo de valoración.

Resumen

ü Verificación Formal: Asegura que los datos sean correctos antes de ejecutar el ciclo.

ü Búsqueda de Objetos: Permite ingresar y mostrar valores fijos y segmentos.

ü Resumen de Segmentos: Muestra y permite gestionar los segmentos del ciclo.

ü Documentos de Cambios: Registra y muestra las modificaciones realizadas en el ciclo.

8. Resumen de Ciclo

Propósito del Resumen de Ciclo

ü Repaso de Ciclos: El resumen de ciclo proporciona una visión general de todos los ciclos de una misma categoría, incluyendo todos los segmentos relevantes.

ü Visualización en Árbol: Los ciclos seleccionados para una distribución se muestran en un árbol principal. Los segmentos se asignan a un nivel inferior en la jerarquía del árbol.

Criterios de Selección

ü Información Adicional: Dentro de la etiqueta de los criterios de selección, se determina la información adicional que se mostrará en el árbol.

ü Definición de Segmentos: Es posible definir delimitaciones para los segmentos, como información sobre las definiciones del emisor o del receptor.

Procesamiento Iterativo

ü Activación de Iteración: Si se desea procesar la información de forma iterativa, es necesario activar el flag correspondiente en la definición del ciclo.

ü Relaciones de Ciclo: SAP incluirá las relaciones de ciclo en la red de centros de costos, lo que significa que el emisor también puede actuar como receptor.

Función de Verificación

ü Control del Ciclo: La función de verificación permite al usuario controlar un ciclo individual antes de ejecutar la distribución real.

ü Análisis del Log: Después de la verificación, es posible analizar el log para corregir fallas en los segmentos y las relaciones de iteración. Esto puede requerir modificaciones en el Customizing para corregir errores.

Controles del Sistema

ü Porcentaje Total: El sistema verifica si el total del porcentaje de asignación llega al 100%.

ü Valores Fijos: Verifica si los valores fijos son iguales tanto en el emisor como en el receptor.

INFOTIPS

• Indicador de Log de Ejecución: Es importante activar el indicador de log de ejecución para poder visualizar los detalles después del procesamiento de la distribución.

Resumen

ü Repaso y Visualización: Proporciona una visión general de los ciclos y segmentos en una estructura de árbol.

ü Definición y Delimitación: Permite definir y delimitar segmentos y sus relaciones.

ü Procesamiento Iterativo: Facilita la iteración de ciclos y la inclusión de relaciones de ciclo.

ü Verificación y Corrección: Habilita la verificación y corrección de errores antes de la ejecución real.

ü Controles del Sistema: Asegura que los porcentajes y valores fijos sean correctos.

Log de Ejecución: Permite revisar los detalles del procesamiento.

9. Valoración / Subreparto: Esquema de Imputación

Agrupación de Clases de Costos

ü Visión Clara de Costos: Para tener una visión clara de los costos que serán valorizados, puedes agrupar las clases de costos de forma individual o en intervalos.

ü Asignación a Clases de Valoración: Estas agrupaciones apuntan a una clase de costo de valoración o subreparto.

Determinación en Cada Segmento

ü Asignación Única o Esquema de Imputación: En cada segmento, puedes determinar si los costos se asignan a una única clase de costos de valoración o a un esquema de imputación.

Esquema de Imputación

• Definición de Clases de Costos: En el esquema de imputación, debes definir cuáles clases de costos se distribuirán sobre ciertas clases de costos de valoración.

• Eficiencia: Esto hace innecesario crear más de un segmento, ya que uno solo puede ser suficiente para obtener la información de las fuentes de costos a las que se asignarán los gastos.

Asignación en el Esquema de Imputación

ü Opciones de Asignación: Puedes asignar una única clase de costo, un área de clases de costos, o grupos de clases de costos.

ü Mantenimiento del Esquema: Para mantener el esquema de imputación, debes modificar el segmento correspondiente. Esto te permite visualizar, modificar o crear estructuras de distribución.

Ejemplo y Configuración

• Gráfico 448B: El gráfico 448B muestra los pasos de configuración de un esquema de imputación.

Pasos de Configuración:

1. Visualización: Ver los segmentos y las clases de costos asignadas.

2. Modificación: Ajustar las asignaciones según sea necesario.

3. Creación: Crear nuevas estructuras de distribución si es necesario.

Resumen

ü Agrupación y Asignación: Agrupa clases de costos y asigna a clases de valoración o subreparto.

ü Esquema de Imputación: Define y distribuye clases de costos de manera eficiente.

ü Mantenimiento: Modifica y gestiona el esquema de imputación a través de los segmentos.

10. Distribución Acumulativa

Procesos Periódicos

ü Valoración, Distribución y Recontabilización Periódica: Estos procesos se ejecutan frecuentemente por período. Esto significa que los valores contabilizados en un emisor de costos para un período se distribuyen en base a las clases de cuotas ingresadas en ese mismo período.

Problema con Fluctuaciones

ü Fluctuaciones en Clases de Cuotas: Si las clases de cuotas o los valores en el emisor fluctúan mucho, el procesamiento basado en el período no puede asignar los costos de acuerdo a la estructura de la fuente de manera precisa.

Solución: Distribución Acumulativa

ü Suavizar Desviaciones: La distribución acumulativa permite suavizar las desviaciones causadas por las fluctuaciones en las clases de cuotas o valores del emisor. Esto se logra distribuyendo los costos acumulados a lo largo de varios períodos.

Configuración en SAP

ü Definición en la Cabecera del Ciclo: En el maestro del ciclo, se define en la cabecera si el ciclo llevará a cabo una distribución acumulativa.

ü Ejecución del Ciclo: Si se ejecuta un ciclo con el indicador de distribución acumulativa activado, el sistema distribuirá los valores acumulados en el emisor hasta el momento de la distribución, incluyendo el período en curso, basándose en las clases de cuotas acumuladas desde el período 1 en adelante.

Mantenimiento de Contabilizaciones Anteriores

ü Acumulación de Valores: SAP acumula los valores de distribución determinados y contabilizados en el período actual, menos los valores distribuidos en períodos anteriores. Esto asegura que las contabilizaciones en los períodos anteriores no cambien.

Activación del Proceso

ü Aplicación: La distribución acumulativa puede activarse en los procesos de distribución, valoración y recontabilización periódica.

Recomendaciones

ü Relaciones Estables: Se recomienda utilizar la distribución acumulativa solo si la relación entre emisor y receptor es estable durante el mismo ejercicio.

ü Control del Sistema: El sistema verifica que esta condición se cumpla al ejecutar el proceso.

Consideraciones

ü Período 1 del Ejercicio en Curso: Siempre se consideran los valores desde el período 1 del ejercicio en curso para el procesamiento de este método.

Resumen

ü Distribución Periódica: Se realiza mensualmente, lo que puede causar fluctuaciones.

ü Distribución Acumulativa: Se acumulan los costos a lo largo de varios períodos y se distribuyen en un solo paso, suavizando las fluctuaciones.

ü Procesos Periódicos: Distribuyen costos basados en clases de cuotas por período.

ü Problema de Fluctuaciones: Las fluctuaciones pueden causar desviaciones en la asignación de costos.

ü Distribución Acumulativa: Suaviza desviaciones distribuyendo costos acumulados a lo largo de varios períodos.

ü Configuración en SAP: Definición en la cabecera del ciclo y acumulación de valores.

ü Recomendaciones: Usar solo si las relaciones entre emisor y receptor son estables.

11. Cancelar y Recontabilizar el Segmento

Contexto y Necesidad

ü Correcciones Necesarias: Muchas organizaciones necesitan cambiar distribuciones realizadas en períodos anteriores debido a correcciones de auditoría, información recibida después del cierre del período, o errores comunes.

ü Procedimiento: El procedimiento de cancelar y recontabilizar el segmento permite tomar los segmentos de un período anterior y contabilizarlos en una nueva distribución en el período actual, usando la información corregida del período anterior.

Proceso de Cancelación

• Eliminación de Distribución: La cancelación de un segmento elimina la distribución contabilizada para el segmento seleccionado mediante la recontabilización de resultados con el signo contrario (negativo para positivo, y viceversa).

• Integridad del Período Actual: La información del período actual para el cierre no se modifica.

Recontabilización

• Mantenimiento de Información: La cancelación y recontabilización de un segmento elimina la distribución, pero mantiene la información del componente.

• Correcciones: Puedes corregir información de un período anterior para segmentos específicos, modificar valores estadísticos, intercambiar signos, seleccionar diferentes receptores y hacer otras correcciones necesarias.

• Combinación de Funciones: La función de recontabilización solo se puede usar en combinación con la cancelación, no existe una función separada de recontabilización.

Períodos Cerrados

• Reversión en Períodos Cerrados: Aunque el período que se revertirá generalmente está cerrado, esto no tiene implicancia porque los resultados se netean con la cancelación y la recontabilización.

• Uso de Ciclos y Segmentos: Las distribuciones realizadas en períodos anteriores deben haber usado los mismos ciclos y segmentos que se usan para el período en curso que no está cerrado.

• Evitar Repetir Cierre de Períodos: No se debe repetir la actividad de cierre de períodos para los períodos anteriores, ya que puede generar inconsistencias en los reportes.

Aplicación del Ajuste

ü Tipos de Alocaciones: Este ajuste se puede realizar en alocaciones como valoración, distribución y recontabilización periódica.

ü Segmentos Individuales: Los segmentos individuales son cancelados y recontabilizados, pero no el ciclo en su totalidad.

ü Relaciones de Iteración: Las relaciones de iteración entre ciclos no se incluyen en este proceso, lo que puede causar errores si no se anulan y recontabilizan los segmentos iterativos al mismo tiempo.

Resumen

ü Correcciones Necesarias: Permite corregir distribuciones de períodos anteriores.

ü Proceso de Cancelación: Elimina distribuciones con recontabilización de resultados con signo contrario.

ü Recontabilización: Mantiene la información del componente y permite correcciones.

ü Períodos Cerrados: No afecta la información del período actual y evita inconsistencias en reportes.

ü Aplicación: Se aplica a segmentos individuales en valoración, distribución y recontabilización periódica.

12. Distribución Manual de Costos

Concepto

ü Distribución Manual: Permite al usuario contabilizar clases de costos primarias y secundarias de forma manual, ajustando errores posibles en la distribución sin necesidad de anulaciones.

Diferencia con Recontabilización de Costos

ü Recontabilización de Costos: Reduce la partida original del débito en el centro de costo y crea un registro crediticio separado en el emisor.

ü Distribución Manual: No reduce la partida original, sino que realiza una nueva distribución de los costos.

Ajustes y Correcciones

ü Importación de Información: Permite ajustar errores en la distribución mediante la importación de información de sistemas externos.

ü Nueva Distribución: Realiza ajustes sin necesidad de anular distribuciones anteriores.

Aplicación

ü Categorías de Clases de Costos: Puede utilizarse para todas las categorías de clases de costos, excepto la categoría 43, que solo se usa en distribuciones basadas en clases de actividad.

ü Emisores y Receptores: Incluyen centros de costos, órdenes internas, elementos PEP (Proyectos de Estructura de Proyectos), procesos de negocio, redes, actividades, órdenes de clientes y objetos de costos.

Restricciones

ü Valores Reales: Solo puede utilizarse en valores reales, no en valores plan.

ü Esquema de Distribución: Las clases de costos utilizadas en la contabilización manual deben estar contenidas en el esquema de distribución para la distribución automática.

Proceso de Distribución Manual

1. Identificación de Errores: Detectar errores en la distribución de costos.

2. Importación de Datos: Importar la información correcta desde sistemas externos.

3. Nueva Distribución: Realizar la distribución manual ajustando los errores detectados.

Consideraciones

ü Distribución Basada en Período: Si se realiza la distribución manual basada en el período, asegúrate de que todas las clases de costos utilizadas estén en el esquema de distribución automática.

ü Recontabilización Periódica: Los costos debitados manualmente no pueden ser luego debitados utilizando recontabilización periódica. Las recontabilizaciones periódicas deben realizarse antes de las distribuciones manuales o automáticas.

Resumen

ü Distribución Manual: Ajusta errores sin anular distribuciones anteriores.

ü Aplicación: Para todas las categorías de clases de costos, excepto la categoría 43.

ü Restricciones: Solo en valores reales y debe estar en el esquema de distribución automática.

ü Proceso: Identificación de errores, importación de datos y nueva distribución.

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Sobre el autor

Publicación académica de Aracelis Prado De Abreu, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP CO Nivel Inicial.

SAP Expert



Aracelis Prado De Abreu

Profesión: Licenciada en Administración - Venezuela - Legajo: WH18F

✒️Autor de: 47 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Consultor sap fi con sólida experiencia en el entorno sap. mi objetivo es obtener la certificación como experto en fico para mejorar mis habilidades técnicas y consolidar mi experiencia en esta área.

Certificación Académica de Aracelis Prado

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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