✒️SAP CO / Los sistemas de información Por Ana Molero De Medina

UNIDAD 7: REPORTING Y MONITOREO DE CUSTOMIZING.

LECCION 3. SISTEMAS DE INFORMACION.

1. Informes.

Dentro de SAP, la herramienta de investigación es un informe online que permite evaluar de forma interactiva los datos en la Cuenta de Resultados. Podemos seleccionar el conjunto de datos necesarios mediante cualquier característica en el sistema CO-PA y obtener cualquier ratio utilizando la función de desglose dinámico. Es posible visualizar varios objetos PA para un ratio o varios ratios para cualquier objeto PA.

También se pueden realizar análisis de desviaciones como comparaciones plan/real, comparaciones de ejercicios o comparaciones de objetos PA.

En investigación, se pueden visualizar tanto informes con un layout fijo y simple, como informes ad-hoc y con estructuras y formatos más complejos, conocidos como informes de formulario.

Las funciones de desglose están divididas en tres grupos, cada una con un alcance diferente. Cada usuario puede seleccionar o estar asignado al nivel de función que mejor se adapte a sus necesidades. Los menús y funciones disponibles en informes de investigación son fáciles de manejar.

La investigación se utiliza tanto en CO-PA contable como analítica. Las diferencias entre ambos métodos se explicarán más adelante.

2. Investigación.

Los datos se pueden resumir según las características derivadas y desglosarlos interactivamente en los informes. En cada nivel del informe, es posible visualizar tanto la lista desglosada (resumen) como la información detallada (análisis del margen de cobertura).

3. Tipos de informe de Investigación.

La herramienta de investigación ha sido diseñada para proporcionar medios simples para definir informes directamente y, al mismo tiempo, ofrecer todas las funciones necesarias para crear informes formateados más complejos. Se distinguen dos tipos de informes:

· Informe ad-hoc: Ejecutan un análisis rápido para buscar un efecto específico. Estos informes tienen una estructura básica predefinida para uso general.

· Informe de formulario: Representan informes más complejos y se pueden diseñar en función de su objetivo. Estos informes se utilizan para reportes oficiales y son adecuados para la impresión.

Los informes de formularios están definidos sobre la base de formularios, que son objetos independientes que pueden utilizarse para diferentes informes. Existen dos tipos de formularios que se diferencian en los elementos definidos en su estructura.

Los informes ad-hoc no requieren el uso de un formulario. Para definir un informe ad-hoc, simplemente se deben seleccionar las características, los valores de características y los ratios que se desean analizar.

Recordemos que cada informe definido es válido solo para la Cuenta de Resultados analítica o contable, pero no para ambas.

4. Arquitectura de Investigación.

Se pueden utilizar características, ratios y formularios para definir un informe. Como resultado, al visualizar el informe, aparecerán listas y gráficos que se pueden llamar y analizar de forma interactiva.

Un formulario determina el contenido y la estructura formal de una lista de informe. Un formulario se puede imaginar como un informe semiacabado que se completa especificando las características y ratios al definir el informe individual. Se pueden indicar características tanto en el formulario como en el informe. Los ratios solo pueden estar contenidos en el formulario o en el informe.

La investigación en CO-PA proporciona funciones de fácil uso para navegar por el conjunto de datos. Por ejemplo, se puede ir de un segmento al siguiente paso o al siguiente segmento dentro de un paso. De la misma manera, se puede suprimir un paso de la jerarquía de investigación y cambiar indistintamente entre listas detalladas y listas de resumen.

También existe una serie de otras funciones disponibles para manejar informes online, como condiciones, secuencias de clasificación y listas ranking. Se pueden enviar listas de informes por fax o correo electrónico, o realizar una descarga a Microsoft Word o Excel.

Además de las distintas funciones interactivas para las listas online, en Investigación también se disponen de funciones especiales para definir el layout del informe para la impresión, como saltos de página, cabeceras y pies de página, y caracteres de subrayado.

5. Informes Ad-Hoc.

Se puede acceder a las funciones para definir informes desde el Customizing o el menú de aplicación de CO-PA. Desde la pantalla inicial para la creación de un informe, se puede tratar cualquier componente del informe en la secuencia deseada.

Si se define un informe ad-hoc, el sistema primero pide que se introduzcan un periodo “de” y “a”, un indicador plan/real, una versión y, en CO-PA analítica, una clase de operación.

El sistema mostrará una lista de todas las características en la sociedad PA, donde se pueden seleccionar las características que se desean analizar. Estas características formarán las dimensiones del “cubo de datos” multidimensional. Si se han definido grupos de características para la sociedad PA, el sistema también mostrará el campo Grupo de características.

Si se registra un grupo de características, el sistema solo mostrará las características de este grupo en lugar de todas las características de la sociedad PA.

En CO-PA analítica, se puede introducir un esquema de cálculo en la pantalla de “Crear informe del resultado”. Si se seleccionan Ratios, se obtiene una lista de todos los ratios de este esquema. Si se seleccionan Campos de valor, la lista se podrá extender para incluir todos los campos de valor de la sociedad PA. En CO-PA contable, el sistema muestra automáticamente una lista de todos los ratios básicos fijados.

Para borrar un informe, se puede usar la función “Modificar informe”. Para borrar un grupo completo de informes, es más fácil hacerlo en el Customizing con la función “Reorganizar informes”.

6. Utilización de jerarquías de características.

Se pueden definir relaciones jerárquicas entre diferentes valores de características en la Cuenta de Resultados para analizarlos más tarde en investigación. Por ejemplo, se puede definir una jerarquía de productos o clientes de la empresa y diferentes variantes de la misma jerarquía para visualizarlas en informes. Estas variantes permiten realizar simulaciones y análisis.

Una jerarquía de características se define con datos maestros (valores de características) que pertenecen a una característica. Observe que diferentes características que utilizan la misma tabla de datos maestros tienen la misma jerarquía.

No se pueden definir jerarquías para características que no utilizan una tabla de datos maestros. Esto es válido para características definidas sin tabla de verificación ni tabla de texto.

7. Informes de formulario.

Un formulario determina el contenido y la estructura formal de una lista de informes. Puede verse como una estructura semiacabada que se completa especificando características y ratios adicionales para definir el informe final. El contenido de un formulario generalmente debe considerarse fijo y solo modificarse en circunstancias excepcionales, ya que cualquier cambio afectará todos los informes que utilicen ese formulario.

Existen formularios de un eje y de dos ejes. Los formularios de un eje tienen solo una dimensión, ya sean filas o columnas. Los formularios de dos ejes contienen tanto filas como columnas, lo que los hace más adecuados como bases para informes finales. Sin embargo, los formularios de un eje pueden servir como modelos para crear formularios de dos ejes y pueden reutilizarse tantas veces como sea necesario.

El tipo de formulario que se utiliza depende del layout y del contenido que se desee visualizar en el informe.

8. Diferentes tipos de formulario.

Existen tres tipos de formularios:

ü Un eje sin ratio: En este formulario, las filas y columnas se definen utilizando características. Al pulsar Lista básica, el sistema mostrara una lista en blanco con columnas.

ü Un eje con ratio: Aquí, las filas y las columnas se definen utilizando características y ratios. Al pulsar Lista básica, el sistema mostrara una lista en blanco con filas.

ü Dos ejes con ratio: En este formulario, las filas y columnas se definen utilizando características y ratios. Al pulsar Lista básica, el sistema mostrara una lista en blanco con filas y columnas. Se puede decidir si los ratios se visualizan en las filas o en las columnas según el objetivo del informe. Las características pueden visualizarse tanto en filas como en columnas.

Para crear un formulario, introduce un nombre y el tipo requerido de formulario. Aunque puede haber varios tipos de formularios para los reportes, es posible integrarlos en un único reporte utilizando interfaces de reporte a reporte. Estas interfaces permiten cambiar de un informe de lista detallada a uno de vista desglosada y viceversa. Para que la interfaz funcione correctamente, los reportes deben tener la misma biblioteca o, en su defecto, la misma tabla.