✒️SAP CO / Introducción a la planificación Por Ana Molero De Medina

UNIDAD 3. EL CIERRE DE PERIODO Y LAS ORDENES INTERNAS

LECCION 6. INTRODUCCION A LA PLANIFICACION.

1. Objetivos de la Planificación.

La planificación es una herramienta que sirve como indicador de control para medir las operaciones empresariales, mediante comparación de los datos reales y los planeados, con ello evaluar las desviaciones y tomar las medidas correctivas necesarias para el logro de los objetivos fijados por la organización.

Los objetivos centrales de la planificación son:

· Planificar la estructura de las futuras operaciones de la empresa para periodos determinados, considerando las circunstancias empresariales cambiantes.

· Crear bancos de pruebas para supervisar las operaciones empresariales de un ejercicio.

· Supervisar la eficacia al final de los periodos de contabilización, mediante comparaciones (análisis de desviaciones plan/real y teórica/real).

El modulo de controlling cuanta con una variedad de opciones para que una organización pueda cumplir con los objetivos de la planificación.

2. Versiones.

Una versión comprende una vista única de los costos e ingresos plan a partir de un determinado conjunto de supuestos. Durante el proceso de planificación se pueden crear varias versiones y valores plan para cada versión. Cada versión es independiente de la otra.

La definición de una versión comprende:

· Opciones en la sociedad PA

· Opciones de la contabilidad de centros de beneficio

· Opciones en la sociedad CO

o Opciones para el ejercicio

El sistema SAP de forma automática mantiene creada la versión 0 al momento de crear la Sociedad CO. Por lo tanto, los valores reales creados al introducir los costos primarios e imputar costos se contabilizan íntegramente en la versión 0.

La planificación siempre está inmersa en una versión plan, que se utiliza en todas las aplicaciones, esto garantiza el uso integrado de una versión concreta que permite obtener definiciones y resultados de forma sólida y válida para todas las aplicaciones, por ejemplo, la planificación de CeCos o CeBes.

Cada sociedad CO puede contener una versión con características de configuración que aplican de forma distinta a cada sociedad CO, un ejemplo de ello podría ser, permitir la copia de versión o que los datos plan de la versión deben estar bloqueados (sin posibilidad de modificarse). Otras opciones adicionales de la versión hacen referencia a otras áreas.

3. Copiar Datos Plan y Reales.

Es posible transferir los valores de un ejercicio a otro o de un periodo a otro o generar versiones alternativas, esto es conveniente aplicar si de un ejercicio a otro la planificación no varía. Para esta tarea, el módulo de CO cuenta con la opción Copiar planificación, la cual también es posible utilizar para copiar datos reales en la contabilidad de CeCo o CeBe (objetos PA) con el fin de definirlos como datos plan a futuro.

La opción de Revaluación permite incrementar o reducir los resultados de copia en un porcentaje, se agrupan las funciones de copiar y revaluar para crear varias versiones de planificación, estas son útiles para copiar datos plan del ejercicio anterior o para ejecutar los mejores y peores escenarios.

4. Layouts de planificación y perfiles de planificador.

Los layouts de planificación se utilizan para definir la pantalla que tendrá la entrada de la planificación. SAP provee una gran cantidad de layouts estándar. Además, estos se pueden copiar y definir propios, a partir de una copia de uno estándar.

Los layouts son necesarios para ingresar los datos de planificación, es posible modificarlos las veces que sea necesario, para modificar los títulos, las columnas clave y los valores de acuerdo a las necesidades que se tenga al momento de registrar la planificación.

Las Áreas de Planificación representan cada una de las posibles combinaciones por las cuales se puede realizar una planificación en la Contabilidad interna, por ejemplo, por la combinación de clases de coste y clase de actividad. Cada una de estas áreas posee una transacción para la planificación.

En la Contabilidad de centros de coste se tienen definidas las siguientes áreas de planificación:

· Clases de coste/consumo actividad

· Clases de actividad/tarifas

· Valores estadísticos.

Para cada una de estas áreas de planificación se puede definir distintos layouts con columnas claves diferentes, que contienen las características para las que se introducen los valores de planificación, por ejemplo, centros de coste o clases de coste, y organizar las columnas de valores en las que se introducirán los datos de planificación. Las columnas clave representan dentro del layout los objetos requeridos como obligatorios para la planificación.

Los layouts de planificación se crean con la herramienta Report Painter. Estos utilizan los conceptos de características, ratios y ratios base. En las versiones de SAP superiores a 5.0, los layouts de planificación presentan la funcionalidad de integrarlos con Microsoft Excel para poder realizar subidas directas desde hojas de cálculo.

5. Organización de vistas de planificación.

El perfil de planificador controla el proceso de planificación, en este es posible asignar los respectivos layouts de planificación para cada área de planificación, por lo tanto, un área de planificación puede contener más de un layout.

Los layouts son agrupados cuando se asignan a un perfil de planificador, de manera que cuando se realiza la planificación se puede cambiar de un layout a otro perteneciente a la misma área de planificación en un perfil, por ejemplo, podemos cambiar entre el layout 1-101 al 1-102 del perfil SAPALL. El sistema SAP en su instalación inicial, dispone de perfiles y layouts estándar que cubren la mayoría de las actividades referidas a la planificación.

6. Planificaciones de CO.

1.1 Planificación de valores estadísticos.

Los valores estadísticos se pueden planificar de acuerdo a las clases de actividad para un centro de coste. Estos pueden ser fijos o totales.

SAP proporciona layouts específicos para planificar valores estadísticos como los que siguen:

· Layout 1-301 para la planificación independiente de la actividad.

· Layout 1-302 para la planificación dependiente de la actividad.

Estos valores estadísticos a veces son transferidos del sistema de información de logística SIL.

1.2 Planificación de costos primarios.

Los costos primarios independientes de la actividad se planifican de forma estructurada por clase de costo en cada centro de costo donde posteriormente se asignarán los datos reales. La mayoría de las clases de costos (costos de material, de materiales primas y otros materiales) suelen planificarse de esta forma.

Para la planificación de costos primaria independientes de la actividad se deben seguir los siguientes pasos:

1) Seleccionar el perfil de planificador: por ejemplo, SAPALL

2) Seleccionar Planificación-> Costes / Consumos de actividad -> Modificar

3) Cargar los valores de planificación para una clase de costo en un centro de costo, para una versión, en un intervalo de periodo, en un ejercicio.

1.3 Método de imputación de costos para la planificación.

Para facilitar la imputación de los valores de planificación se pueden correr distribuciones y subrepartos que imputan los costos planificados en un centro de costo con claves almacenadas por el usuario. Para ello, solo se debe definir las relaciones de emisor y receptor tal como se realiza con datos reales.

1.4 Imputaciones de costes puros.

Los métodos de contabilidad de costes basados en las imputaciones de costos puros no requieren planificación. Sin embargo, existen muchas clases de imputaciones de costes (por ejemplo, distribución o subreparto) solo en el Controlling de gastos generales. Es por ello que, el método de contabilidad de costes recomendado para los sistemas de contabilidad de costes mas sencillos, no precisan ningún tipo de integración especial con otros componentes como Gestión de pedidos de cliente o Fabricación.

Los costos plan se pueden introducir manualmente o trasladarse de sistemas anteriores o provenir de datos que entreguen otros módulos como HCM, FI-AA, SIL, etc. En caso de no indicar datos plan, se dispondrá de menos opciones para llevar a cabo el análisis posterior de desviaciones mediante comparaciones real/real con periodos anteriores.

En cuanto a la imputación de costos el sistema incluye funciones como distribuciones, subrepartos y recargos de gastos generales que facilitan la planificación.

1.5 Clases de actividad y otros métodos de planificación.

Las clases de actividad sirven para dar medida de los rendimientos de los centros de costos. La prestación de la actividad de un centro de costo a otros objetos se mide a través de las clases de actividad que sirven para calcular el nivel de ocupación y los costos teóricos. Las clases de actividad realizan imputaciones a través de las clases de costo secundarios almacenados en los registros maestros de las clases. Con la planificación de clases de actividad se gestiona el rendimiento de un centro de coste, por medio de la medición y el control de su producción.

1.6 Planificación de Clases de actividad.

Las clases de actividad están representadas por una tarifa determinada para cada centro de costo y clase de actividad, las cuales pueden ser calculadas manualmente o mediante la determinación automática de tarifas.

ü La tarifa anual se fija para una combinación de centro de coste/clase de actividad. Este método se utiliza cuando la organización no modifica el intercambio de actividades entre los centros.

ü Si realiza la determinación de tarifas automática, se incluyen los costos primarios y secundarios. Estos costos se pueden planificar como costes dependientes o independientes de la actividad para cada centro de coste.

ü En caso de planificar varias clases de actividad en un centro de coste, los costos plan independientes de la actividad se asignan a estas clases de actividad para la determinación de tarifas, mediante la introducción de cifras de equivalencia con cada clase de actividad planificada o con partición de costos plan.

ü El precio unitario por cada clase de actividad se calcula dividiendo los costos plan por la actividad entre la cantidad plan de unidades de clase de actividad. Alternativamente, se puede utilizar la capacidad de un centro de coste para producir una clase de actividad determinada al calcular la parte fija de la tarifa.

ü Debido a que el volumen de la actividad se valora con esta tarifa, la imputación de actividades es el resultado de una cantidad combinada y un flujo de valores.

1.7 Planificación de costes primarios dependientes de la actividad.

Al momento de realizar la planificación de costes primarios dependientes de la actividad se esta realizando el registro de totales plan que dependen de clases de actividad especificas proporcionadas por el centro de coste, es decir, si se especifica que la clase de actividad ya no es suministrada, los costos dejan de aplicarse.

Una vez finalizada la planificación de la clase de actividad se realiza la planificación de los costos considerando cada una de las actividades de ser necesario (divididos costos fijos y variables). Los costos variables se producen en proporción al volumen de actividad planificado y se pueden planificar adicionalmente a los costos independientes de la actividad.

Una tarifa planificada puede incluir dos tipos de costos fijos:

ü Costos independientes de la actividad planificados para el centro de coste.

ü Cuota fija de costos dependiente de la actividad planificados para la clase de actividad.

1.8 Planificación de Costes secundarios.

Dentro de la contabilidad de centros de costos además de costos primarios, existen valores correspondientes a costos secundarios que derivan de la necesidad de utilizar servicios (consumo de actividad) de otros centros de coste. En SAP es posible planificar consumos de actividades tanto dependientes o independientes de la actividad.

El consumo de actividad puede planificarse como dependiente de actividad en los casos de servicios como, horas de mantenimiento de un centro, independientemente del centro de coste receptor, en cuyo caso el consumo de actividad planificado se considera fijo.

El consumo de actividad se planifica como dependiente de la actividad si el mismo depende de la prestación de la actividad en el centro de coste receptor. El consumo puede ser fijo o variable para el volumen de prestaciones de actividades.

La planificación de costes secundarios para el centro de coste permite la comparación de datos plan y reales a intervalos regulares. En una contabilización real, el usuario es el receptor de facturaciones internas de actividad puesto que obtiene los servicios de otros centros de coste.

Por otro lado, un centro de coste que planifica recibir costes secundarios de facturaciones internas de actividad debe especificar siempre un centro de coste emisor y la cantidad de actividad recibida por concepto de la operación en cuestión.

Al momento de realizar el cálculo de los costes secundarios, el sistema SAP multiplica el precio de la clase de actividad (proporcionada por el centro de coste emisor), por el volumen de la actividad que consume el centro de coste receptor. Los costes plan secundarios (independientes de actividad) para un centro de coste receptor son siempre costes fijos.

1.9 Imputaciones de costes mediante Clases de actividad.

Los métodos de contabilidad de costes que imputan costes basados en actividad no deben planificarse necesariamente, pero la clase de actividad que se proporciona debe asignarse al centro de coste y debe almacenar una tarifa.

Se recomienda imputar costes mediante clase de actividad dado que permite además identificar volúmenes y no solo importes, por consiguiente, se pueden calcular los costos por unidad de la clase de actividad proporcionada, utilizando la determinación de tarifas. El costo por unidad se puede almacenar como tarifa en la planificación de centros de coste.