✒️SAP CO / El customizing de operaciones de cierre de órdenes y gestión de comprometidos Por Jose Herrera
SAP CO El customizing de operaciones de cierre de órdenes y gestión de comprometidos
ÓRDENES INTERNAS – COMPROMETIDOS Y OPERACIONES DE CIERRE
Dentro de la contabilidad de gestión, las órdenes internas no solo funcionan como objetos de imputación de costos, sino también como instrumentos de control presupuestario y de cierre. Para cumplir este rol, SAP incorpora dos grandes grupos de funcionalidades: la gestión de comprometidos y las operaciones de cierre, entre las que se destacan los recargos de gastos generales y la liquidación de órdenes.
Gestión de comprometidos en órdenes internas
Los comprometidos representan costos futuros derivados de materiales o servicios solicitados, pero que aún no se han convertido en costos reales. Su objetivo principal es anticipar el consumo de fondos y permitir el control de disponibilidad presupuestaria antes de que el gasto se materialice.
Cuando en el sistema se registran comprometidos junto con los costos reales, es posible comparar estos importes contra los costos planificados o presupuestados, obteniendo una visión clara de los fondos disponibles. Para que una orden interna gestione comprometidos, es necesario que tanto la sociedad CO como la clase de orden estén configuradas para esta funcionalidad. Además, la orden debe encontrarse en un estatus que permita el registro de comprometidos.
Los comprometidos pueden originarse desde distintos procesos. Es habitual que provengan de solicitudes de pedido o de órdenes de compra registradas contra una orden interna de gastos generales. En estos casos, el sistema genera automáticamente el comprometido correspondiente. También es posible registrar comprometidos de forma manual desde la contabilidad interna, representando costos pendientes que aún no han sido registrados por procesos de compras o que todavía no están activos.
En los sistemas de información de CO, los comprometidos se diferencian según su origen, lo que permite identificar si provienen de solicitudes de pedido, pedidos, registros manuales u otros procesos internos. Durante el cierre del ejercicio, existe la posibilidad de arrastrar comprometidos abiertos al primer período del ejercicio siguiente. Este procedimiento se ejecuta considerando criterios de rendimiento del sistema, ya que los documentos involucrados no se bloquean durante el proceso, lo que impide el tratamiento simultáneo de pedidos de ejercicios anteriores.
Operaciones de cierre en órdenes internas
Durante el cierre de período, las órdenes internas participan en una serie de procesos automáticos y manuales que permiten completar el ciclo de imputación de costos. Entre estos procesos se encuentran la contabilización de recargos de gastos generales y la liquidación de los saldos acumulados en la orden.
Recargos de gastos generales en órdenes internas
Los gastos generales imputados a órdenes internas se calculan mediante el método de recargos, que consiste en aplicar un porcentaje o un importe fijo sobre una base de costos determinada. Esta base está formada por costos contabilizados en clases de coste específicas, definidas previamente en el Customizing.
El recargo de gastos generales puede aplicarse sobre costos reales, costos planificados o incluso sobre comprometidos, dependiendo de la configuración. La lógica del cálculo se define a través de un esquema de cálculo de recargos, que integra tres elementos fundamentales: la base de cálculo, el recargo y el abono.
La base de cálculo determina qué clases de coste participan en el cálculo del recargo y puede limitarse adicionalmente mediante el origen de la clase de coste. El recargo define el importe a aplicar, que puede expresarse como un porcentaje sobre los costos o como un importe por unidad de cantidad. En este último caso, es indispensable que las unidades de medida estén registradas en la contabilidad interna. El abono, por su parte, define el objeto que recibirá el recargo, como un centro de coste u otra orden interna, y la clase de coste con la que se contabilizará el recargo, normalmente una clase de coste secundaria.
Los valores del recargo pueden diferenciarse según diversos criterios, como la sociedad, el centro de beneficio, el centro de coste o la clase de orden. Una vez configurado el esquema, este se asigna al registro maestro de la orden interna, permitiendo su ejecución durante el cierre del período. El sistema permite ejecutar el cálculo en modo de prueba y, posteriormente, contabilizarlo de forma real, generando los documentos correspondientes en CO.
Liquidación de órdenes internas
Las órdenes internas de gastos generales actúan como colectores temporales de costos. En algún punto del ciclo de vida de la orden, los costos acumulados deben transferirse a sus destinos finales. Este proceso se denomina liquidación.
La liquidación implica imputar total o parcialmente los costos de una orden a uno o más receptores. Estos receptores pueden ser centros de coste, elementos PEP, otras órdenes, activos fijos o cuentas de mayor. Cuando el receptor pertenece a la contabilidad interna, se habla de liquidación interna; cuando el receptor impacta en FI, como un activo fijo o una cuenta de mayor, se trata de una liquidación externa.
SAP ofrece dos procedimientos de liquidación: básica y ampliada. La liquidación básica permite liquidar el 100% de los costos a un único receptor, generalmente un centro de coste o una cuenta de mayor, utilizando parámetros definidos directamente en el registro maestro de la orden. La liquidación ampliada, en cambio, permite definir normas de liquidación más complejas, con múltiples receptores y reglas de reparto basadas en porcentajes, importes fijos o claves de equivalencia.
El control central de la liquidación lo ejerce el perfil de liquidación, que se asigna a la clase de orden. Este perfil define si la liquidación es obligatoria, qué receptores son válidos, los métodos de reparto permitidos, los parámetros de gestión de documentos y los valores propuestos que se transfieren al registro maestro de la orden. Es habitual definir perfiles de liquidación específicos según el objetivo de la orden, por ejemplo, para activos fijos, centros de coste o elementos PEP.
Dentro del proceso de liquidación, el esquema de imputación controla cómo se transfieren las clases de coste originales hacia las clases de coste de liquidación. Alternativamente, puede optarse por liquidar manteniendo las clases de coste originales, lo que facilita el análisis detallado de los costos en los receptores. En este contexto, SAP distingue entre clases de coste de liquidación internas (tipo 21) y externas (tipo 22).
Al ejecutar la liquidación, el sistema genera un documento de liquidación. En el caso de liquidaciones externas, también se crea el documento correspondiente en la contabilidad financiera, asegurando la correcta integración entre CO y FI.
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Sobre el autor
Publicación académica de Jose Herrera, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP CO Nivel Avanzado.
SAP Master
Jose Herrera
Profesión: Administrador - Argentina - Legajo: PX82K
✒️Autor de: 89 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: PartTime
