✒️SAP BI / BEx Broadcaster Por Jorge Leal Marquez

BEx Broadcasting: es una función flexible del Business Explorer que se encarga de facilitar la distribución de los resultados de los informes a distintos destinatarios tanto se se trata de usuarios habituales de SAP BI como si no.

Bex Broadcasting no esta restringido a un solo método, puede elegir la fuente de datos, el formato de los datos, la audiencia objetivo, el canal de difusión y, naturalmente, el momento de la difusión. Incluso puede emplear una combinación de todo lo anterior para una sola difusión.

Las difusiones se pueden definir como una distribución de una sola vez o se pueden configurar para distribuir los datos de resultados de forma regular en momentos predefinidos.

Los datos pueden ser tanto calculados previamente o la difusión puede consistir en un enlace a los datos online. Los usuarios pueden decidir si quieren suscribirse a difusiones (o, incluso, anular la suscripción).

El Bex Broadcasting se ejecuta en todo el BEx Suite y utiliza una interfase consistente para la creación de opciones de difusión con independencia de la herramienta con que se defina la difusión

Los datos de fuente se pueden leer en tiempo real en el momento de la difusión.

Opciones de distribución.

De donde obtiene los datos?.

• Query
• Web Template
• Query View
• Report
• Workbook

Tipos de distribución: cuando crea una nueva distribución, el sistema le pide inmediatamente la clase de distribución. Seleccione entre las siguientes opciones.

Correo electronico de distribución: distribuya los resultados de un informe a las direcciones de correo electrónico o simplemente distribuya un enlace al informe online.

Distribución en el portal: distirbuya los resultados de un informe en el portal para que sea fácilmente accesible a un grupo de personas que utilice las funciones de colaboración del Knowledge Warehouse.

Difusión a la impresora: distibuya los resultados de un informe a la impresora para que se puedan hacer copias en papel.

Correo electrónico de distribución (Bursting): El broadcaster recupera los correos electrónicos de los destinatarios de los atributos de datos maestros de una característica de reporting. Por ejemplo, la dirección de correo electrónico del jefe del centro de coste puede ser un atributo de la característica "Centro de coste".

Distribuir según las excepciones: distribuir el resultado de un informe sólo cuando las excepciones definidas en el query se hayan desencadenado.

Difusión (multicanal): utilice esta opción cuando necesite una combinación de los métodos anteriores.

Set de valores precalculados: esta opción le permitira planificar una colección de valores de filtro para una caracteristica ejecutando una consulta de control. Esta colección de valores de filtro se puede utilizar más adelante como parámetro de entrada en una consulta posterior, mejorando drasticamente el rendimiento online del query.

Cumplimentar caché OLAP: utilice esta clase de configuración de la distribución para iniciar el caché OLAP para mejorar el rendimiento del query online.

Cumplimentar caché MDX: utilice esta clase de configuración de la distribución para iniciar el caché MDX para mejorar el rendimiendo del query cuando se utilice el reporting (posiblemente de terceros ) que utiliza este método de extracción.

Formato de los datos: las opciones del formato de salida dependen de la selección que haya realizado de clase de distribución.

• HTML: cuando quiera enviar los resultados del informe como un archivo diferente en un correo electrónico.
• MHTML: el html compuesto combina todos los objetos necesarios para el informe en un sólo archivo. Utilice esta opción cuando quiera incrustar el informe BEx en el cuerpo del correo electronico (y no como archivo independiente).
• Online Links a datos actuales: El enlace online envía por correo electronico el URL del query, que luego se puede lanzar y por la que se puede navegar de la forma habitual.
• PDF: Esta opción para crear archivos PDF que contengan los resultados del informe. Este se adjuntará al correo electrónico.

Integración con SAP portal

Una características muy importante de BEx Broadcaster es su firme integración con SAP Portal. Las difusiones se pueden enviar al portal, donde los usuarios podrán aprovecharse de herramientas de Knowledge Management como:

1. Feedback.
2. Discusión.
3. Estimación.
4. Suscripción.
5. Busqueda.
6. Download.
7. Colaboración.

Con SAP NetWeaver BI se suministra un rol que da acceso fácil a Broadcasts en el SAP portal. Cualquier usuario del portal que tenga asignado este rol podrá acceder a sus difusiones de forma fácil a través del portal.

Configurando BEx Broadcast.

• Etiqueta destinatario: existen tres opciones para determinar quien recibe los correos electronicos: se pueden seleccionar uno o más usuarios SAP separados por punto y coma. O bien, "Usuario en rol" envía archivos a los usuarios SAP asociados con el rol o roles seleccionados. Para que los mensajes sean recibidos por los destinatarios los usuarios deberían tener configurados sus e-mails en la trx SU01. Para la ejecución en proceso de fondo, se puede usar la opción "Usuario con autorización" para evaluar el formato de fecha y las autorizaciones OLAP. Deje el campo "Usuario con autorización" vacío para que se use el usuario actual y sus autorizaciones al ejecutar las opciones.
• Etiqueta texto: puede escribir una línea manualmente o utilizar una variable de texto de "Anexar variable de texto". El texto pude tener un máximo de 50 caracteres.
• Etiqueta de cálculo preliminar general: Para la distribución a través del correo electrónico sólo existen dos opciones en esta etiqueta. El despliegue de temas permite selecionar un "aspecto" preferido para los resultados del informe. Si selecciona la casilla "Sólo si se modifican los datos", sólo se mandará la distribución si se han modificado los datos desde la última vez que se distribuyó con esta parametrización.
• Etiqueta de filtro de navegación: no hay ninguna opción de filtrado para los libros de trabajo. El único formato de salida que soporta el filtrado es "HTML", y debe utilizar la opción ZIP. El filtrado de una consulta que tenga ventas para seis sectores distintos.
• Planificación de una difusión: Existen cuatro opciones que determina cuando una distribución se envía.

1. De inmediato: simplemente utilice el boton ejecutar para mandar la distribución de inmediato. La ejecución inmediata funciona para parametrizaciones que se han grabado o no.
2. Ejecución con modificación de datos en el infositio: Si quiere enviar la distribución sólo si ha habido una modificación de los datos del InfoSitio que suministra los datos de distribución, marque esta opción.
3. Ejecución en un momento predefinido: se puede asignar una parametrización de broadcasting a una fecha y hora de tal modo que los resultados se envíen en momentos predefinidos. El administrador del sistema debería configurar las fechas y horas por adelantado para que aparezcan en el cuadro de dialogo.
4. Planificación directa en proceso de fondo: aquí puede especificar sus propias fechas y horas, y además determinar cuántas distribuciones se deben mandar.

Asistente de broadcasting: del mismo modo que los programadores del importe definen las parametrizaciones de distribución como tiempo de diseño, los usuarios también pueden crear sus propias parametrizaciones de difusión en el tiempo de ejecución.