✒️SAP FI La gestión de documentos
SAP FI La gestión de documentos
Gestión de documentos
Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte.
FB03 - Visualizar documento
El sistema solicita los datos claves para acceder a un documento. Los datos claves son el Número de Documento, la Sociedad y el Ejercicio. Si no contamos con los datos claves para accedes a un documento en particular, presionando el icono Lista de Documentos, se accede a un reporte que se inicia con una pantalla de selección que nos permite ingresar filtros.
Ejecutamos el reporte nos arrojara los documentos que cumplen con las condiciones. Los datos que se pueden visualizar son sólo los datos de cabecera. Cuando se visualiza el documento veremos un resumen del documento, en los cuales se verán los principales datos de cabecera y los datos de posición.
Los datos de cabecera contienen los datos que ingresó el usuario al momento de registrar el documento y también, posee otros datos que se completan de manera automática al contabilizarse el documento, como código de transacción, autor, fecha y hora de entrada.
Moneda de visualización: Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente que contiene las distintas monedas en las cuales se puede visualizar un documento.
Moneda del documento: Es la moneda en la que se registro la operación. Puede ser la moneda local o una moneda extranjera.
Moneda local: Es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad
Moneda de Grupo y moneda fuerte: son las monedad paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es un sistema multimoneda y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.
Presentación preliminar: Menú --> Doc. --> Presentación preliminar
Las columnas que muestran los datos correspondientes a las posiciones son modificables, es decir, se pueden mostrar mas o menos columnas. Esta funcionalidad está disponible utilizando los iconos de seleccionar o modificar Layout.
Si al guardar un layout se le antepone una barra / significa que este layout es valido para todos los usuarios. Para que sea específico de usuario que lo esta creando, no debe colocarse la barra y se deberá tildar la opción Especifico Usuario.
Si ingresamos a la transacción y deseamos ver una disposición distinta de la que trae el sistema por defecto, se deberá seleccionar la disposición deseada presionando Seleccionar Layout.
Modificar documentos
FB02 - Modificar documento
Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embrago, dependiendo de la configuración sólo son modificables algunos campos.
La pantalla de acceso es igual a la de la FB03.
La primera pantalla que aparece por default es la correspondiente al Resumen de Documento, presionando el icono de Datos de Cabecera (Sombrerito) accederemos a la ventana que permite modificar los datos de cabecera. Aquí, los datos que se pueden modificar son el campo de Referencia y el campo texto de cabecera.
A nivel posición nunca podrán modificarse datos como Cuentas Contables, importes e imputaciones adicionales. Los datos que habitualmente están permitidos modificar son el campo Asignación, el campo Texto de Posición, la condición de Pago y otros campos que estén parametrizados como modificables.
Modificar documento por posición
En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), sólo la cabecera del documento o sólo una posición del documento.
La transacción que nos permite modificar documentos por posición habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de selección para que sólo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas características,
FB09 - Modificar posición
Visualizar modificaciones
Todas las modificaciones que se realicen en algún documento, SAP las guarda en un log que esta siempre disponible para el usuario con la siguiente información.
- El campo que se ha modificado
- Los valores nuevos y antiguos
- El usuario que ha realizado la modificación
- Fecha y hora de la modificación
El log de modificaciones puede visualizarse individualmente por cada documento o a través de un reporte
Para visualizarlo de manera individual deberemos acceder a la transacción de visualización de un documento y se accede a Menú --> Entorno --> Modificaciones de documento.
El sistema nos mostrará una pantalla con los campos modificados, en este caso en particular, podremos ver el campo texto
Reporte de modificaciones
S_ALR_87012293 - Visualizar Modificaciones Documento
Dependiendo de los criterios para el reporte y dando clic en Ejecutar, se genera el reporte de visualizaciones de modificaciones.
TIP: En cualquier pantalla del sistema tenemos la opción de hacer un duplicado de pantalla para imprimar, haciendo clic en el botón de datos locales que se encuentra en la barra de herramientas, el último botón en la parte superior de la pantalla hay una opción denominada Duplicado de pantalla, al hacer un clic en esta opción el sistema enviará a la impresora una copia de la pantalla de SAP que estemos visualizando.
Sobre el autor
Publicación académica de Daniel Galvez Bustos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Daniel Galvez Bustos
Profesión: Consultor Sap Jr / Consultor Testing - Mexico - Legajo: EN52L
✒️Autor de: 65 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Daniel Galvez
Disponibilidad Laboral: FullTime
