✒️SAP El spool de impresión

LECCIÓN 10: GESTIÓN DEL SPOOL

1) EL CONCEPTO DE SPOOL

En cualquier entorno de gestión empresarial se produce una gran cantidad de información que en muchas ocasiones interesa pasar a papel a través de informes, listados, análisis.

SPOOL: Es un almacén receptor de solicitudes de impresión que proporciona una serie de utilidades para controlar la salida de información.

Aunque se asocia directamente spool con imprimir en papel, en SAP las posibilidades son más amplias: podemos enviar una orden de spool por fax, o imprimirla en un archivo. Nosotros nos limitaremos a ver el funcionamiento de la salida por impresora para lo cual lo primero que debemos hacer es aprender cómo se instala una.

2) INSTALACIÓN DE UNA IMPRESORA EN SAP

Con la transacción SPAD (Transacción estándar de SAP que se utiliza para la configuración de los dispositivos de salida de SAP) podemos instalar dispositivos de salida en nuestro sistema R/3. Vamos a describir la instalación de una impresora de tipo local a nivel de PC, es decir, una impresora genérica en la que cualquiera puede imprimir pero a cada persona que lo haga le saldrá la información por la impresora que tenga definida por defecto en su servidor de presentación.

Transacción SPAD: Se utiliza para la administración del spool.

Esta transacción es muy utilizada por los administradores del sistema o SAP BASIS.

En el campo dispositivo de salida introduciremos el nombre que le vamos a dar a la impresora y tras pulsar el botón Gestión total y el botón con el ícono de un folio en blanco, llegaremos a la siguiente pantalla:

Se define los siguientes datos:

Tipo de dispositivo: es lo más parecido a lo que en microinformática se denomina driver de la impresora. Para la creación de una impresora local elegiremos siempre el tipo SAPWIN.

Clase de dispositivo: seleccionamos de la lista la opción Impresora común.

Grupo de autorizaciones: podemos restringir a los usuarios a que puedan imprimir por determinadas impresoras. Esto es muy interesante cuando disponemos de impresoras de alto rendimiento dedicadas a la impresión de facturas, nóminas, etc. Como estamos definiendo una impresora local para todo el mundo dejamos este campo en blanco.

Modelo: campo descriptivo para poner la marca y modelo de la impresora.

Ubicación: campo descriptivo para indicar al usuario donde se encuentra físicamente la impresora. Es útil llenarlo cuando disponemos de salas separadas para las impresoras a las que hay que dirigirse para buscar la salida del spool.

Seleccionamos la pestaña Acoplam.SPOOL host.

Forma acopl. a SPOOL host: Aquí se le dice como está conectada la impresora al servidor SAP. Elegiremos de la lista la opción F: Imprimir en front end que le marca que debe enviar la información a la PC para que sea éste el que le de salida.

Impresora Host: ingresar el nombre DEFAULT para indicarle que la orden de spool debe salir por la impresora que está configurada por defecto en la PC.

3) ¿CÓMO IMPRIMIR EN SAP?

Cuando se realiza una impresión en SAP, se genera una orden de spool.

ORDEN DE SPOOL: Es un número único existente en SAP que identifica una impresión en el sistema.

Teniendo una impresora ya instalada podemos, desde cualquier pantalla, presionar el ícono de impresora de la barra de estándar de herramientas y tendremos que llenar las opciones que vemos en el siguiente gráfico:

· Nombre de la impresora por donde queremos que salga nuestro listado. Este es el único campo obligatorio.

· La cantidad de copias que queremos sacar.

· Si queremos todas las páginas o sólo un rango de ellas.

· El nombre y el título de la orden de spool, será útil luego buscarla en el spool.

· La salida inmediata o el almacenamiento en el spool.

· Podemos marcar el borrado de la orden tras la impresión correcta, o por el contrario, dejar que la orden permanezca en el spool para futuras reimpresiones.

· La cantidad de días que debe permanecer en el spool antes de ser borrada por los jobs de mantenimiento.

· La impresión de una portada previa con el título de la orden de spool y el destinatario y departamento al que pertenece.

NOTA: Estos últimos datos tienen sentido en una empresa en la que haya servicio de entrega de impresiones, es decir, que no tenemos que ir a la impresora sino que nos envían los papeles a nuestro puesto de trabajo.

· La cantidad de líneas y columnas que queremos imprimir y por lo tanto el formato de la página.

4) OPERACIONES SOBRE ÓRDENES DE SPOOL

Para poder administrar todas las solicitudes de spool que hacemos, SAP provee de la transacción SP01. En ella nos encontramos inicialmente una pantalla con criterios de selección como la que vemos a continuación:

Transacción SP01: Mediante la transacción estándar SP01 conocida como "El Spool" administraremos todas las solicitudes de impresión que se generen en el sistema SAP.

Aquí podemos elegir las órdenes de spool por varios criterios; los más habituales son el creador de la orden y la fecha. Tras presionar F8 nos encontramos con un listado de las órdenes seleccionadas.

Las operaciones que podemos hacer sobre una orden de spool incluyen: la creación de órdenes de salida, el cambio de los atributos, el borrado de la orden o la visualización de su contenido.

SAP permite convertir en PDF las órdenes del spool, el proceso no es automático ni directo es bastante sencillo y se trata de realizar una conversión a través de un programa estándar RSTX PDF T4 el cual levanta los archivos del spool y aplica un proceso de conversión basado en módulos de funciones de ABAP.

Pasos necesarios para realizar esta operación:

· Ingresar a la transacción SP01 (correspondiente al spool) e identificamos las órdenes del spool que desean convertirse a PDF.

· Luego, desde el editor ABAP ejecutamos con la transacción estándar SE38 y ejecutamos el programa estándar RSTX PDF T4.

· En la pantalla de selección del programa introducimos en Número de la orden spool y se marca en el fichero, nombre del archivo y la ruta.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Javier Vega