El principio de cuatro ojos es un control que impide que la misma persona inicie una transacción y la apruebe. Su nombre viene de la idea de que un cambio sensible tiene que pasar por dos pares de ojos: los de quien lo pide y los de quien lo autoriza. En SAP SuccessFactors se activa con la opción Aplicar el principio de cuatro ojos en la aprobación de pasos del flujo de trabajo (Enforce Four-Eyes Principle On Workflow Step Approval).
La opción está en Configuración de funciones de plataforma, una pantalla del Centro de Administración. En Essentials la vimos al estudiar flujos de trabajo; en este curso la ubicamos dentro del mapa de habilitación de Employee Central, porque es una de las opciones de plataforma que más afectan a los procesos de EC.
Para entender por qué hace falta, conviene pensar en un caso concreto. En un flujo de trabajo de promoción, el manager inicia el cambio y RR. HH. lo aprueba. Pero puede pasar que la persona que inicia el cambio también figure como aprobadora en algún paso, por ejemplo un gerente de RR. HH. que propone el aumento de alguien de su propio equipo. Sin el principio de cuatro ojos, esa persona podría aprobar su propio pedido. Con la opción activada, el sistema impide que quien inició la transacción la apruebe.
En la práctica, es un control interno que muchos clientes piden por políticas de auditoría, sobre todo en transacciones que afectan la compensación o la estructura. Por eso conviene preguntarlo en el diseño, y no descubrirlo cuando un auditor lo marca.
La opción tiene efectos en el diseño de los flujos de trabajo. Si está activa, hay que revisar que cada flujo tenga aprobadores alternativos para los casos en que el iniciador coincide con un aprobador; si no, el flujo puede quedar sin nadie que pueda aprobarlo. Los flujos de trabajo de EC, con sus participantes, roles dinámicos y delegación, los configuramos en la U5.
Como toda opción de plataforma, afecta a toda la instancia y no solo a Employee Central. Antes de activarla en producción, conviene probarla en la instancia de test con los flujos reales del cliente.
En la Tabla 3.3 de la L3 figura entre las opciones de plataforma que conviene conocer en un proyecto de EC, con una explicación breve: impide que quien inicia una transacción la apruebe. En el Video 3.1 se ubica la opción dentro de Configuración de funciones de plataforma, sin activarla.
Para la certificación, saber en qué pantalla está ahorra tiempo: no se busca en Gestionar configuración de Employee Central ni en la configuración de los flujos de trabajo, sino en las opciones de plataforma.
